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本周的工作流程:简化会议审查和批准

艾米丽-博金 |

利用工作流程自动化简化会议审核流程,最终确定贵组织的活动议程。

当我们终于回到现场活动时,有很多事情值得期待。会议 Mitratech 年度用户大会-这些都是了解行业最新趋势、获得优化现有平台的技巧和窍门以及与行业专家建立联系的绝佳机会。但是,参加会议的过程并不总是简单明了的--如何在预算范围内,获得适当的批准,并启动计划过程?

会议审查和遴选过程中应考虑哪些因素?

各部门的会议审批程序并不总是统一的,即使是统一的,如果没有规定,审查也会变得过于临时或主观。除了考虑会议费用和申请人迄今为止参加会议的总次数外,遴选过程还必须探讨: 

  • 意图 - 您的团队成员参加会议是为了学习如何利用您的产品、获得有关新功能的专业知识,还是为了了解最新趋势以确保您的部门始终走在前沿?要确定会议是否是一项战略性投资,必须了解贵组织参加会议的关键目标。 
  • 机会与准备- 您是否有与客户或供应商面谈的机会?您是否应邀就近期取得的成就发表思想领袖演讲? 

在对潜在与会者表示同意或反对之前,审查过程必须考虑到各种变化不定、模糊不清的信息。例如,批准出席会议的部门预算有时会因为获得采访或思想领袖参会的必要批准而变得更加复杂。当与会者计划在舞台上分享自己的故事时,额外的内容审批总是一个好主意,以确保与会者的谈话内容不会泄露竞争情报或敏感信息。毕竟,会议上发生的事情并不一定会留在会议上,即使是在拉斯维加斯。 

利用工作流程自动化简化会议审查

对于管理人员来说,要独自处理的信息似乎很多、 工作流程自动化 简化了流程,同时也减少了出错的机会。通过建立一个工作流程,将有关会议角色、成本、地点和目的的所有信息纳入其中、 审批可以自动化 而对于 "可能",则要走更多的路。

例如,那些希望在会议上发言的人可以被引导到一个工作流,该工作流会自动将他们的思想领导甲板上传给内部营销团队进行审核和图形设计。与此同时,那些希望建立联系的人则会被引导到一个工作流程,该流程会收集他们对会议和新联系人的具体目标。然后,在会议结束后,可以设置自动提醒,确保这些目标得到很好的利用。 

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工作流程自动化是确保正确的人员参加会议并确保会议顺利进行的绝佳方法。更复杂的工作流程甚至可以触发额外的提醒,以确保公司内部系统快速有效地处理相关费用,包括酒店和飞机费用的相关提醒。 

会议审查涉及许多活动部分,但通过工作流程自动化,这些部分可以纳入一个更大的框架,优先考虑公司和部门的目标。 

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