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连接痛点:澄清对事项管理的需求

艾米丽-博金 |

如何确定事项管理是否是你组织的正确战略投资 

正如我们在讨论 CLOC 2022执行小组 在本月的报告中,路线图是推动连贯性和战略性组织变革的有力工具,但它们并不是凭空出现或完全成型。更多的时候,它们始于员工对事情是否可以改善的思考。

当你认真对待一个痛点,抱着这样的态度 它可以更好你经常会发现一个改进的星座--有些是小的,有些是巨大的--它们都是相互关联的。正是在这些痛点相互作用、相互依赖的地方,你会发现有机会拼凑出一个连贯的路线图;一个将你不连贯的业务目标转变为集中的、强大的、能够推动变革的大目标的路线图。   

从战略上规划和管理所有相关的企业活动的一个好方法是通过整合一个 事务管理制度但是,你怎么知道你的团队现在采用新的解决方案是否合适?更好的问题可能是:你的团队的首要痛点是什么,你是否注意到它们是相互关联的?下面是在确定事项管理是否应该成为你的组织的下一个战略投资时需要考虑的问题。

简要回顾一下:什么是事项管理?

事项管理为围绕企业法律实践的所有活动提供端到端的控制和可视性。

随着企业法律团队每年监督数以千计的新法律事务,手动完成任务、收集数据和运行报告已经变得过于耗时和昂贵。为了保持竞争优势和推动生产力,许多团队正在转向一个自动化、集中化的平台来监督各种流程:

 

  • 集中管理和执行合同和交易
  • 管理外部律师
  • 就预算和计时员费率进行合作
  • 佣金管理 
  • 纠纷和诉讼 
  • 合规及更多!

 

但是,你怎么能知道你的组织是否需要事项管理?在你投资之前,请考虑以下问题。

你的事项是否漫游?

如果你的事项被保存在多个地方,或者经常在数据库之间 "传输",那么请敲响警钟。这是一个巨大的痛点,相对较小的法律运营团队可能不会立即发现问题,但随着你的规模扩大,成为一个巨大的合规性和效率的问题。当事项重复存在于多个地方或没有真正的 "家 "时,你的团队成员将不可避免地在搜索必要的文件或数据时遇到更大困难。 此外,在一个以上的地方定位事项,为不一致和错误提供了机会,这可能是昂贵的长期成本。 

你的法律支出是否已经失控?

如果没有一个事项管理系统,法律支出的管理是很棘手的。 当团队手动监督成千上万美元的流动时,两个痛点很容易成为焦点:错误和低效率.   

你的法律团队的时间可以更好地用于管理更复杂的问题,并让自动化和人工智能保持你的支出紧张和正常。有了平台方法,出错的机会就少了:机器人可以反复检查你的法律支出是否在预算之内,而事项管理平台的大框架确保没有重复记录或简单错误造成的人为错误。更重要的是,当预算上限在望时,智能机器学习可以自动提醒你的团队,帮助加强对你的组织支出的集中可见性。

你的队友是否在不同的网页上,或不同的时区?

随着新的工作结构的浪潮--远程、现场、混合等--越来越可能的是,你的团队成员并不总是保持在同一水平线上。大致上 3/4的白领希望在工作时间和地点方面具有灵活性雇主必须适应这些变化,同时不丧失效率或跨部门或跨时区协作的能力。如果没有一个集中的事项管理系统,适应远程工作和灵活的工作时间是一场噩梦:时间会因为时区的变化而丢失,一些文件可能永远不会到达它们需要去的地方。但是,有了一个集中的事务管理系统,它可以保持记录的完整性,并在正确的时间提供给正确的人,这个痛点就变成了一个优势:同事们可以轻松地跨时区合作,他们总是知道去哪里核实所需的事务或分析。

你的法律策略是基于预感吗?

如果没有数据支持你的发现,了解你的组织在哪些方面是成功的,哪些方面应该改进是一项困难的工作。你是否在某些外部律师那里一直超支,或者在某些司法管辖区?你是否有可以改进的模式?某些律师事务所是否一直都能做到这一点?有了事务管理,分析结果会被自动收集并转化为商业智能--如果没有这些,这些分析结果(如果它们存在的话)将活在简略的电子表格中,而这些简略的电子表格是笨重的,容易出错。 

当你开始看到你的组织的痛点之间的联系时,事务管理作为一个战略和平台出现了,它可以引导、减轻和克服你的法律运营团队所感受到的日常挫折。一个一流的法律技术路线图明白,你的旅程的 "北极星 "是单一真相来源的平台。但是,只要你牢记这颗北极星,采取小步骤来迭代改造你的团队并建立一个更强大的框架是实际而容易的。事项管理既是一个旅程也是一个目的地,你的路线图将主要取决于你的业务成熟度。