政策与程序管理的6项实用原则

好的政策不仅仅是一套规则，而是员工为保持组织设定的标准而应遵循的框架。如果政策没有经过深思熟虑、沟通或及时更新，则经常会发生事故。

有许多 有效策略 但有一些共同的 "最佳实践 "应作为建立政策管理系统框架的基础。

合规文化

要使政策成为合规框架的成功组成部分，它们必须成为 "合规文化 "的一部分，而这种文化必须自上而下地推动。制定政策并及时更新是组织合规性的关键部分，应从这个角度来看待。不断更新政策是一项耗时的工作，必须为此分配资源。

结构

如果政策的结构一致并遵循逻辑模式，阅读起来就会容易得多。应为政策定义一个模板，这对读者和政策编写者都有好处，因为主题专家可能不会每天处理文件。

简洁明了

政策应以简洁明了的语言撰写，以便明确无误地解释遵守政策的要求。然而，在提供清晰度的同时，内容必须准确并及时更新，这可能需要多个审核人员的合作，政策所有者有责任确保正确的人员参与这项工作。当政策由法规驱动时，政策应说明法规与组织内开展的具体活动的关系。

通讯

如果政策只是被 "束之高阁 "或作为一种 "后发制人 "的方法放在组织的内联网上，那么无论政策写得多好，如果没有与企业进行沟通，也不会有什么用处。必须将重点放在仅向受影响的员工传达政策上，切记过度传达往往与传达不足一样消极。员工不仅应阅读政策，还应通过回答有关政策的问题来表明他们对重要政策的理解程度。

评论

政策是 "活文件"，会随着业务重点或事件的发生而变化。对于每项政策，都应有政策所有者和主题专家共同参与的定期审核流程。

技术

企业应充分利用技术，因为确保政策合规的任务不容低估，尤其是在员工多元化和分布式的企业中。印刷版 "员工手册 "的时代已经一去不复返了，员工必须能够访问中央 "政策中心"，无论他们身处何地。

总之： 政策是组织防御的重要组成部分。 迈克尔-拉斯穆森（Michael Rasmussen 他自己说过 "要为自己辩护，组织必须能够详细说明政策的生效历史、如何传达、谁阅读了政策、谁接受了政策培训、谁证明了政策、批准了哪些例外情况，以及如何监控和管理政策违反和解决政策问题"。