7个法律业务浪费的来源(精益流程可以解决的)。

即使在普通情况下,法律运营部门也面临着为内部法律部门寻找更高效业务方法的压力。 COVID-19 大流行病造成的动荡使这种需求更加突出。

第一部分 在本系列中,我们探讨了精益六西格玛实践与法律运营相关的原因,以及应用这些实践的基本步骤。 这一次,我们将进一步细化,揭示 浪费和效率低下的七个领域 可能发生在法律部门内部。 目标是什么? 帮助您创建和完善自己的最佳、高效终端系统。

与本系列的所有文章一样,我们借鉴了精益六西格玛黑带大师布莱恩-麦戈文(Brian McGovern)和 Mitratech 工作流程解决方案总经理的工作成果。

正如他所指出的那样?当我们思考 "浪费 "时,重要的是要明白我们 不从 我们自己的 观点  而不是

精益思想从客户/顾客的角度定义浪费。

这是什么意思? 我们正在消除浪费,以改善客户收到的交付成果:

  • 从客户的角度提供价值
  • 缩短总循环时间
  • 降低成本(对他们而言)
  • 改进流程,提高效率

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会见(并战胜)蒂姆-伍德

蒂姆-伍德(TIM WOOD)是一个助记符/首字母缩略词,不过,如果这个 "蒂姆-伍德 "是一个真实的人,我们非常肯定他会很像左边这个人。 你可能认识这样一个人,他总是在不知不觉中让金钱、时间和机会从指缝中溜走。

我们想在此声明,所有蒂姆-伍兹 我们 我所知道的人都不符合这种描述。

那么......TIM WOOD 代表什么?

运输/搬运

在这种情况下,我们所说的任何 不必要的动作 在法律事务部门,这方面的例子包括将文件转给非必要的审批和处理人员、使用纸质数据传输而非电子数据传输、信息通过文字或电子邮件转手,或者仅仅是文件流程普遍不畅。

除了浪费,还有 风险和暴露 特别是在涉及到客户保密问题时,马虎的文件递交流程可能会造成不良后果。

库存

这是指 任何正在进行中的工作或多余的过程 法务运营的例子包括积压工作、待处理的请求、排队等候的事务、等待接听的来电、制作不必要的副本、购买过多的耗材、等待处理和归档的文书工作或收件箱中闲置的电子邮件。

动议

工人的无谓移动是一种浪费;在法律运营部门,这可能包括步行递送文件、花时间追寻必要的信息、点击多个屏幕以找到所需的信息、多次往返以完成相同的工作、搜索位于不同位置的文件。 某处 在数据或物理存储中,或在计算机域或驱动器之间切换。

等待

之间的任何延迟 结束 一个工艺步骤/活动的 开始 下一步/活动。 法律运营实例:当文书工作需要多个批准/签名而导致流程停止时,或当任何任务、文件或流程参与者在队列中等待处理时,或当由于无法获得必要信息或决定而导致工作停止时。

生产过剩

当服务产出或产品的生产超出了即时使用的需要时。法律业务中的例子?在任何情况下,所做的工作都超出了实际需要,例如提交过多的报告、进行过多的审查、要求过多的批准、在实际需要之前处理项目,或在流程中过早做出决定,而这些决定还不是必需的,可能需要稍后改变方向或返工。

过度加工

为服务或产品增加超出客户需求或愿意支付的价值;在法律运营中,当表单要求用户提供多余或不必要的信息,或在不必要的情况下规定多个签名/批准,需要重新输入数据或内容,或在不同团队、单位或部门之间重复任务或相同流程的变化时,就会出现这种情况。

缺陷

产品或服务的任何方面 并不 符合客户需求。 法律运营的例子包括错误、工作不符合要求、信息缺失以及需要纠正错误。 这些缺陷的结果是什么?需要返工和更正内容、重新输入数据、修正错别字、查找并包含缺失的信息,以及因这些错误而导致的无益会议和流程延误。

了解法律事务浪费是第一步

了解您的法律运营流程中可能出现浪费的地方,并做出哪怕是很小的修改,都能带来显著的改进。 正如我们在 首次发布因此,从端到端的角度来看待您的流程至关重要,您要 筛选每个步骤 看看它是否 增值 为客户服务。

在下一篇文章中,我们将探讨如何避免法律运营流程中的人为错误,并尽可能防止错误发生。

[bctt tweet=""我们所做的一切都着眼于从客户下订单到我们收取现金的时间线。我们正在通过消除不增值的浪费来缩短这条时间线"。- 大野泰一" username="MitratechLegal"]

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