什么是政策管理？为什么它需要新的解决方案？

就像保持机器高效运转的许多齿轮一样，一个有效的政策管理方案涉及许多移动部件。试图靠自己的力量来处理这些部件、 没有 一个软件解决方案，不再是一个真正的选择。

一个直观的、易于使用的政策管理解决方案应该为你实现其流程的自动化，实现最佳实践的一致使用，这样你就可以跟上管理政策和程序的复杂性，在他们处于 不断需要调整.

制定一个有效的政策管理方案

使用老式的解决方案，如纸张或甚至电子邮件，已经不能满足需要了--它们使你的组织面临很多风险。为了创建一个有效的政策管理方案，你需要创建一个集中的存储库，在那里你可以开发、创建和维护政策。

这个资源库应作为枢纽，使你的所有政策都能轻松访问，留下审计线索。有了这个为政策建立的中央枢纽，监控你的政策管理计划就变得简单而直观。

重要的是要设置 自动化工作流程 适当的人对新政策进行审查和批准，然后再向你的雇员发布。你可能还想 自动确保版本控制因此，审批者只能看到政策的最新版本，因为这使得审查过程变得轻而易举。一个有效的政策管理系统将显示审计跟踪和与政策互动的历史，以应对可能出现的任何法律行动。

那么，你应该从一个更新的政策管理系统中期待什么好处呢？

轻松发布

迅速发布你的政策，并以易于使用的方式将它们呈现在正确的人面前，减少终端用户培训的负担。一流的软件解决方案可以很容易地确定最佳的沟通方式，并触发自动工作流程，进而将政策只发送给需要理解和证明它们的人。通过只与需要它们的员工分享政策，你可以节省自己和员工的时间。

接收实时确认和证明

有了正确的工具，管理层就能实时了解谁接受了哪些政策，哪个版本的特定政策，以及他们何时确认收到和提供证明。

为什么这很重要？申明和证明有助于自上而下地执行你的合规计划 和 自下而上。他们使员工能够理解你的组织的核心价值观，并选择加入这些价值观，确保所有员工与你的业务优先事项和价值观保持一致。

评估员工的知识

如果制定政策的人对其沟通的有效性缺乏洞察力，政策将无法正常运作。最重要的是，你的组织的领导层要了解员工是否理解他们的政策和程序。

获得这种洞察力的唯一方法是通过测试员工的理解来评估他们的知识。这些评估为领导层提供了必要的洞察力，以解决任何知识差距，了解可能导致知识差距的原因，并相应地进行补救、审查和改变程序--所有这些都在同一个系统中。将常规调查自动化也是一个明智之举，以了解员工是否按照他们的意愿将这些政策付诸实践。

报告和审计

归根结底，监管机构希望看到你的合规计划是有效的证据。你的政策管理解决方案应该使你能够快速和容易地了解你的组织是否受到保护，你的员工是否理解和遵守法规，以及你是否及时发布了你的政策。

换句话说，你应该能够通过提供一份完整的报告，包括调查和测试结果的报告，来证明你的项目的有效性。

敏捷性

企业不得不进行调整，在许多情况下是违背其意愿的，以应对COVID-19的挑战和它所造成的破坏。 员工不得不在家工作，需要新的数字和设备政策；办公室探访政策不得不改变；健康和福利政策被修改......所有这一切都以惊人的速度进行。

对许多组织来说，跟上这些变化的步伐是一个非常令人头痛的问题，而起草、分发和执行政策的老式方法已经不能胜任这项工作。 一个有效的政策管理计划，在现代技术的支持下，为人力资源和合规性团队提供了管理混乱和随时调整政策所需的敏捷性。