本周工作流程：掌握文档管理

如何利用文档管理系统 (DMS) 管理企业文档的位置、访问和安全性。

20 多年前 IDC 发现 研究表明，知识工作者每天花在搜索信息上的时间超过两个小时，相当于每周花一整天的时间。时至今日，团队仍在为存储和访问文档的时间管理而苦恼。请看以下统计数据： 

• 2012 年，麦肯锡报告称，工人们花费了约 19% 的时间搜索信息。
• IDC 2018 年的一项研究发现，数据专业人员花费 "30% [的时间] 搜索、治理和准备数据"。 
• ǞǞǞ 平均组织成本 归档一份文件的费用为 ~$20，查找一份放错位置的文件的费用为 $120，复制一份丢失的文件的费用为 $220。

自第一份 IDC 调查以来，技术的进步让我们目不暇接；我们应该有办法随手获得所需的信息，而不是放在十英尺长的文件柜里。那么，为什么员工仍然要花费如此多的时间来寻找本应唾手可得的信息呢？

当今企业仍在文档管理方面苦苦挣扎的原因之一是，用于收集和存储数据的技术不断增加，导致可能存储数据的位置也同时增加。你要找的文件是在桌面上、Sharepoint 上、公司内联网或部门子内联网上、Google 驱动器上，还是在电子邮件中？当公司可以组织虚拟文件柜时，解决方案就出现了--输入 文件管理系统.

文档管理系统（DMS）管理公司文档的位置、访问和安全性，无论是合同、管理服务协议、保密协议还是服务水平协议。这些文件不仅要防止那些不应该访问它们的人访问，还要防止那些应该访问它们的人访问：通过制定安全和访问规则，这些文件在未经批准的情况下被修改的可能性就会降低，而那些要求访问这些文件的人将始终能够访问到最新、最准确的副本。 

根据 确实如此实施 DMS 的四大理由是

• 更快捷的访问
• 更好地保存记录
• 加强安全
• 减少地域限制

需要牢记的一点是，没有文件管理系统的公司所遭受的混乱和无序与纸质文件柜的混乱是不同的。这与 其中 文件的存储，这关系到 如何 它们被存储和访问。一个成功的文件管理系统不是一个位置，而是一个框架。而这个框架通常应被理解为工作流程。

文件管理系统需要同时满足严格的用户配置和版本控制要求。这两项标准都可以通过围绕文件的工作流程来实现，即只允许在特定条件下访问，并对任何和所有更改保持完整的审计跟踪。 

工作流程受制于一些条件，这些条件听起来就像 "如果发生了这件事，我们就希望发生另一件事"。对于文档管理系统来说，这意味着 "如果申请者有这个角色或在这个部门，那么我们希望他们能够立即访问 x、y 和 z 类文档"。但文件管理系统也可能有一些安全措施：某些文件可能会被 "锁定"，新版本可能会触发审批或升级。

我们的目标不应是对信息进行把关，而应是使其易于访问并实现自动化，让工作流程完成大部分过滤和审批工作。它必须按时发送正确版本的文档，而不是埋藏在某人 OneDrive 文件夹底部的 2017 品牌版本。 

在内部拥有一个单一的真相来源是成功的一半；在何时以及如何向全球发送文档方面制定一套单一的规则，可以保持内部的一致性以及在合作伙伴、供应商和客户中的声誉。