合同和文件管理

有效的合同管理：集中管理所有数据和文件

集中式合同和文档管理解决方案不仅能为您节省不必要的开支，还能带来其他一些好处，包括审计历史记录、中央存储库、自动报警、工作流程自动化、版本历史记录、安全控制和流程可扩展性。这种集中化对于管理第三方供应商合同尤为重要，因为这些合同可能存在于企业的各个部门，而对整个合同生命周期有一个单一、清晰的了解，将使企业免于令人难以置信（而且可能代价高昂！）的麻烦。

集中式合同管理解决方案的优势

采用集中式合同和文件管理解决方案的好处显而易见，投资回报率几乎立竿见影。

审计历史： 通过在中央系统内跟踪整个合同生命周期，无需再费力查明是谁对协议进行了修改。

中央存储库： 除了审计历史记录外，我们还为员工提供了一个简单、集中、可搜索的位置，用于查找所有供应商协议和证明文件。

自动警报： 再也不会错过合同条款！使用提醒功能通知合同条款信息。还可能需要定期获取相关供应商文件，如供应商的保险证书。

工作流程自动化： 有些合同可能有明确的工作流程和审批程序，涉及多个部门。具有工作流程自动化功能的合同管理系统可跟踪各部门的审批情况。

版本历史： 每次审查和编辑合同或文档都会生成一个新版本。如果没有显示版本历史的自动化工作流程，要跟踪这一进展几乎是不可能的。

安全控制： 敏感的合同和文件如果通过电子邮件传送，就无法控制。将所有内容集中在一个解决方案中，可以限制谁可以查看特定的合同和文件。

流程可扩展性： 组织会随着时间的推移不断适应和成长。改变非自动化流程会带来一系列独特的业务挑战。集中式解决方案将使您能够随着时间的推移不断改进您的流程。

解决方案

对第三方供应商的需求不断增加，同时还要应对日益严格的监管，这种复杂性使得传统的合同管理流程和工具变得不合时宜。为了经济有效地降低潜在风险和风险敞口，企业正在转向最先进的软件解决方案。