数对数字……或如何停止担忧并爱上处置代码——第二部分

本文第一部分着重阐述了"处置代码"在雇主开展实质性不利影响分析中的关键作用，以及雇主依据联邦合同合规计划办公室（OFCCP）对其提供的数据分析结果，在应对歧视指控或追索欠薪要求时的防御能力——亦即"统计正确数据"的重要性。

根据我的经验，大多数处理代码都能相当准确地显示每位求职者在何时退出流程。这很可能是因为当前许多雇主使用的系统都是基于原始的求职者追踪系统（ATS）构建的。 事实上，在LocalJobNetwork.com的"专家问答"在线论坛中，我们仍会看到关于歧视分析的提问提及"我们的ATS"——这本应是个不准确的称谓，但实际使用中却屡见不鲜。

数十年前，这些系统被推销用于辅助招聘与选拔的时间管理。最初的求职者跟踪系统（ATS）关注的是填补职位空缺所需的天数——包括申请材料在雷·招聘官的收件箱里滞留多久，以及海伦·招聘经理重新安排面试的次数。 因此，最基础的ATS通常能告知候选人脱离流程的时间节点，至少能区分面试前/后、录用通知后等阶段。这在统计关键数据时具有一定参考价值——前提是这些"时间点"还需包含相应内容信息。

歧视分析并非针对申请人的“追踪”！统计性歧视分析必须关注雇主拒绝提供机会的行为，以及该拒绝是否违法。若统计分析显示女性或亚裔等群体未获录用的比例明显偏高，法律将推定此举基于性别或种族因素。要反驳该推定，雇主需承担举证责任，证明其理由合法。若非性别因素，若非种族因素，原因何在？

正如第一部分所承诺的，本文第二部分将聚焦于若干处置代码示例，这些代码具备充分内容以说明个人被排除的原因——包括既与雇主"拒绝"录用无关，也与雇主对资质评估无关的理由。因为不计入错误数据，对实现准确统计至关重要。

某些处置代码的示例

首先，处置代码必须由每位雇主自行定制。 本清单中既包含读者可能只需稍作调整即可适配本组织的处置代码，也包含明显不适用的代码（例如仅适用于高等教育机构的代码、仅在存在工会时相关的代码等）。但这些代码应能激发创新思维。除非对组织架构、文化、选拔流程、薪酬政策等有深入了解，否则无人能设计出理想的处置代码。

1. 1. 人力资源部门对申请/简历的审核（不包含资格评估）NA表示非申请人，NIA表示非网络申请人。对于政府承包商而言，非"网络申请人"包括我列举的示例中标记为NA的求职者，因为这些求职者均未被"考虑录用到特定职位"。)NA – 未遵守提交规则 – 逾期或不完整
      NA – 未遵守规定 – 未申请具体空缺职位
      NA – 未遵守现行雇员/在职时间规定¹
      NA – 无法在美国合法工作 – 此职位不提供雇主担保
      NA – 无法在美国合法工作 – 需雇主担保 – 配额已满
      NA – 雇佣不合法 – 未达法定最低年龄
      NA – 禁止雇佣 – 非公民²
      NA – 禁止雇佣 – 无州政府执照³
      NA – 雇佣不合法 – 州法律⁴
      NA – 访谈前退出 – 明确（受访者表示不再感兴趣）
      NA – 面试前退出 – 隐含⁵ （该人员对两次联系尝试未作回应、回复不及时或未出席面试）
      NA – 面试前退出 – 薪资问题未达成共识（若申请表中要求填写期望薪资）
      NA – 面试前退出 – 未能就入职日期达成共识（未毕业学生常出现此问题）或工作时间（可能涉及轮班、加班、周末工作——这些信息需在申请表中主动询问方能获知）
      NA – 面试前退出 – 因差旅或其他工作条件未达成共识
      NA – 未考虑 – 现有申请人数已足够
      NA – 未考虑 – 在考虑外部候选人之前已选择内部候选人
      NA – 未予考虑 – 申请/简历内容无法理解

      合规指引：我强烈建议雇主在任何代码清单中纳入这三项斜体代码。这些情况极为常见，但极少见到雇主为此类处置代码做好准备——这意味着实际使用的代码往往与实际情况不符。

      若雇主在招聘广告中明确说明"特定职位"的"规则"及/或更多岗位细节，其中部分/多数条款便显得多余/重复。那些可能不愿或选择不询问薪资历史的雇主，若能在招聘广告中披露起薪范围区间，或许能避免部分期望落差问题——此举有望筛除那些薪资预期与雇主预算及薪酬政策不符的求职者。

      我强烈建议雇主不要对未表达求职意向的人选进行"考虑"。您可以按照常规流程邀请求职者申请职位，即进行"招聘"。但切勿将某人"调至其他职位申请"——除非同时调动所有候选人，这种情况下需对两个职位申请的所有人作出处理决定。调动个别或部分人等同于对全体人选作出录用决定。 千万别这么做。绝对不要。

      一致性至关重要，务必让所有人明白这并非"指导意见"而是硬性要求。若组织制定了规则，每位选拔官员都必须普遍适用。我已仔细查证，联邦法律中既没有针对高等教育的豁免条款，也没有针对某位副总统的特殊规定！

1. 1. 人力资源部门对申请/简历的审核——行政类 拒绝——不符合重新聘用条件（出勤问题）
      拒绝——不符合重新聘用条件（因故解雇）
      拒绝——不符合再聘条件（绩效）
      拒绝——不符合再聘条件（多次再聘）
      拒绝——在职员工——考勤问题
      拒绝——在职员工——绩效问题
      拒绝——滥用选拔流程⁶

1. 1. 申请初审/基本资格及其他最低资格要求 (NIA指非网络申请人)
      NIA – 无基本资格 – 教育/类型
      NIA – 无基本资格 – 教育程度/数量或学位
      NIA – 无基础资格 – 教育/认证
      NIA – 无基础资格 – 教育/执照
      NIA – 无基础资格要求 – 经验/相关
      NIA – 无基本资格要求 – 经验/金额
      NIA – 无基本资格要求 – 电脑技能不符广告描述
      NIA – 无基本资格 – ____________ 技能与广告描述不符
      NIA – 无基本资格要求 – 无需证明具备广告所述的___________能力
      NIA – 无基础资格 – 无第二语言流利度
      NIA – 无基础资质 – 未展现出创收能力
      NIA – 无基本资格 – 不可担保
      NIA – 无基本资格 – xxxxx
      合规指南：仅当所使用的基本资格要求（BQ）在审查任何人资格之前已确立，且针对特定职位进行过公示时，方可使用“无基本资格要求”代码。 需注意：若"基本资格"本身对少数族裔或女性产生不利影响——尤其当该资格普遍被认为存在过度排斥现象时，即使未对"网络应聘者"中的少数族裔或女性造成"不利影响"，承包商仍可能面临联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的质疑。 此外，美国平等就业机会委员会（EEOC）及其他执法机构必然会提出质疑，且不受OFCCP对"应聘者/网络应聘者"定义的解释约束。 对于那些表面上与工作无关的教育要求，向任何机构辩护都尤为困难。这不仅包括未明确要求"高中毕业或GED证书"（尤其针对非技术岗位），也涵盖未指定与特定岗位明显相关的专业或学科的"学士学位"要求。 请谨记：凡产生不利影响时，企业必须做好合理解释的准备。例如，很难证明任何专业的大学学位与成为《公平劳动标准法》豁免员工（无论何种岗位）存在关联性。同样地，尽管高等教育的"产出"是学位证书，但大学若要求管理岗位必须具备硕士学位，也可能难以向执法机构提供合理依据。

      拒绝 – 依据与AAA的集体谈判协议（例如，可能指非资深或不符合资深资格）
      拒绝 – 依据与BBB的集体谈判协议
      拒绝 – 既无过往工作经历也无法确定过往工作经历
      拒绝 – 未提供足够信息验证过往就业情况
      拒绝 – 工作经历不佳 – 存在无法解释的失业期
      拒绝 – 工作经历不佳 – 因故解雇
      拒绝 – 离职未满90天即离职（同类岗位/工作环境）
      拒绝 – 工作经历不佳 – 频繁跳槽
      拒绝 – 工作经历不佳 – 离职原因不明

      合规指南：我很少见到“就业经历”被单独编码，但根据我的经验，这却是导致候选人落选的常见原因。该评估几乎总是带有强烈主观性——尽管雇主对此的担忧完全合理，但何为可接受或不可接受的标准却鲜少明确界定，且可能因招聘人员而异。尤其在事隔多年后，甚至招聘人员已离职的情况下，要厘清具体情况就变得格外困难。 我建议贵招聘团队正视这一现实。显然，他们正利用此类信息预测候选人是否具备"稳定"的长期任职特质。请确认团队成员对过往行为的解读是否存在一致性，着力制定能体现其具体判断依据的倾向性编码，并确保使用过程中的统一性与连贯性。

      被拒 – 经验与岗位无关
      被拒 – 经验非近期经历
      被拒 – 经验重复且技能知识能力无进步
      被拒 – 未证明具备搬运___磅物品的能力
      被拒 – 未证明具备_____________（具体说明）的能力
      被拒——资历不足——经验时长
      被拒——资历不足——经验类型/雇主类型
      被拒——资历不足——技能
      被拒——资历不足——教育背景
      被拒——资历不足——未持有现行执照
      被拒——标准化测试未通过（具体说明）
      被拒 – 未通过工作样本测试（请说明）
      被拒 – 测试排名缺乏竞争力
      被拒 – 工作相关犯罪记录

1. 1. 访谈⁷拒绝 – 电话面试 – 未能确认申请/简历中的资质
      拒绝 – 电话面试 – 人际交往或沟通能力不足
      拒绝 – 电话面试 – 表现不专业
      拒绝 – 电话面试 – 与岗位/工作单位匹配度不高
      拒绝 – 电话面试 – 对所求职位缺乏足够兴趣/投入度
      拒绝 – 面试未能证实申请资质
      拒绝 – 面试 – 人际交往或沟通能力不足
      拒绝 – 面试 – 着装/仪态不专业
      拒绝 – 面试 – 与岗位/工作单位匹配度不佳^
      拒绝 – 面试 – 对所求职位缺乏足够兴趣/投入度注： 以下代码专用于高等教育/教师选拔，但带星号的代码也适用于其他类型组织及多数职位。^这些处置代码可能真实反映多数合格者未获录用的原因。尽管如此，我仍建议谨慎使用"契合度"或"匹配度不足"等措辞——但若此确为拒绝依据，我仍主张使用该代码！ 但选拔官员 必须同步记录非歧视性"契合度"或"匹配度"问题的具体依据。过去这类表述常暗指"不符合我们团队形象"，但如今可能真实反映：尽管特定候选人资质卓越，却因无法为工作团队注入新元素而被判定"不契合"。 当知识/技能/能力（KSAs）存在重复时，雇主完全有理由优先选择资质稍逊但能为团队带来独特技能、经验或视角的候选人。还可能涉及"性格"因素，例如协调"团队合作者"与"独立贡献者"的搭配。 避免此类情况是利是弊尚待评判，但只要不掩盖非法偏见，这便是管理者的特权。或许在此恰当说明：本文无意为任何特定拒聘理由背书。这些代码反映了我观察到各类雇佣环境中"未被选中"的原因。 我仅强调：处理代码应如实呈现雇主的决策依据——这才是任何处理代码的"实质内容"。理论上不应存在明显歧视性代码，它们将帮助雇主发现是否存在——以及哪些代码导致特定群体被过度排除。此类发现理应促使雇主展开进一步调查。拒绝录用——异地面试——未能证实申请资质
      拒绝——无确立的学术声誉
      拒绝——发表成果不足
      拒绝——远程面试——人际交往或沟通能力
      拒绝——远程面试——着装/仪态不专业
      拒绝——远程面试——与岗位/工作单位匹配度不佳
      拒绝——远程面试——对所求职位缺乏足够兴趣/投入
      拒绝 – 招聘委员会面试 – 未证实申请材料所列资质
      拒绝 – 招聘委员会面试 – 人际交往或沟通能力不足
      拒绝 – 招聘委员会面试 – 着装/仪态不专业
      拒绝 – 招聘委员会面试 – 与岗位/工作单位匹配度不佳
      拒绝 – 招聘委员会面试 – 对所申请职位缺乏足够兴趣/投入*
      被拒 – 搜索委员会专业领域与部门其他成员重叠*
      被拒 – 校园教学演示未达预期
      被拒 – 系主任面试 – 不符合机构或部门要求^
      被拒 – 系主任面试 – 另有更匹配的候选人^

1. 1. 面试后NA – 面试后退出 – 未能就入职日期或工作时间达成共识
      NA – 面试后退出 – 未能就其他条款/条件达成共识
      NA – 面试后撤回申请 – 未提供补充要求的文件/成绩单/推荐信
      拒绝 – 无法核实工作经历/推荐信
      拒绝 – 工作推荐信不满意
      拒绝 – 背景调查未通过
      拒绝 – 发现申请/简历/面试造假证据后
      拒绝 – 药物检测未通过

1. 已选中已选中 – 拒绝要约
   选定 – 体检未通过/经协商后，无合理便利措施
   选定 – 未成功生成满意的I9文件
   已选中 – 未到岗
   已选定 – 已录用并安排岗位
   已选定——将由各部门协调安排调动事宜
   合规指南：这些处置代码旨在标记因特定职位的特定资格要求而被选中后又遭拒绝的人员。当候选人通过全部选拔流程且雇主发出录用通知时，该候选人即被雇主选中而非遭拒。无论此"选中"最终导致候选人拒绝录用、正式入职、晋升或降职，均不影响不利影响的分析；此类结果仅涉及薪酬处理。 根据《雇员选拔程序统一准则》，体检（医疗检查）不属于"测试"范畴。当然，承包商必须记录其对合理便利措施的考量过程，若无法提供便利则申请人将不予录用/晋升，且承包商可能需要为该决定辩护。但机构在第18项中要求提供的申请人及选拔数据，仅涉及行政命令合规性。 因此，鉴于在发出录用通知前无法实施体检，承包商在评估"资格条件"（即"测试"环节）时，事实上已"选定"该残疾人士。 此类申请者及录用者应纳入种族/族裔与性别的不利影响分析范畴。需再次强调：雇员实际入职产生的薪资影响，与雇主是否基于"资质评估"拒绝录用该人员无关。

关于其他记录保存/编码问题的说明

非竞争性选拔，例如基于"在岗时间"的晋升或薪资/职级提升，理应另文探讨——但必须补充说明：此类晋升绝不应与竞争性晋升的候选人池进行合并分析。

然而，我从未见过电子系统处理其他类型的非竞争性选拔——这类选拔可能并不常见，且与我们上述"处理"过的任何选拔都截然不同。

为配偶或伴侣"安排职位"在高等教育领域屡见不鲜，但随着劳动力市场萎缩，其他雇主也可能发现：若要录用其中一方，就必须同时录用另一方。 有时雇主会为员工"创造岗位"——例如当员工原岗位被裁撤，或因重大个人或健康原因需调往其他机构时。若此类员工参与职位竞争，则按常规流程处理；但若无需竞争，我建议雇主为此类情况制定特殊处理代码。 其他可能需要增设代码的情形——请谨记我们的目标是如实反映情况——包括员工依法享有返岗权利的情形：例如从服兵役或家庭医疗休假（FMLA）归来，或作为诉讼/申诉和解协议的组成部分。

当并购活动如此频繁时，雇主也需要一种方式来识别交易中那些仅为被收购公司员工（或其中部分员工）提供就业机会的合同义务。

显然，上述任何职位安排都不应纳入统计分析。为确保严谨性，您可在审查时或根据调解协议向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）"报告"这些情况，但绝不可在包含其他"申请人"的分析中将其"计入"选拔结果——事实上这些职位根本不存在其他申请人。 此外，切勿将其作为"单一申请人录用"进行报告——请千万不要这样做！

你可以考虑使用如下处置代码：

非竞争性安置——合同制
非竞争性安置——休假归岗
非竞争性安置——被替换员工

即便对天生的分类专家而言，这看起来也是数量惊人的处置代码。而这些代码本身也绝非完美无缺、普适适用，更未必穷尽所有情况。但它们旨在激发您的思考：您的组织该如何设计处置代码，以反映其独特的筛选/淘汰方法与逻辑。愿所有蓝色珠子都能找到属于它们的盒子！

结论

请将招聘流程想象成一个巨大的漏斗，进入流程的人数远多于最终"成功"通过的人数。 在本文第一部分，我探讨了雇主通过调控进入"漏斗"（即进入"考虑范围"）的人数所获得的战略优势，以及为雇主/承包商设置足够多"筛选框"以归纳个人最终未被选中的多重原因所带来的诸多益处。

最后一个观察：我注意到许多承包商在招聘流程末端设置的处置代码比初期更为详尽。例如，几乎所有公司都设有针对药物筛查不合格或背景调查未通过的代码。那些进入招聘经理面试环节的候选人所对应的代码数量，往往与未能进入该阶段的候选人代码数量相当甚至更多。 这些在筛选漏斗末端设置详尽代码的雇主，往往对漏斗入口——即流程起点——的细节把控却相当粗放。但多数"机会拒绝"恰恰发生在起点阶段，雇主在此环节最易遭受质疑，因为涉及的数字更可能暴露"不利影响"。 你可能本末倒置了！在处理最多求职者和申请者的环节，才应投入最大精力并制定最具体的内容规范！

最后建议：出于同样的原因——即"大数字"与小数字的考量——我敦促您在筛选流程初期就采用最具效力、最能证明与岗位相关性的选拔标准。 若候选人可能因多重因素（如学历、经验、工作经历、执照或"适配度"）被淘汰，采用最易辩护的处理代码才是明智之举——这类代码通常（虽非绝对）更侧重"客观"而非"主观"标准。 鉴于人终究是人，我甚至建议：在筛选各阶段，将最"客观"的拒录理由置于优先级更高的处置代码列表中，而非"工作经历"（此处特指"履历"而非"经验"）或"适配度"这类主观性代码。

培训招聘人员/申请审核员建立防患于未然的思维。对每位求职者进行资格评估，并非平等就业机会主管为刁难他们而设定的任务。这是其工作的重要组成部分，可能为雇主节省数百万美元，也可能造成数百万美元的损失。

本出版物旨在提供所涉主题的一般性信息。文章第一、二部分的内容均不构成法律建议，亦不应被解释为法律建议，或替代针对贵组织具体情况的专业建议。 读者应就所讨论事项与自身事务的关联性，或为解决具体问题，咨询合格律师或其他专业服务机构。若对本文存有疑问，可发送邮件至[email protected]与我联系。版权所有 © 2018 Ellen Shong Bergman, LLC

^{1. 此规定不适用于因员工工作表现不佳而遭拒的情况。此类绩效评估构成"考量"，因此该员工即为"求职者"。 另一方面，若雇主规定员工在任职期间同时申请职位不得超过三次，或要求员工必须在当前岗位工作满六个月方可申请，则在此情形下求职者未遵守公司规定，故不属于"申请人"范畴。}

^{2. 此规定仅适用于雇主设有需要政府安全许可职位的情况。若雇主存在此类职位，则可能需要同时使用该处置代码及"不得在美国合法工作"处置代码。}

^{3. 仅当雇主不得或不被允许雇佣未持有有效执业许可证的个人时，方可使用"无执照/非法雇佣/非应聘者"或"无资格/网络应聘者"代码。 但若雇主允许临时聘用（例如在通过律师资格考试或州护理委员会考试前），则未持有有效执照与经验或教育背景同属任职资格范畴。 未持有有效执照者属于应聘者/网络应聘者范畴，但除非主动退出，否则可能因其他原因不符合资格，或相较于持证者"资质不足"。}

^{4. 例如，南卡罗来纳州曾颁布禁令，禁止任何州政府机构向拖欠学生贷款偿还的个人提供就业机会。宾夕法尼亚州曾要求（且可能仍要求）教师必须持有英语流利证明。若雇佣某人将构成违法行为，则该人不能被视为"应聘者"，因为对其资质的评估（本应进行的评估）并未发生。}

^{5. 根据联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的规定，雇主在判定求职者已默示放弃求职意向前，必须进行"多次尝试"联系。所谓"多次"即两次。您必须尝试两次联系（电话或邮件）后，方可将该求职者归类为已退出/非应聘者。}

^{6. 此举旨在识别真正存在问题/病态的求职者，例如：因公司未设禁止条款而同时申请数十个职位者；因不符合"合法雇佣条件"而屡遭拒聘者；以及（经记录证实）对贵司员工出言辱骂者。}

^{7. 与审查申请材料/简历类似，人力资源部门及一名或多名选拔官员均可分别进行评估面试。特别是当人力资源部门不会推荐任何未通过其面试的候选人时，可能需要为初始面试及后续多轮/连续面试分别设立独立的处置代码——其中部分代码我已在此处提供。 需注意，评定者在记录评定依据时，仅需从这长长的处置代码列表中，选择少数几个适用于该候选人在当前选拔阶段的代码。}

编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。