州和地方平权行动要求

谈及就业领域的平权行动时，人们通常会联想到由美国劳工部联邦合同合规计划办公室（OFCCP）执行的联邦平权行动法规。然而，许多州及地方政府机构同样对特定组织制定了平权行动要求。有时，这些要求所带来的负担甚至不亚于联邦政府的规定。

当需要立即获取信息以满足某种投标要求时，州和地方的平权行动要求往往会引发特别棘手的问题。过去几年里，我们接到过多起紧急求助电话，客户要求协助处理销售代表提出的紧急请求——这些请求要求立即提交某种平权行动信息。有时这根本无法实现，因为无人确切知晓相关政府部门究竟要求提供什么材料。

在最近的网络研讨会上，我们介绍了州和地方平权行动要求的相关背景及其管理方法。本文将延续该主题，同时提供若干具体行动方案。

了解州和地方平权行动要求为何重要？

《联邦合同合规计划办公室简报》的读者深知遵守联邦平权行动要求的重要性。他们清楚，未能遵守这些要求可能导致联邦合同及分包合同被暂停。更重要的是，读者明白违规行为可能被认定为就业歧视，进而引发巨额补薪赔偿。 当联邦合同合规计划办公室达成重大歧视和解时，通常会发布新闻稿向公众披露调查结果的具体细节。

州和地方政府部门通常不具备像联邦合同合规性监察办公室那样，对组织遵守平权行动法律法规的情况进行深入审查的能力。 然而，州及地方政府机构完全愿意拒绝与未能遵守其平权行动要求的组织签订合同，或暂停与之的合同关系。虽然联邦合同管理办公室鲜少主张暂停联邦合同，但州及地方政府机构在执行平权行动要求时，因承包商未能及时妥善交付材料而寻求暂停合同的情况却相当普遍。

州和地方政府层面的平权行动

并非所有州和地方政府的单位都对就业中的平权行动有要求。然而，相当数量的州、县、市及其他政府单位设有特定要求。例如，威斯康星州的企业可能面临来自威斯康星州及周边州（包括明尼苏达州和伊利诺伊州）的平权行动要求，同时还需遵守密尔沃基县、麦迪逊市及其他威斯康星州政府单位的规定。 加利福尼亚州的企业可能面临该州各类政府机构提出的平权行动要求。可能要求提供平权行动信息的政府机构名单几乎无穷无尽。

州政府与地方政府单位之间为数不多的一致之处在于，其平权行动要求仅适用于与相关政府单位签订合同的组织。这些要求既不适用于特定政府管辖范围内所有组织，也不适用于可能受到相关政府单位某种影响的所有实体。 通常，州政府的平权行动要求仅适用于与州政府签订合同的组织，正如市县政府的平权行动要求仅适用于与该市县签订合同的组织。 与联邦平权法案不同，多数州及地方平权法案不涉及分包商。因此，未向政府单位直接提供产品或服务的组织通常无需遵守该州或地方政府制定的平权法案要求。

查找关于州和地方平权行动要求的资讯

尽管联邦合同合规计划办公室（OFCCP）已在该机构网站上公布其法律、法规及行政规则，但要找到特定州或地方政府单位的平权行动要求却困难得多。理论上，最便捷的获取途径应是查阅组织从州或地方政府单位获得的合同。然而，某些合同中与平权行动相关的条款可能难以查找或理解。

各州政府通常会在州政府网站上公布其平权法案法规，但这些信息的位置并无统一模式。州法规通常容易查找；行政规则可能与负责执行州法规的州政府机构相关联，或位于州政府网站的其他部分。 除正式法规外，各州可能还为承包商提供表格或指南，其中包含关于州承包商责任的补充说明。此类表格或指南通常可在负责管理州平权法案的机构官网上找到，也可通过联系监管平权法案要求的州政府部门获取。

各城市、县及其他地方政府单位在公布其平权行动要求信息方面并无统一标准。有时可在政府单位官网上找到相关信息，但往往难以确定应在网站的哪个栏目进行检索。有时需联系政府单位的特定人员或机构才能获取信息，然而确定联系对象同样可能面临困难。

有两个网站向公众提供部分城市和县的条例。Municode（https://www.municode.com/）和美国法律出版公司（http://www.amlegal.com/）收录了来自不同管辖区的条例，可供查阅和检索。这两个网站虽非涵盖所有城市及州条例的全面来源，但在积极平权行动信息难以获取时，它们提供了另一种选择。

州和地方平权行动要求与联邦平权行动要求之间的关系

关于组织必须满足哪套平权行动要求，人们往往存在一定困惑。一个简单规则是：组织必须遵守与其签订合同的任何政府部门的要求。该规则的推论是：如果组织未与某政府部门签订合同，则通常无需遵守该部门的平权行动要求。

该规则在与联邦政府以及州和地方政府单位打交道时至关重要。 与州或地方政府签订合同并不意味着该组织须遵守联邦平权法案要求——除非该组织同时与联邦政府存在合同或分包合同关系。联邦合约合规计划办公室（OFCCP）仅有权对持有联邦合同或分包合同的组织进行合规审查。若某组织未持有任何联邦合同或分包合同，则无论其持有多少州或地方政府合同，OFCCP均无管辖权。

联邦平权要求与州及地方政府平权行动要求之间存在若干重要实质性差异。如前所述，州及地方要求通常不适用于分包商。 此外，州和地方要求可能涵盖与联邦平权法案不同的受保护群体。虽然大多数州和地方政府单位对少数族裔和女性设有平权要求，但仅部分单位对残疾人制定了相关规定。与联邦政府不同，极少数州和地方政府单位对退伍军人设定了要求。州和地方政府单位还可能涵盖联邦政府之外的其他或不同群体。 例如，若当地人口中西班牙裔或亚裔比例较高，某些政府单位可能不将其纳入平权法案的受保护群体。反之，某些州或地方政府单位可能将联邦平权法案未涵盖的特定种族或族裔群体纳入保护范围。

联邦平权法案与其他政府层级法规的另一重要差异在于执行机制。联邦政府设有专门机构审查平权计划，并定期发现就业歧视问题；而州及地方政府通常缺乏对承包商提交信息进行深度分析的能力。这些地方政府往往仅对平权信息进行粗略审查，随后便依赖暂停合同的权力来确保自身要求得到遵守。

向州和地方政府部门提交信息

各州及地方政府部门要求提交的平权行动相关信息类型存在巨大差异。某些政府部门仅需政策声明和EEO-1表格即可满足其要求，而其他政府部门则可能要求提供详尽的统计数据以及各类政策与实践的具体信息。

关于州和地方层面的平权行动要求，唯一不变的是这些政府单位通常不愿接收为联邦目的制定的平权行动计划副本。 州和地方政府可能要求更少的信息、更多信息，或要求不同类型的信息。虽然他们偶尔会接受联邦平权行动计划或合规审查通知作为替代材料，但州和地方承包商不应认为提交联邦平权行动计划就足够了。

州及地方政府部门可能在不同时间要求承包商提交信息。与通常仅在合规审查启动时才要求提交平权行动信息的联邦合约合规计划办公室（OFCCP）不同，州及地方政府部门可能要求提供平权行动信息：
 

• 当投标书提交时
• 当合同授予时
• 每年
• 根据州或地方法律法规规定的其他各种时间

要求每年提交信息的州及地方政府部门，可能仅需更新政策文件，也可能要求提供关于雇员、应聘者、录用人员及其他人事相关事项的详尽统计数据。

明尼苏达州一直对其承包商进行合规审查，要求承包商提供关于政策、外联工作、培训、歧视投诉及其他人事管理措施的详尽信息……

大多数州和地方政府机构并不开展合规审查，以确保承包商切实执行相关平权法案。然而，某些政府机构确实实施某种形式的合规审查。例如，明尼苏达州长期对其承包商进行合规审查，要求承包商提供详尽信息，涵盖政策制定、外联工作、培训实施、歧视投诉处理以及其他可能涉及该州平权行动计划的人事管理实践。

州和地方政府部门也日益深入地参与审查其承包商（以及相关辖区内其他公司）的薪酬实践。 如今，在合同授予时或履约期间，各州及地方承包商常被要求提供各类薪酬信息。同时，越来越多的州和地方法规限制雇主在招聘过程中询问候选人过往薪酬、期望薪资等事项。 ¹

行动步骤

毫无疑问，为联邦政府的平权行动合规审查做好准备至关重要。然而，为州及地方政府机构提出的平权行动信息请求做好准备也日益重要。以下是这方面可采取的若干关键行动步骤。
 

• 确保销售代表、人力资源代表和管理层之间就州及地方政府合同进行有效沟通——组织在应对州及地方政府平权行动要求时最关键的举措，是确保所有可能需要提供此类信息的各方保持沟通。 销售代表需理解及时向人力资源代表通报待签及现行合同的重要性；人力资源代表需确保管理层认识到平权行动要求的意义；管理层则需促进所有相关方之间的沟通协作。
• 向州和地方政府单位提供其要求的信息——州和地方政府单位可能在其特定管辖范围内有特殊要求。 组织应准备向州及地方政府单位提供其确切所需的信息。同时，组织还应准备将所提供信息限定在相关政府单位有明确权限要求获取的数据及其他信息范围内。例如，若地方政府条例要求提供辖区内居住或工作的员工数据，组织仅应提供该类员工的信息，而不应涉及居住在其他地理区域的员工。
• 了解州或地方政府机构有权要求提供的平权行动信息——州及地方政府机构受其相关法规、条例及行政法典约束，不得要求提供超出这些文件规定范围的信息。 机构应努力了解其向州及地方政府单位的法定信息提供义务。当政府单位要求的信息超出既定法定要求时，机构应考虑就所涉信息提出质疑。

随着州和地方政府部门要求的信息范围不断扩大，现在正是各组织思考如何有效应对这些请求的好时机。

1. 塞弗斯肖律师事务所发布了一份文件，概述了州和地方政府在赔偿咨询方面的一些要求。该文件可通过以下链接获取：http://www.seyfarth.com/dir_docs/publications/PayEquity_50State.pdf。

请注意：本文内容均不构成法律建议，亦不能替代针对贵组织具体情况的专业建议。所有原创材料版权归HR Analytical Services Inc. 2018所有。

编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。