在 OFCCP 审查期间使用申请人报告帮助贵公司第二部分（共两部分） |
在本系列第一部分中，我们指出，对于接受联邦合同合规计划办公室（OFCCP）审查的企业而言，外界环境已然不同。美国劳工部联邦合同合规计划办公室持续密切审查联邦承包商及分包商的招聘行为，以判定是否存在基于种族或性别的歧视。然而，该办公室同样高度关注退伍军人和残障人士相关议题。 关于退伍军人和残障人士的审查重点，主要集中于企业为发掘和雇佣这些受保护群体成员所做的拓展工作，以及能证明这些拓展努力的文件记录。
联邦合约合规计划办公室（OFCCP）持续关注招聘中的差异问题，并新近强调了外展工作的衡量标准，这意味着为OFCCP编制的应聘者报告是审查成功的关键要素之一。一份有效的应聘者报告应能证明以下内容：
- 所有类别的申请人在申请空缺职位时都得到了适当的考虑。
- 为吸引少数族裔、女性、退伍军人和残疾人进入申请人库，对空缺职位进行了充分的宣传。
在本系列第一部分中，我们探讨了企业如何利用应聘者报告来判断各类应聘者是否均获得公平考量。现在我们将聚焦于应聘者报告如何用于证明招聘推广工作的开展。
确定是否进行了充分的外联工作
在求职者追踪系统中，最被忽视的字段之一是用于收集推荐来源信息的字段。通常要求候选人自行填写该字段（即使该字段存在）。由于推荐来源对候选人而言意义不大，他们在选择推荐来源时往往会选择第一个或最简单的选项。 招聘人员及其他审核申请记录的人员通常不会确保候选人选择有意义的推荐来源。因此，多数申请报告显示候选人主要通过"互联网"、"报纸广告"、"公司官网"或"其他渠道"等途径获知职位空缺。
联邦合同合规计划办公室（OFCCP）明确要求企业开展外联工作，以发掘少数族裔、女性、残障人士及退伍军人等群体的人才。该机构同时要求企业记录外联工作过程，并能证明针对每个职位空缺均实施了具体的外联措施。此外，OFCCP期待外联工作能产生实际成效。正如该机构负责人帕特里夏·萧（Patricia Shiu）在2011年7月所言："平权行动的成效不能再仅以善意努力来衡量。"
证明外联工作成效最直接的方式，是展示新聘员工中包含少数族裔、女性、残障人士及退伍军人。然而企业有时确实无法录用这些群体成员。此时，一份能证明存在特定候选人的申请报告将具有参考价值——这些候选人正是通过针对特定群体的招聘渠道获悉职位空缺的。
使用应聘者报告证明招聘渠道有效性的第一步，是确保为候选人提供可选的推荐来源列表。若候选人仅能选择"网络招聘"、"广告"、"员工推荐"、"学校"及"其他"等推荐来源，该报告将无法有效证明招聘渠道的有效性。 候选人应能选择具体推荐来源，这些来源应代表企业为提供候选人而联系过的组织。因此，若企业曾就空缺职位联系过"全国有色人种协进会"、"头盔到安全帽"、"当地残疾人就业办公室"及"行业女性"等机构，推荐来源列表就应包含这些具体组织。
实用技巧一：允许候选人从更长、更具体的推荐来源列表中选择，这些来源曾用于寻找候选人。
使用应聘者报告证明招聘效果的下一步，是避免使用泛泛的推荐来源名称。应删除诸如"网络招聘"这类推荐来源，转而列出具体来源，例如"Monster.com"或"MilwaukeeJobs.com"。 诸如"报纸广告"的来源应替换为"芝加哥论坛报"或"萨克拉门托蜜蜂报"。某些来源如"公司官网"仍具参考价值，前提是职位确实在官网发布，且候选人确实通过官网常规渠道发现职位。
实用技巧二：避免使用过于笼统的候选人推荐来源，这类来源无法提供有价值的信息。
与此相反的是，企业创建的推荐来源列表可能过于冗长繁琐，导致求职者难以使用。当被要求提供推荐来源信息时，求职者极少会逐条浏览50个选项来寻找最匹配的推荐渠道。通常情况下，求职者会在有限的推荐来源中进行筛选后才做出选择。 若推荐来源列表的首项是"Monster.com"，多数候选人会直接选择该项而忽略其他选项。因此推荐来源在列表中的排序至关重要。为验证目标招聘渠道的有效性，企业可将针对少数族裔、女性、残障人士及退伍军人的专项招聘渠道置于潜在招聘来源列表的首位。
实用技巧三：将专业招聘渠道放置在招聘渠道列表中能让候选人有效看到并使用的位置。
在为候选人建立一套可行的推荐来源后，企业必须能够生成应聘者报告，展示各来源渠道所提供的候选人信息。能够生成显示特定来源渠道推荐候选人总数的报告将大有裨益。尤其重要的是，能够查看每个职位需求对应的推荐来源渠道。 通过这种方式，企业能够评估特定职位的招聘策略成效，从而精准定位招聘资源的投入方向。
实用技巧四：企业应能按职位申请生成应聘者报告，该报告需显示每位候选人的推荐来源。
最后，企业应审查应聘者和录用报告，以确定哪些推荐渠道成功输送了最终录用的候选人。可主动联系已录用的少数族裔、女性、残障人士及退伍军人，了解他们如何获知职位空缺，并核查其提供的推荐渠道信息是否与应聘者报告中的记录一致。 若某些推荐渠道在招募少数族裔、女性、残障人士及退伍军人方面成效显著，企业可考虑增加这些渠道的使用频率，并确保其在候选人可选推荐来源列表中优先显示。
实用技巧五：公司应与新员工合作，确定哪些推荐渠道将这些新员工引荐至公司。
这一切对您的申请者报告意味着什么？这意味着申请者报告应通过提供以下信息，帮助您分析公司的外联工作成效：
- 它应显示每个空缺职位的具体招聘渠道来源。
- 它应能帮助您确定通过任何特定招聘渠道找到的候选人数。
- 它应能帮助您确定哪些具体渠道成功推荐了被贵组织录用的候选人。
如需了解有关 OFCCP 平权行动法规和创建有效申请人报告方法的更多信息，请通过以下方式与我联系 [email protected].
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
