对于律师事务所而言，成功的业务连续性计划（BCP）不仅关乎数据备份。 它要求建立覆盖全公司的流程体系，确保全体员工能应对各类突发灾难。它能规避因BCP过时或不完善而产生的法律风险。但最重要的是，完善的BCP使律所即使遭遇运营中断，仍能高效运转，从而履行对员工和客户的法律与道德义务。
正因如此，业务连续性规划成为全公司必须承担的重要责任。它涉及制定一系列策略，旨在确保在影响整个企业的服务或运营中断期间，关键业务流程能够恢复，同时保障支撑这些功能的核心信息系统得以重建。业务连续性计划明确规定了关键流程、部门、信息系统及业务单元如何协同运作，以协调一致的方式应对任何中断事件。
最成功的业务连续性计划（BCP）采用分而治之的策略。企业员工需明确认识到：在业务中断期间维持运营的责任并非仅由信息技术（IT）部门独自承担。 高层管理人员必须强化这样的理念：业务连续性是全组织的责任。由于业务中断会影响到每个人，因此每个人都必须为企业的恢复贡献力量。正因如此，必须制定一个紧密统一的规划流程，其中需明确每个业务部门在恢复关键流程中的计划与职责。
业务连续性规划的目标
公众舆论法庭往往比联邦和民事法庭更为严苛，不利的判决可能对律所声誉造成不可挽回的损害。尽管业务连续性规划对所有企业在遭遇中断时都至关重要，但其对律所而言旨在实现以下目标：
- 继续以专业和勤勉的态度为客户提供服务，并满足其即时需求。
- 为避免错过关键截止日期。
- 为保障客户机密及通信安全。
- 尽管收入减少，仍要支持公司。
- 确保商业行为符合道德规范。
不幸的是，干扰形式多种多样。龙卷风或飓风可能导致语音和数据通信中断，而修复受损的基础设施可能需要地面和无线服务提供商花费数天甚至数周时间。 埃博拉、流感和SARS等疾病的爆发不仅影响员工出勤率，更波及客户群体——他们需要企业保证即便在引发恐慌的突发事件中仍能正常运营。此外，人为因素引发的危机同样不容忽视，包括恐怖袭击、网络犯罪攻击、技术故障、人为失误等诸多风险。
影响分析的重要性
任何业务连续性计划中至关重要的一步是业务影响分析（BIA），该过程用于区分关键业务功能与非关键业务功能。
关键职能是指其对利益相关方产生的影响或对律师事务所造成的损害程度被视为不可接受或灾难性的职能。此外，任何由法律规定或要求的职能均自动视为关键职能。这些职能必须在业务影响分析（BIA）中予以识别。
此外，影响分析有助于确定每项关键功能的恢复要求。这些要求包括灾后关键业务恢复的时间框架，以及每个关键流程恢复所需的业务和技术要求。
业务连续性计划的关键组成部分
律师事务所的规模和专业领域各不相同，因此其业务连续性计划（BCP）的构成要素具有一定灵活性。但所有计划都应涵盖以下内容：
- 数据备份与恢复（纸质与电子版）：这包括明确标识主要账簿记录及备份文件（纸质与电子版）的存放位置。律师事务所还应准备好详细说明在重大业务中断期间的数据备份与恢复流程。
- 关键业务系统的识别：不同律所对关键业务系统的定义各不相同。例如：客户档案访问权限、客户机密保护及加密措施等。
- 恢复时间：律师事务所应制定业务连续性计划，旨在最大限度缩短关键与非关键职能的业务恢复时间目标。
- 客户与公司之间、公司与员工之间的备用通信渠道：这些措施旨在确保所有相关方之间保持不间断的联络。
- 员工备用办公地点：在发生业务中断时，应为员工（包括关键人员）指定备用办公地点，以确保业务运营能够恢复。
- 关键业务关联方、律师事务所及交易对手影响：涵盖重大业务中断对律师事务所与其他律所、交易对手及其他利益相关方关系的影响，以及应对措施。
- 监管报告：这应明确说明律师事务所在业务中断时确保符合监管报告要求的能力。
- 事件管理：应制定计划以应对任何突发事件，包括准备、防护和响应措施。Preparis是一款集事件管理、紧急通知和业务连续性规划于一体的云平台。
Preparis如何提供帮助
如前所述，成功实施业务连续性计划的关键在于全公司范围的参与。但问题在于：谁能抽出时间？谁愿意承担责任？而这位负责人又该如何应对来自高管层和其他员工的抵触情绪？
即使您的律师事务所已制定业务连续性计划， 该方案是否涵盖应急通讯、事件管理软件以及数据和 物理恢复 等全方位解决方案 ？
Preparis提供唯一集成的业务连续性与灾难恢复解决方案，助力企业实现规划、培训、测试、预警及恢复的全流程管理。
编者按： 本文章最初发表在 Preparis 业务连续性软件网站上。2024 年 10 月，Mitratech 收购了业务连续性规划和应急响应解决方案的领先供应商Preparis。对内容进行了更新，以反映 Mitratech 扩大的产品范围、行业进步和监管动态。
