起草法律保留通知：如何避免混淆

什么是法律保留通知？

法律保留通知，又称诉讼保留通知或文件保存通知，是组织面临诉讼、政府调查或审计时，由内部法律顾问签发的标准文件。当合理预期会发生诉讼时，组织必须实施诉讼保留。该通知会发送给员工，概述他们保存所有相关信息、文件、数据和记录的责任。它提供了重要的解释，旨在保护所有相关证据不被销毁或篡改，确保在诉讼过程中可用于取证。

诉讼搁置可以由组织内部发出，也可以通过律师的诉讼搁置信发出。不遵守诉讼搁置令可能导致重大处罚，包括巨额罚款、偿还对方的诉讼费用，或对未履行披露义务的一方做出不利推论。

法律保留通知的关键要素

一份全面的法律保留通知至关重要，因为它可以确保所有相关信息得到保存，从而保护组织免受潜在法律陷阱的侵害，同时还能表明组织对遵守法律和勤勉尽责的承诺。

通过明确界定范围、保管人和保存说明，通知可最大限度地减少混淆，加强问责制，并降低数据丢失或销毁的风险，因为数据丢失或销毁可能导致严重的法律后果和经济处罚。

要起草一份有效的法律保留通知，必须包含以下关键要素：

1. 明确案件：首先要明确指出需要搁置的案件或调查。包括案件名称、编号和简要说明。
2. 保存范围：概述需要保存的信息类型。这可能包括文件、电子邮件、电子记录、物理文件和任何其他相关数据。明确说明对于避免任何歧义非常重要。
3. 保管人标识：确定谁负责保存信息。这通常包括可能拥有相关数据的员工、部门、外部或第三方合作伙伴。
4. 保存说明：向所有保管人提供如何保存所需信息的详细说明。您必须强调禁止删除或更改文件，并概述确保电子数据安全的步骤。
5. 遵守期限：明确规定接收方必须遵守扣留通知的最后期限。这有助于确保及时采取行动，并防止无意中丢失数据。
6. 联系信息：包括负责管理法律保留的个人或部门的联系信息，以便保管人提出问题或寻求澄清。
7. 不遵守的后果：强调不遵守法律保留通知可能带来的法律和组织后果。这强调了遵守的重要性，有助于保管人认真对待这一过程。

起草通知的最佳做法

既然您已经熟悉了法律保留通知中应包含的内容，那么在实际起草通知时，就必须以最佳实践为支撑。

在起草法律保留通知时，请考虑以下几点：

• 清晰准确：使用简洁明了的语言，避免任何混淆。含糊不清会导致不合规和潜在的法律后果。
• 一致性：确保在所有通信中提供一致的信息。相互矛盾的指示会造成混乱，妨碍合规。
• 定制说明：必要时为不同部门或个人定制通知。不同的保管人可能会根据其处理的数据类型要求特定的说明。
• 法律审查：请法律顾问对通知进行审查，以确保其符合所有法律要求并充分涵盖所有相关信息。
• 技术整合：虽然人工流程已经足够，但整合技术可以简化流程。法律保留软件可以自动发出通知、跟踪合规情况，并更有效地管理数据保存。

传达法律保留通知

有效传达法律保留通知与起草通知同样重要，首先要通过多种渠道（如电子邮件和硬拷贝）发送初始通知，以确保通知送达所有预期收件人。为帮助员工了解自己的责任，可提供培训课程或信息资料。有必要定期跟进保管人的情况，提醒他们履行义务并核实合规情况，因为定期提醒有助于保持意识。最后，保存有关法律保留通知的所有通信的完整记录对于在保留受到质疑时证明合规至关重要。

起草和传达法律保留通知是关键流程的第一步。通过包含所有必要元素并遵循最佳实践，企业可以确保履行法律义务，避免违规陷阱。虽然本指南提供了坚实的基础，但利用技术可以进一步简化流程。例如，法律保留软件可以自动发出通知、跟踪合规情况并更有效地管理数据保存，为处理法律保留提供额外的保障和便利。

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