谈及工作效率，员工日常耗时最长的活动之一便是查收和回复邮件。虽然这是完成工作不可避免的必要之恶，但其中也暗藏着诸多无谓的时间杀手。关键在于尽可能取消订阅，并对剩余邮件设置合理过滤器，以保持收件箱的平衡状态。以下方法可助你驯服收件箱猛兽，将重要邮件数量控制在最低限度：
关于过滤器的几点考虑
在决定筛选哪些邮件之前，您需要查看您的邮件程序和访问方式，以确定以下事项：
- 你能轻松看出已筛选邮件的文件夹是否有新邮件吗？
- 您能否在办公室外的移动设备或网络应用程序上访问已筛选邮件的文件夹？
- 能否对一封邮件应用多个过滤器/标签？
- 能否为邮件添加过滤器/标签，同时仍将其转发至收件箱以便后续快速归档？
例如，如果你经常出差，且在手机上无法访问收件箱的子文件夹，那么你可能不需要像能访问子文件夹的人那样频繁筛选邮件。关于每封被筛选的邮件，还有另一组重要问题需要回答：
- 这封邮件需要立即回复吗？
- 如果我超过一天、一周等时间未阅读这些经过筛选的邮件，是否会错过时效性内容？
例如，如果你是办公用品采购员，而老板对预算管控严格，那么当某家供应商举办一日促销活动时，你可千万不要错过。
回答完上述问题后，您就可以决定是否对邮件进行筛选了。以下是您可以考虑筛选的各类邮件：
通讯与邮件列表
收件箱中最大的杂乱来源之一，恐怕就是各类新闻通讯和邮件列表了。这些邮件会因购买或注册商业产品及软件、加入专业会员网站、下载电子书或应用程序等免费资源，以及通过博客等渠道追踪行业最新动态而不断累积。
当收件箱里堆积过多邮件时，会引发两个问题。首先，当重要邮件被大量其他邮件包围时，就更难发现它们的存在。 在干草堆里找一根针，总比在铺满干草的地板上找容易得多。其次，当你正处于高效的工作状态时，邮件标题可能吸引你的注意力，导致你停下来阅读邮件并点击相关链接，结果工作进度因此倒退半小时。
那么如何避免新闻通讯影响工作效率呢？首先，请审视自己实际阅读它们并从中获取有价值信息的频率。若你发现自己最近浏览新闻通讯时，要么直接删除，要么更糟的是置之不理任其堆积在收件箱里，那么现在就是取消订阅的最佳时机。只需在新闻通讯的顶部或底部寻找取消订阅链接或偏好设置链接即可。
若您确实从这些渠道获取了优质信息，但又需要避免它们干扰日常工作，那么次优方案是将它们筛选至收件箱中的特定文件夹，例如新闻通讯、订阅邮件、邮件列表等分类文件夹。 若您的邮件程序支持创建大量子文件夹，请将特定产品、主题等类别的新闻通讯单独归类到子文件夹，而非统统放入通用新闻通讯文件夹。这样既能通过查看子文件夹列表快速掌握新邮件动态，又可避免主收件箱杂乱无章。
非重要工作邮件
工作中是否会定期发送每周进度更新、新闻或其他转发邮件？这类邮件虽值得关注，但未必紧急或需要回复。若邮件主题包含"每周更新"或"本周销售数据"等固定短语，请直接用这些短语创建收件箱中的新过滤器，专门用于处理办公动态。
项目管理软件的自动更新
另一类邮件有时会被归入重要类别，但多数时候并非如此——那就是办公室项目管理软件的自动更新通知。 若您已通过其他渠道（例如每日查看的项目管理软件主仪表盘）获知新项目或正在参与项目的变更，则无需让该软件的每封邮件都出现在您的收件箱中。若属此情况，请务必通过常见主题行短语或发件人邮箱地址（如特定的[email protected]）设置过滤规则。
客户邮件
筛选客户邮件可能是个棘手的决定。若需尽快回复客户，则应让邮件直接进入收件箱。 但若客户邮件并非优先处理事项——例如那些偶尔喜欢"闲聊"或发送进度报告的客户——将其自动筛选至对应客户文件夹，就能避免被系统提醒打扰。只需定期查看这些文件夹，确保重要邮件不会错过即可。
保持过滤器简洁的另一条建议：若需筛选来自特定客户的所有邮件，请确认您的邮件程序是否支持直接输入@company.com（而非[email protected]）作为过滤条件。这样仅需设置一个过滤器，就能将来自特定客户域的所有邮件统一归档至同一文件夹。当然，若某些发件人的邮件您希望优先阅读，则仍建议继续使用具体邮箱地址进行过滤。
个人电子邮件
最后但同样重要的是那些本就不该出现在公司邮箱里的私人邮件。喜欢转发笑话的朋友，或是总爱询问晚餐吃什么的家人，都可以自动归档到私人文件夹，让收件箱更清爽。
无法过滤的电子邮件
既然你已经知道如何处理可筛选的邮件，那么那些无法筛选的邮件该怎么办？答案很简单——回复它们。大多数邮件只需简单回答"是"或"否"即可，但那些需要更多信息才能给出明确答复的邮件除外。 请养成每日处理邮件的习惯，尽可能回复所有邮件，随后务必将其归档至相应文件夹。如此一来，次日待处理的邮件量自然会减少。
结果
当你取消订阅无用邮件并尽可能多地设置过滤规则后，你会发现收件箱不再几小时就满溢，也不再每天清晨就消磨你的干劲。务必将过滤规则应用于当前收件箱中的邮件，清理今日积压内容，这样你才能以崭新的状态开启新的一天。
您如何管理工作中的收件箱？请在评论区分享您的筛选技巧！
关于作者
克里斯蒂·海因斯是一位 自由撰稿人 博主兼社交媒体爱好者。她的博客Kikolani专注于博客营销，涵盖社交网络策略与博客写作技巧。
