开放注册在人力资源从业者心中，很少有词汇能比这四个字更令人心生恐惧。在这45天里，所有人都在提交无穷无尽的文件，提出无穷无尽的问题，并被无穷无尽地提醒：完成所有工作的时间所剩无几。
开放注册季堪称一场令人抓狂的追踪舞：既要找到度假员工、离职人员，还要追查那些（基本上就是剩下的所有同事）没注意到无数告示、邮件和信件提醒"年度注册季来临！"的人。主管提议人力资源部穿印有"咨询开放注册事宜"的T恤，你却扬言要绝食抗议。 你正忙着收集豁免申请、整理文件、收集签名，还要确保每项操作都准确无误。人力资源部正处于开放狩猎季。
[推文：“开放注册期简直就是人力资源部门的狩猎季”]
在我的人力资源职业生涯初期，我就开始在圣诞节和新年之间的那个星期休假。我告诉大家这是为新年充电，但其实是在从开放注册期中恢复元气。
尽责者会立即提交文件。少数拖延者仍会陆续补交，但真正的狂潮将在最后一天爆发——这堪称人力资源部的专属"黑色星期五"。既然其他事务都已暂缓，此刻或许正是处理其他琐事的良机。面对现实吧：既然你已清空了整月的日程，何不趁机规划来年？ 以下是处理年终收尾事项的人力资源清单：
1. 只要你还在……
当员工提交文件时，接待区将进入封闭状态，直到你核对完清单上所有必要项目、签名和页码。文件必须完美无缺才能放行。趁他们等待期间，可同步更新其他文件。需要你最新的执照/证书/其他材料——随身携带了吗？
2. 算算账
利用人力资源软件收集数据：员工留存率/流失率、培训成本及其他可生成的报告。这些数据不仅能助您规划未来，更能让您有机会在问题萌芽时就将其扼杀在萌芽状态。
3. 政策与程序
把那本政策手册从架子上取下来，彻底除尘并逐条审阅。内容是否仍具时效性？措辞是否符合联邦、州及地方最新法规要求？是否仍保留着传真机使用规范——那台早已废弃的设备？标记所有需更新的流程或政策条款，待新年伊始再进行修订或废止，并及时发布新规。
4. 弹性支出账户
您可能已通知员工使用其FSA账户余额，但随着计划年度临近尾声，许多员工正争相避免资金失效。2013年，美国国税局修订了"用完即止"规则：雇主现可修改其第125条自助餐计划文件，允许仅对健康福利设置延用选项。 在计划（或第三方管理机构）允许的前提下，员工可选择将最多500美元结转至下个计划年度，或获得两个半月的宽限期/延期（二者择一，不可兼得）。现在正是确定哪些员工选择结转、哪些员工使用宽限期的时机。
[推文：“现在正是时候确定谁在结转其FSA资金，谁在利用宽限期”]
5. 分而治之
贵公司是否将员工人事档案与医疗档案分开管理？若未分开，建议立即实施。部门全体成员当然深知保密的重要性，您对他们也完全信任。但当您需要新添一个文件柜来处理过去数月（甚至数年？）积压的未归档文件时，最终总要找临时工处理，或是把工作甩给新人。 我们都经历过——这如同职场洗礼。那么，将这些未经验证的员工置于如此境地，岂非在挑战命运？
既然你都要处理这些归档工作了，那就重新开始吧。 为每位员工建立医疗/休假/《美国残疾人法案》档案，并将这些材料与人事档案分开存放。除福利或ADA管理员外，任何人不得接触这些档案，以确保无人能"无意中"获取其无权知悉的信息。为何如此费心？当因真实或被认定的医疗问题引发歧视指控时，设置受限访问的独立档案可作为积极抗辩依据。
6. 假期大战
贵公司员工是否争先恐后抢占黄金假期？您是否整年都在调解管理层与员工的争执？请尽早行动：向各部门主管发送规划日历，要求他们通知员工——新年伊始即可开始预订假期，遵循先到先得原则。要求员工以书面形式提交所有计划休假申请，在矛盾激化前化解潜在问题。
7. 调整你的时间表
谁需要什么？何时需要？现在正是着手规划新年的绝佳时机。早在我的时代之前，人们就称之为"提醒文件夹"（这是我从人力资源前辈那里听来的），用来规划未来数月乃至数年的工作。如今我们拥有日历来提醒待办事项——但前提是愿意花时间录入信息。请打开你选择的电子日历，创建一些新模板：
- 绩效评估日程表若您在员工入职周年日进行绩效评估，请创建一个日程表，其中需标注每位员工的评估截止日期，并提前30天发送提醒，以便向其主管发送相关表格和提醒通知。
- 试用期日程表在我任职过的每家公司中，最常见的重大失误之一就是未能有效利用试用期。制定包含录用日期、试用期结束时间以及中期绩效评估提醒的日程表至关重要，这能确保公司获得最优秀的新员工。
- 培训/执照/认证日程表我的TLC日程表是必备工具。它清晰标注：哪些员工需要更新培训（如平等就业机会、骚扰防治——尤其当州政府强制要求时、职业安全与健康管理局认证等），以及具体时间节点；哪些执照需续期，哪些认证即将到期。虽然录入数据耗时，但整理完成后，TLC日程表能确保全面合规，其价值无可替代。
- 合约日历当需要与供应商、合同工及第三方管理机构重新谈判时，及时启动该日历。为自己预留30天的提前通知期，确保在会面前有充足时间审阅所有文件。
8. 审核人力资源及人事档案
十二月另一项重要工作是深入审查员工档案。档案内容是否完全符合人力资源规范且具有相关性？若存在问题，建议建立独立档案。当非人力资源部门人员需查阅档案时，出生日期、国籍、宗教信仰、犯罪记录乃至社会保障号码等敏感信息应与常规档案分开存放。 某些企业允许管理者在绩效评估前查阅员工档案——此举实为不智。若需查阅历史评估记录尚可接受，但完整档案仅限于"需要知情"原则下查阅。此时正是核查档案 内容是否合规的最佳时机。
贵单位是否有文件保存指南？某些集体协议要求在特定期限后删除负面记录：书面警告、训诫、停职处分乃至负面评估均应依据保存政策予以销毁。其余所有材料均须遵循州级及联邦档案保存指南进行销毁。
那些长期离职的员工是否仍与在职人员混编在案？是时候将他们移出系统了。
[推文：“十二月的人力资源项目，不妨深入员工档案进行审核]
9. 清理您的桌面
不，我说的不是那些散落各处的碎屑——虽然你或许也该清理它们。现在该彻底清理电脑桌面了。找出那些你曾以为重要却从未派上用场的数据：未完成或未使用的项目、信件和文件。 我的经验法则是每年十二月清空回收站，再把那些不敢彻底删除的新文件放进去。万一经理突然改变主意，要求我重启那份完成92%的报告，回收站里还能找到大部分内容，却不会让桌面杂乱不堪——既不会遮挡孩子的照片，也不会让电脑变得慢吞吞的。
10. 《家庭和医疗休假法》通知
您是否按日历年度执行家庭医疗休假？请审查并酌情续期现有休假，同时重置计时器以开始统计已使用的天数/小时数。
在处理开放季事务的同时，请务必抽时间完成这份清单上的至少一项任务。这样您不仅能顺利度过又一轮开放注册期，还能为来年做好充分准备。最后，祝您新年快乐！
编者按：本文最初发表于Trakstar.com。2023年4月，Mitratech收购了绩效管理、人才招聘和劳动力分析解决方案的领先供应商Trakstar。此后，我们对内容进行了更新，以反映Mitratech在支持整个员工生命周期（从招聘、入职到学习和发展）以及在不断增长的人力资源产品组合中整合人力资源合规最佳实践方面的更广泛承诺。
