Wie alles im Leben hängt auch der Erfolg bei der Personalbeschaffung von der Planung und Vorbereitung ab. Personalvermittler und Fachleute für Talentakquise müssen die richtigen Tools und Ressourcen einsetzen, um geeignete Kandidaten zu finden und zu bewerten, die dem Unternehmen dabei helfen können, seine Ziele zu erreichen.
Dieser Artikel beschreibt 25 Tools, Dokumente und Ressourcen, über die jedes Recruiting-Team verfügen sollte:
- Roadmap für die Personalbeschaffung
Wenn Ihr Unternehmen ehrgeizige Wachstumspläne hat, müssen Sie wissen, welche Positionen Sie wann besetzen müssen. Die Erstellung einer Roadmap für die Personalbeschaffung hilft Ihrem Recruiting-Team bei der Planung und Priorisierung. Lesen Sie unseren Leitfaden „Wie man eine langfristige Roadmap für die Personalbeschaffung erstellt und umsetzt”.
en zum Rekrutierungsbudget Neben einem langfristigen Einstellungsplan müssen Sie auch wissen, wie viel Geld Ihnen insgesamt zur Verfügung steht, um diesen Plan umzusetzen. Ein vierteljährliches oder jährliches Rekrutierungsbudget hilft Ihnen dabei, einen realistischen Rekrutierungsplan zu erstellen. Unser „Leitfaden zum Rekrutierungsbudget” kann Ihnen dabei helfen, die Einstellungskosten zu berechnen und zu planen. Mit unserer kostenlosen Vorlage können Sie auch ein Budget erstellen.- Bericht zur Einstellungs-Pipeline
Es ist immer hilfreich zu wissen, welche Quellen die meisten Kandidaten liefern und wie weit diese in Ihrem Einstellungsprozess vorankommen. Ein Einblick in Ihre Einstellungs-Pipeline gibt Ihnen die Möglichkeit, den Einstellungsprozess Ihres Unternehmens zu optimieren. Laden Sie unseren „Hiring Pipeline Audit” herunter und finden Sie heraus, wie Sie Ihren End-to-End-Prozess verbessern können. - Checkliste zur Einhaltung von Vorschriften „
“ Einer der wichtigsten Aspekte bei der Einstellung von Mitarbeitern ist die Kenntnis und Einhaltung von Antidiskriminierungsgesetzen. Wenn Sie dies nicht tun, riskiert Ihr Unternehmen eine Klage oder eine Strafe. Unsere „Checkliste für Einstellungsgesetze und Compliance” gibt US-Unternehmen einen Überblick über die für sie geltenden Gesetze. - Karriere-Website
Jedes Unternehmen sollte einen Bereich auf seiner Website haben, der offenen Stellen auflistet und einen Überblick darüber gibt, wie es ist, dort zu arbeiten. Lesen Sie den Artikel „Elements of a Great Careers Website” (Elemente einer großartigen Karriere-Website) und erfahren Sie, was bekannte Marken auf ihren Karriere-Websites präsentieren. - Vorlage für Stellenbeschreibungen
Stellenbeschreibungen sollten natürlich auf die jeweilige Position zugeschnitten sein, aber es schadet nicht, eine teilweise ausgefüllte Vorlage zu haben, die Sie ausfüllen können. Diese kann einen Überblick über Ihr Unternehmen und die Vorteile für Mitarbeiter enthalten und einen freien Platz für die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen für die Position bieten.
des Stellenprofils Bevor Sie jemanden für eine Stelle einstellen, sollten Sie sich mit dem Personalverantwortlichen zusammensetzen und ein Profil für den idealen Kandidaten erstellen. So erfahren Sie, welche spezifischen Fähigkeiten und welchen Hintergrund der Personalverantwortliche sucht, und können diese Details in die Stellenbeschreibung einfließen lassen.- Fragen zur Bewerbungsauswahl
Moderne Online-Bewerbungen ermöglichen es Ihnen, offene Fragen einzubauen, um im Vorfeld etwas mehr über jeden Bewerber zu erfahren. Sie können die Details, die Sie bei Ihrem Treffen mit dem Personalverantwortlichen gesammelt haben, nutzen, um einige Fragen für die Auswahl der Bewerber zu formulieren.
von Jobbörsen Jobbörsen sind der naheliegende Ort, um offene Stellen zu veröffentlichen, aber es gibt so viele zur Auswahl, und einige eignen sich am besten für bestimmte Arten von Stellen. Wenn Sie eine Liste mit Jobbörsen für die verschiedenen Stellen in Ihrem Einstellungsplan zur Hand haben, kann Ihr Team besser den Überblick behalten.- Social-Media-Account
Die Veröffentlichung Ihrer Stellenangebote in sozialen Medien kann nie schaden. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Recruiting-Team Zugriff auf Ihre Unternehmenskonten hat oder mit Ihrem Social-Media-Manager kommuniziert. Sie können auch spezielle Recruiting-Konten einrichten, was jedoch eher dann sinnvoll ist, wenn Sie viele Stellen zu besetzen haben. - Inhalte zur Mitarbeitererfahrung
Ein Rekrutierungsvideo, Interviews mit Mitarbeitern und Blogbeiträge zu Unternehmensnachrichten tragen dazu bei, vielversprechende Kandidaten anzulocken. Sie können diese Inhalte auf Ihrer Karriere-Website veröffentlichen und in sozialen Medien teilen, damit sich Interessenten ein Bild davon machen können, was das Arbeiten in Ihrem Unternehmen so attraktiv macht. Laden Sie unseren Leitfaden zum Employer Branding herunter und erfahren Sie, wie Sie Inhalte für die Personalbeschaffung erstellen und teilen können. - Vorlagen für die Kundenakquise
Anstatt darauf zu hoffen, dass sich die richtigen Kandidaten auf Ihre Stellenangebote bewerben, können Sie die richtigen Leute finden und ihnen Ihre Stellenangebote vorstellen. Die richtige Botschaft ist entscheidend, um ihre Aufmerksamkeit zu gewinnen, daher können vorformulierte E-Mails eine hilfreiche Ressource sein. Wir haben einige Vorlagen und Tipps für die Kundenakquise erstellt, die Ihr Team nutzen kann. - Mitarbeiterempfehlungsprogramm-
Es kann sich sehr lohnen, Ihre derzeitigen Mitarbeiter dazu anzuregen, ihre Kontakte für Stellen zu empfehlen. Es ist jedoch wichtig, Ihre Richtlinien klar zu formulieren, damit Ihre Mitarbeiter wissen, wen sie empfehlen können und wie sie dafür belohnt werden. Unsere Vorlage für ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm kann Ihnen dabei helfen, eine leicht verständliche Richtlinie zu erstellen. - Audit von Personalvermittlungsagenturen
Wenn Ihr Unternehmen derzeit mit einer Personalvermittlungsagentur zusammenarbeitet oder eine Zusammenarbeit in Betracht zieht, müssen Sie sicherstellen, dass diese einen Mehrwert für Ihre Einstellungsbemühungen bietet. Sehen Sie sich unser „Audit für Personalvermittlungsagenturen” an und entscheiden Sie, ob Sie eine externe Firma benötigen. - Absage-Nachricht für Bewerber
Sie sollten abgelehnten Bewerbern immer mitteilen, dass Ihr Team ihre Bewerbung geprüft und abgelehnt hat, damit sie sich auf andere Dinge konzentrieren können. Ihr Bewerbermanagementsystem (ATS) sollte automatisch eine Nachricht versenden, die mit einem Klick auf eine Schaltfläche verschickt werden kann. - Video-Chat-Software
Ein erstes Vorstellungsgespräch am Telefon ist zwar völlig in Ordnung, aber per Video-Chat können Sie mit den Bewerbern von Angesicht zu Angesicht sprechen. Wählen Sie Ihre bevorzugte Video-Chat-Software aus, damit alle Mitglieder des Einstellungsteams wissen, was sie auf ihren Computern installieren müssen. - Anweisungen für Bewerber
Wenn Sie die Bewerber auf das persönliche Vorstellungsgespräch vorbereiten, fühlen sie sich wohler und sind besser darauf vorbereitet, Ihre Fragen zu beantworten. Halten Sie einige Tage vor dem Vorstellungsgespräch Anweisungen per E-Mail bereit, die eine Wegbeschreibung zu Ihrem Büro, einen Zeitplan mit den Namen der Gesprächspartner und der Dauer der Gespräche sowie Empfehlungen zur Kleidung enthalten. - Bewertungsrubrik für Bewerber
Es ist wichtig, dass die Mitglieder des Einstellungsteams die Bewerber einheitlich anhand der für die Stelle relevanten Kriterien bewerten. Sie sollten jedem Interviewer eine Rubrik zur Verfügung stellen, mit der er die Qualifikationen jedes Bewerbers auf einer numerischen Skala bewerten und seine abschließenden Gedanken niederschreiben kann. - Liste mit Interviewfragen
Es ist nie eine gute Idee, bei einem Vorstellungsgespräch „aus dem Stegreif“ zu improvisieren. Das Einstellungsteam sollte mit vorbereiteten Fragen kommen, damit es sich eine gründliche und faire Meinung über den Kandidaten bilden kann. Unser Leitfaden zu situativen und verhaltensbezogenen Interviewfragen kann Ihnen dabei helfen, die richtigen Fragen zu finden. - Ablehnungsnachricht für Bewerber
Auch hier sollten Sie die Kandidaten benachrichtigen, wenn sie nicht mehr für die Stelle in Betracht kommen. Die Ablehnungsnachricht, die Sie an Kandidaten senden, die es bis zur Interviewphase geschafft haben, sollte jedoch eine kurze Begründung enthalten, warum Sie sie nicht einstellen. - Auswahlkriterien
Wenn es darum geht, eine Einstellungsentscheidung zu treffen, sollten die beteiligten Personen genau wissen, was zu berücksichtigen ist. Anhand des Stellenprofils und der Bewertungsrubrik für Bewerber können Sie eine Liste aller Faktoren erstellen, die das Einstellungskomitee berücksichtigen sollte. - Anbieter für Hintergrundüberprüfungen
Bevor Sie ein Stellenangebot endgültig machen, müssen Sie wahrscheinlich eine Hintergrundüberprüfung des neuen Mitarbeiters durchführen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Anbieter für Hintergrundüberprüfungen zur Verfügung haben, damit Sie diese Formalität problemlos erledigen können. - Aktuelle Gehalts-/Vergütungsstandards für Mitarbeiter
Es ist entscheidend, neuen Mitarbeitern ein faires Gehalt anzubieten, das mit dem ihrer Kollegen übereinstimmt. Sie sollten eine Liste mit den Vergütungen aller aktuellen Mitarbeiter zur Hand haben, damit Sie wissen, was angemessen ist. Unser Leitfaden zur Festlegung von Gehältern und Vergütungen kann Ihnen bei diesem wichtigen Schritt helfen.
en zum Mitarbeiterhandbuch Durch die Bereitstellung eines Unternehmenshandbuchs für neue Mitarbeiter wird sichergestellt, dass diese alle Richtlinien Ihres Unternehmens verstehen. Wenn Sie noch kein Handbuch haben, finden Sie in dieser Checkliste alles, was darin enthalten sein sollte.- Onboarding-Checkliste
Das Onboarding eines neuen Mitarbeiters ist der letzte Schritt im Einstellungsprozess. Nehmen Sie sich ein oder zwei Tage Zeit, um ihm alles beizubringen, was er über seine Tätigkeit in Ihrem Unternehmen wissen muss, bevor er seine Arbeit aufnimmt. Unsere „Checkliste für die Einarbeitung” gibt einen Überblick darüber, was Sie einbeziehen sollten.
Foto mit freundlicher Genehmigung von Matt Artz
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Trakstar.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Trakstar, einen führenden Anbieter von Lösungen für Leistungsmanagement, Talentakquise und Personalanalyse. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um das umfassendere Engagement von Mitratech bei der Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern - von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Lernen und zur Entwicklung - sowie die Integration von Best Practices zur Einhaltung von HR-Richtlinien in unser wachsendes Personalportfolio widerzuspiegeln.
