So ineffizient diese Systeme auch sind, waren Telefonbäume einst das einzige Notfallsystem, auf das sich Unternehmen, Schulen und Organisationen verließen, um während eines Krisenereignisses miteinander zu kommunizieren. Dank des technologischen Fortschritts haben automatische Notfallwarnsysteme die Telefonbäume ersetzt, und der weltweite Markt für Massenbenachrichtigungen wächst weiter.
Laut einer Studie von YouGov Omnibus sagen einundvierzig Prozent der Menschen, dass sie auf eine Naturkatastrophe nicht vorbereitet sind. Was bedeutet das für Unternehmen und Geschäftsinhaber? Wenn eine Katastrophe eintritt, kann ein Festnetztelefonsystem die Aktualisierungen nicht weiterleiten, was Ihre Mitarbeiter sofort in Gefahr bringt. Überdenken Sie Ihre Kommunikationsmethoden, und wenn Ihr Unternehmen bereits ein Notfallsystem einsetzt, können Sie mit den folgenden bewährten Verfahren sicherstellen, dass Sie das Potenzial des Systems voll ausschöpfen.
1. Aktuelle Informationen
Ihr System ist so leistungsfähig wie die Informationen, die es enthält. Die Kontaktinformationen Ihrer Mitarbeiter, einschließlich E-Mail-Adresse und Telefonnummern, müssen aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie in einer kritischen Situation Nachrichten erhalten. Aktualisieren Ihre Mitarbeiter ihre persönlichen Daten selbst? Pflegt die Personalabteilung die Kontaktdatenbank Ihrer Mitarbeiter? Diese und viele andere Fragen müssen beantwortet werden, bevor es zu einem Zwischenfall kommt.
2. Segmentierung der Liste
Die Segmentierung von Nutzern ermöglicht eine genauere und gezieltere Nachrichtenübermittlung. Große Unternehmen haben Niederlassungen an verschiedenen Standorten und verwalten in der Regel eine große Anzahl von Mitarbeitern. Um Verwirrung zu vermeiden, müssen Sie nur die Büros benachrichtigen, die von einem möglichen Vorfall betroffen sein könnten. Wenn die einzige Personengruppe, die über den Vorfall informiert werden muss, das Führungsteam ist, müssen Sie diese Liste schnell zur Hand haben. Beispiele für Segmente sind Abteilungen, Stockwerke von Bürogebäuden, Krisenstäbe oder leitende Angestellte.
3. Vorgefertigte Templates
Im Falle einer Krise ist die Zeit von entscheidender Bedeutung. Es liegt im besten Interesse Ihres Unternehmens, Nachrichtenvorlagen zu erstellen und zu versenden. Die Bereitstellung wertvoller Informationen und klarer Anweisungen ist von größter Bedeutung. Die Nachricht sollte außerdem handlungsspezifisch und nicht bedrohungsspezifisch sein. Erstellen Sie z. B. Vorlagen, die auf den Anweisungen basieren, die Sie geben wollen, und nicht auf der Art der Betriebsstörung, die Ihr Unternehmen möglicherweise erlebt.
4. Mittel der Kommunikation
Der Zweck einer Nachricht ist es, eine Person zu erreichen. Der beste Weg, die Zustellung zu gewährleisten, besteht darin, so viele Kommunikationskanäle wie möglich zu nutzen: Textnachrichten, E-Mails, Sprachnachrichten an Mobiltelefone und Festnetztelefone. Je mehr Möglichkeiten zur Verfügung stehen, desto effektiver ist das System und desto eher wird die Nachricht wahrgenommen.
5. Rollen zuweisen und Schulungen anbieten
Bestimmen Sie Mitarbeiter, die für die Versendung von Notfallmeldungen während eines Vorfalls zuständig sind. Überlegen Sie außerdem, ob es für die primären Absender "Back-ups" gibt. Sowohl die Haupt- als auch die Ersatzsender sollten im Umgang mit dem Notfallmeldesystem geschult sein, um eine schnelle und effiziente Kommunikation zu gewährleisten.
6. Regelmäßige Prüfung
Ihr Notfallmeldesystem mag wie ein Uhrwerk funktionieren, aber regelmäßige Tests ermöglichen es Ihnen, potenzielle Lücken im System zu finden. Unternehmensweite, vierteljährliche Tests untersuchen das System, die Konfigurationen und die Daten, die Ihre Organisation verwendet. Diese Tests zeigen den Mitarbeitern auch, was sie zu erwarten haben, so dass Verwirrung vermieden wird, wenn die erste Störungsmeldung gesendet wird. Darüber hinaus wird durch diese Tests eine Metrik für zukünftige Vergleiche erstellt.
7. Interne Testnachbereitung
Nach Abschluss eines Tests der Notfallbenachrichtigung ist Ihr Unternehmen in der Lage, etwaige Lücken im System zu erkennen. Es ist hilfreich, nach Abschluss des Tests ein Unternehmens-Update zu vereinbaren, um den Prozess zu überprüfen und Probleme im System zu beheben.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
