Aussi inefficaces soient-ils, les chaînes téléphoniques étaient autrefois le seul système d'alerte d'urgence sur lequel les entreprises, les écoles et les organisations comptaient pour communiquer entre elles en cas de crise. Grâce aux progrès technologiques, les systèmes d'alerte d'urgence automatiques ont remplacé les chaînes téléphoniques, et lemarché mondial de la notification de masse continue de se développer.
Selon une étude réalisée par YouGov Omnibus, 41 % des personnes interrogées déclarent ne pas être préparées à une catastrophe naturelle. Qu'en est-il des entreprises et des chefs d'entreprise ? En cas de catastrophe, un système de téléphonie fixe ne permettra pas de diffuser les informations actualisées, ce qui mettra immédiatement votre personnel en danger. Réévaluez vos méthodes de communication et, si votre entreprise utilise déjà un système de notification d'urgence, les bonnes pratiques suivantes vous aideront à tirer pleinement parti de son potentiel.
1. Informations à jour
La capacité de votre système dépend des informations qu'il contient. Les coordonnées de vos employés, notamment leur adresse e-mail et leurs numéros de téléphone, doivent être mises à jour afin de garantir qu'ils recevront les messages en cas de situation critique. Vos employés mettent-ils eux-mêmes à jour leurs informations personnelles ? Le service des ressources humaines gère-t-il la base de données contenant les coordonnées de vos employés ? Il est nécessaire de répondre à ces questions, ainsi qu'à de nombreuses autres, avant qu'un incident ne se produise.
2. Segmentation des listes
La segmentation des utilisateurs permet d'envoyer des messages plus précis et mieux ciblés. Les grandes entreprises ont des bureaux dans différents endroits et gèrent généralement un effectif important. Pour éviter toute confusion, vous devez alerter uniquement le bureau susceptible d'être affecté par un incident potentiel. Si le seul groupe de personnes qui doit être informé de l'incident est l'équipe de direction, vous devez disposer de cette liste à tout moment. Les segments peuvent être, par exemple, les services, les étages d'un immeuble de bureaux, les équipes de crise ou le personnel de direction.
3. Modèles prédéfinis
En cas de crise, le temps est un facteur essentiel. Il est dans l'intérêt de votre entreprise de disposer de modèles de messages prêts à être envoyés. Il est primordial de fournir des informations utiles et des instructions claires. Le message doit également être axé sur les mesures à prendre plutôt que sur la menace elle-même. Par exemple, créez des modèles basés sur les instructions que vous comptez donner plutôt que sur le type de perturbation que votre entreprise pourrait subir.
4. Moyens de communication
Le but d'un message est d'atteindre une personne. Le meilleur moyen de garantir sa livraison est d'utiliser autant de canaux de communication que possible : SMS, e-mail, messagerie vocale sur les téléphones portables et fixes. Plus il y a d'options disponibles, plus le système sera efficace et plus le message sera vu.
5. Attribuer les rôles et dispenser une formation
Désignez les employés qui seront chargés d'envoyer une alerte d'urgence en cas d'incident. En outre, prévoyez des « remplaçants » pour les expéditeurs principaux. Les expéditeurs principaux et les remplaçants doivent être formés au système de notification d'urgence afin de garantir une communication rapide et efficace.
6. Tests réguliers
Votre système d'alerte d'urgence peut sembler fonctionner comme sur des roulettes, mais des tests réguliers vous permettent de repérer les lacunes potentielles du système. Des tests trimestriels à l'échelle de l'entreprise permettront d'examiner le système, les configurations et les données utilisées par votre organisation. Ces tests permettront également de montrer aux employés à quoi s'attendre, éliminant ainsi toute confusion lors de l'envoi du premier message d'incident. De plus, ces tests permettront d'établir des indicateurs qui serviront de référence pour de futures comparaisons.
7. Suivi des tests internes
Une fois le test d'alerte d'urgence terminé, votre entreprise sera en mesure d'identifier les lacunes éventuelles du système. Il est utile d'organiser une réunion d'information après le test afin de passer en revue le processus et la manière de résoudre les problèmes au sein du système.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Preparis Business Continuity Software. En octobre 2024, Mitratech a acquis Preparis, un fournisseur de premier plan de solutions de planification de la continuité des activités et d'intervention d'urgence. Le contenu a été mis à jour pour refléter les offres de produits élargies de Mitratech, les progrès de l'industrie et les développements réglementaires.
