Notfälle treten ohne Vorwarnung ein. Von nationalen Wetterkatastrophen bis hin zu Cyber-Bedrohungen kann alles den Geschäftsbetrieb innerhalb kürzester Zeit lahmlegen. Aus diesem Grund ist ein fortschrittliches Notfallwarnsystem in Verbindung mit einem Business Continuity Plan (BCP) für Ihr Unternehmen unverzichtbar.
Notfallwarnsysteme, auch bekannt als Business-Continuity-Software oder Incident-Management-Tools, sind der Grundpfeiler der Geschäftskontinuität. Laut FEMA erholen sich40 % der kleinen Unternehmen in den USAnie von nationalen Katastrophen. Diese Verluste schaden Unternehmern, Verbrauchern und der Wirtschaft insgesamt.
Schlimmer noch: 34 % der Arbeitgeber hatten vor der jüngsten Pandemie keinen Notfallplan. Unternehmen, die versuchen, sich ohne Notfallmanagement zu erholen, stehen vor einer schwierigen Aufgabe. Die Erholung ist kostspielig, und einige Unternehmen scheitern innerhalb des ersten Jahres nach einem größeren Notfall.
Die heutige Notfallwarnsystem-Software geht über Massenbenachrichtigungen von Mitarbeitern hinaus. Sie unternimmt zusätzliche Schritte, um das Wohlergehen der Mitarbeiter zu schützen, die abteilungsübergreifende Kommunikation zu verbessern und wirtschaftliche Verluste zu verhindern.
Werfen wir einen Blick auf neun Funktionen, die die beste Softwarefür Notfallwarnsystemeauszeichnen.
1. Schnelle Reaktion für Geschäftskontinuität: Schnellvorlagen und Geofencing
Software für die Geschäftskontinuitätsplanung verbessert den aktuellen Prozess der Geschäftskontinuitätsplanung (BCP) eines Unternehmens. Die Geschäftskontinuität nutzt Schulungs-, Test- und Berichtstools, um Unternehmenswerte, die Sicherheit der Mitarbeiter, den Betrieb und Geschäftsdaten zu schützen.
Notfallwarnsystemesind für das Risikomanagement von zentraler Bedeutung, aber eine schnelle Reaktion ist unerlässlich. Die Ausfallrate von Unternehmen nach Katastrophen ist hoch, wenn diese auf EAS-Lösungen verzichten.
Wenn eine Katastrophe eintritt, können sich Eigentümer keine Sekunde Zeitverlust leisten. Es reicht nicht aus, nur Manager und Vorgesetzte zu alarmieren. Notfallwarnsysteme verfügen über integrierte Tools für die Anpassung, das Geo-Targeting und die Gerätebereitstellung, sodass alle Führungskräfte und Mitarbeiter unabhängig von ihrer Abteilung und ihrem Standort schnell reagieren können.
Risikomanagement-Teams können Warnmeldungen für jede Abteilung und Funktion individuell anpassen, um Evakuierungen, Datensicherung und -wiederherstellung, IT-System-Backups, betriebliche Sicherheitsverfahren, elektrische Sicherheit und weitere Notfallprotokolle zu optimieren.
2. Mehrkanalige Kommunikation: Bidirektionale Nachrichtenübermittlung
Kommunikation ist ein wechselseitiger Prozess. In Notfällen optimiert ein wechselseitiges Reaktionssystem den Benachrichtigungsprozess, hält Sie mit Ihrem Krisenteam in Kontakt und bietet lebensrettende Vorteile. Bidirektionale Nachrichtenübermittlung wird auch als wechselseitige Kommunikation bezeichnet, was bedeutet, dass Mitarbeiter auf Nachrichten antworten können. Beispielsweise können Unternehmen ihre Mitarbeiter auffordern, den Erhalt einer Warnmeldung zu bestätigen, indem sie „c“ für „confirm“ (bestätigen) oder „y“ für „yes“ (ja) per SMS senden. Diese Funktion hilft Risikomanagementteams dabei, die Leistung des EAS zu messen. Mit einem bidirektionalen Kommunikationssystem können Sie nicht nur Push-Benachrichtigungen, SMS, E-Mails und Sprachnachrichten von Ihrem Computer, Tablet oder Smartphone aus versenden, sondern auch sofortige Antworten erhalten und sehen, wer in Sicherheit ist und wer Hilfe benötigt, um die Ressourcen entsprechend zu priorisieren.
Die Möglichkeit, gleichzeitig Sprachmitteilungen, SMS-Nachrichten, E-Mails, Push-Benachrichtigungen oder Desktop-Benachrichtigungen an Ihr Team zu senden, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass es rechtzeitig über Neuigkeiten informiert wird.
Verwenden Sie eine Mobile-First-Strategie für Notfallbenachrichtigungen und das Vorfallmanagement, damit Mitarbeiter schnell auf Nachrichten reagieren können und Sie Ihre Belegschaft schützen können, unabhängig davon, wo sie sich befindet. Passen Sie Nachrichten und Berichte an und benachrichtigen Sie Mitarbeiter schnell anhand ihres Standorts, ihrer Abteilung, Gruppe oder Rolle.
Risikomanagement-Teams versenden Notfallwarnungen über die folgenden Kanäle.
- Benachrichtigungen auf dem Computer-Desktop
- Sprachnachrichten per Telefon (und Voicemail)
- E-Mail-Benachrichtigungen
- Push-Benachrichtigungen
- Textnachrichten
Die Nutzung all dieser Kommunikationswege maximiert die Übermittlung von Nachrichten und verbessert die Reaktionszeiten.
Unternehmen können bidirektionale Massenbenachrichtigungen mit aktuellen Updates noch einen Schritt weiterentwickeln. Für Mitarbeiter, die das Unternehmen wegen Notfall-Updates kontaktieren möchten, stehen auch Funktionen für telefonische Ankündigungen zur Verfügung.
3. Optimierung der Prozesse und Berichterstattung im Incident Management
Das Ziel des Incident Managements ist es, Vorfälle schnell und effizient zu lösen, um möglichst viele Betriebsausfälle zu vermeiden. Eine Business-Continuity-Lösung, auf die nicht jederzeit und überall zugegriffen werden kann, ist ebenfalls anfällig für Daten- und Umsatzverluste.
Jeder Incident-Management-Plan (IMP) benötigt eine Notfallwarnlösung für lokale, öffentliche und nationale Katastrophen. BCP-Software enthält Incident-Management-Tools, mit denen Unternehmen zukünftige Verluste aufgrundprognostizierter Katastrophen überwachen, erkennen, analysieren und verhindern können.
4. Integration und Kommunikation
All-in-One-IMP-Plattformen integrieren BC-Planung, schnelle Reaktion auf Vorfälle und Notfälle sowie Notfallvorsorge in einem leistungsstarken Tool. Dies hilft Unternehmen, Geld und Zeit bei der Wiederherstellung des Geschäftsbetriebs zu sparen, insbesondere Unternehmen, die längere Betriebsunterbrechungen erleben.
Integrierte Notfallwarnsysteme sind für Unternehmen, die landesweit und weltweit expandieren, von entscheidender Bedeutung. Es ist jedoch eine Herausforderung, das gesamte Unternehmen in alle Prozesse zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs einzubeziehen und dafür zu gewinnen. Diese Unternehmen benötigen vielseitige Lösungen für das Incident Management, mit denen Vorfälle an jedem Unternehmensstandort, sei es in Kalifornien oder Singapur, behandelt und behoben werden können. Da immer mehr Unternehmen Remote-Arbeit einführen, werden vielseitige Lösungen für die Anpassung an neue Arbeitsumgebungen, Verhaltensweisen und Standorte von entscheidender Bedeutung sein.
5. Zusammenarbeit verbessern
Das Incident Management ist eine gemeinschaftliche Aufgabe. IT-Fachleute arbeiten mit Risikomanagement-Teams und Managern zusammen, um Probleme zu identifizieren, zu lösen und künftig zu verhindern. Die Abhängigkeit von mehreren Tools kann den Arbeitsablauf, die Zusammenarbeit und die Reaktionszeiten beeinträchtigen und das Risiko von Unternehmensverlusten in Notfällen erhöhen.
All-in-One-Notfallwarnsysteme bringen alle Teammitglieder an einen digitalen Tisch. Teammitglieder können über eine einzige Plattform kommunizieren, Dokumente austauschen und bearbeiten, auf Leistungsberichte zugreifen, die Historie von Vorfällen analysieren und Projekte delegieren. So wird sichergestellt, dass die Teams für Geschäftskontinuität und Vorfallreaktion auf dem gleichen Stand sind.
Zusammenarbeit ist entscheidend, um potenzielle Katastrophen im Unternehmen zu mildern. Mit Notfallalarm-Software können Teammitglieder innerhalb der Plattform Telefonkonferenzen einleiten. Diese Funktion ist für die Zukunftsplanung und dringende Besprechungen in Katastrophensituationen unerlässlich.
6. Umfassende Schulung der Belegschaft
Die Schulung Ihrer Mitarbeiter ist eine Investition in die erfolgreiche Bewältigung von Notfällen. Tests und Schulungen sind die besten Methoden, um die richtige Reaktion auf einen Vorfall zu verstehen und zu wissen, was Ihr Team tun muss, um sich selbst und andere zu schützen.
Zu den vielen verschiedenen Arten von Schulungen gehörenTabletop-Übungen, Webinare, Checklisten und Online-Schulungen zu verschiedenen Szenarien.
Nicht nur Risikomanagementteams, Abteilungen für das Störungsmanagement, die IT-Abteilung und Führungskräfte sollten auf dem Laufenden sein. Jeder Mitarbeiter muss darauf vorbereitet sein, im Katastrophenfall im Rahmen seiner Möglichkeiten zu handeln. Die Mitarbeiter müssen die Verantwortlichkeiten und Parameter ihrer Aufgaben in Notfällen verstehen.
Die durch die jüngsten Ereignisse verursachten Risiken haben den Fokus der Branche erneut auf Risiken im Zusammenhang mitPandemien, wetterbedingten Störungen undder Widerstandsfähigkeit der Lieferkette gelenkt. Hier kommen die Planungs- und Schulungskomponenten der Software ins Spiel. Diese Funktionen stellen sicher, dass die Mitarbeiter genau wissen, wie sie in einem Notfall reagieren müssen, und das Management kann sicherstellen, dass alles bereit ist, um den nächsten Vorfall erfolgreich zu bewältigen.
Die umfassende Schulung umfasst folgende Bereiche:
- Cybersicherheitsbewusstsein für Mitarbeiter
- Prävention von Gewalt am Arbeitsplatz
- Pandemie-Reaktion und Sicherheitsprotokolle
- Wetterkatastrophen
- Compliance-Standards
- Notfallvorsorge
- Bewährte Verfahren für sicheres Reisen
Diese Schulungen werden als interaktive Kurse angeboten. Unternehmen können Live-Schulungen selbst durchführen oder die Hilfe erfahrener BC-Experten in Anspruch nehmen.
7. Vorfälle überwachen und Berichte erstellen
Um Betriebsausfälle und Datenverluste zu minimieren, sind Echtzeitüberwachung und Berichterstattung erforderlich. Es ist von entscheidender Bedeutung, Muster in Notfällen, erfolgreiche Lösungen und Reaktionsverhalten zu identifizieren, um in Zukunft noch größere wirtschaftliche Verluste zu vermeiden.
Die Notfallwarnungssoftware verfügt über eine automatisierte Überwachungsfunktion, sodass die Notfallteams Probleme schnell beheben und das Unternehmen über die Entwicklungen auf dem Laufenden halten können. Dank der Überwachungsfunktionen können mehrere Teammitglieder Notfälle in Echtzeit genau beobachten, um im entscheidenden Moment handeln zu können.
Die Meldung von Vorfällen ist auch für die Schadensverhütung von entscheidender Bedeutung. Unternehmen müssen die Anzahl der innerhalb bestimmter Zeitfenster gemeldeten Vorfälle kennen. Die Ermittlung dieser Muster ist für die Festlegung von KPIs (Key Performance Indicators) oder Leistungskennzahlen für das Vorfallmanagement von entscheidender Bedeutung.
Das Erreichen der KPI-Ziele verbessert die Reaktions- und Lösungszeiten in Notfällen, die Einhaltung von Vorschriften, wiederkehrende Probleme und Rückstände bei der Meldung von Vorfällen, die das System überlasten.
8. Kostengünstige Lösungen
Die EAS-Software ist auch eine kostengünstige Lösung. Der Geschäftsbetrieb mag zwar eingeschränkt sein, aber das bedeutet nicht, dass einem Unternehmen keine Kosten für Miete, Gemeinkosten, Umsatzverluste, Kundenabwanderung und Notfallwiederherstellung entstehen. Diese Kosten summieren sich schnell.
Unternehmen sind mit noch mehr Bedrohungen konfrontiert als zuvor. Neben großen Wetterkatastrophen und Cyberangriffen müssen Unternehmen damit rechnen, dass sie während staatlich verordneter Quarantänen schließen müssen oder Sachschäden erleiden; diese Situationen können für kleine Unternehmen verheerende Folgen haben. Langfristige Planung ist in einer Welt nach COVID von entscheidender Bedeutung.
Da die Wahrscheinlichkeit von Notfällen steigt, können Unternehmen ihre Business-Continuity-Protokolle mit fortschrittlicher Technologie aktualisieren, um zukünftige Risiken zu mindern. Dies ist entscheidend, wenn Unternehmen während wirtschaftlicher Turbulenzen wachsen wollen.
9. Kundendienst und technischer Support
Außergewöhnlicher Kundenservice und technischer Support sind zwei Markenzeichen von Notfallwarnsystem-Software. Unternehmen können sich die Folgen eines unzuverlässigen technischen Supports nicht leisten, insbesondere in Notfällen. Umfassende Wissensdatenbanken müssen mit erfahrenen Live-Support-Lösungen kombiniert werden.
Live-Support steht zur Verfügung, um Softwarekunden bei der Wiederherstellung von Daten nach Wetterereignissen, beim Schutz sensibler Daten vor Cyberangriffen und in weiteren Notfällen zu unterstützen. Support-Services sollten auch für die Einarbeitung neuer Benutzer verfügbar sein. Die Einarbeitung schult und unterstützt Software-Administratoren von Anfang an, damit sie im Katastrophenfall nicht in der Wissensdatenbank verloren gehen.
Entdecken Sie die Vorteile von Notfallwarnsystemen
Zahlen Sie nicht den Preis für mangelnde Vorbereitung. Entdecken Sie die Kostenvorteile und die Sicherheit eines Notfallwarnsystems. Beziehen Sie sich auf diesen Leitfaden, wenn Sie Ihr neues Warnsystem in Ihren Business-Continuity-Plan integrieren.
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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
