Les urgences surviennent sans prévenir. Tout, des catastrophes météorologiques nationales aux cybermenaces, peut perturber les activités commerciales en un instant. C'est pourquoi il est essentiel pour votre organisation de disposer d'un système d'alerte d'urgence avancé ainsi que d'un plan de continuité des activités (PCA).
Les systèmes d'alerte d'urgence, également appelés logiciels de continuité des activités ou outils de gestion des incidents, constituent la pierre angulaire de la continuité des activités. Selon la FEMA,40 % des petites entreprises américainesne se remettent jamais d'une catastrophe nationale. Ces pertes nuisent aux chefs d'entreprise, aux consommateurs et à l'économie dans son ensemble.
Pire encore, 34 % des employeurs n'avaient pas de plan de préparation aux situations d'urgence avant la récente pandémie. Les entreprises qui tentent de se redresser sans gestion des urgences ont une tâche difficile à accomplir. La reprise est coûteuse et certaines entreprises font faillite dans l'année qui suit une urgence majeure.
Les logiciels d'alerte d'urgence actuels vont au-delà des simples notifications groupées aux employés. Ils prennent des mesures supplémentaires pour protéger le bien-être des employés, améliorer la communication entre les services et prévenir les pertes économiques.
Examinons neuf caractéristiques qui définissent le meilleur logicielde système d'alerte d'urgence.
1. Réponse rapide pour la continuité des activités : modèles rapides et géorepérage
Les logiciels de planification de la continuité des activités améliorent le processus actuel de planification de la continuité des activités (PCA) d'une entreprise. La continuité des activités s'appuie sur des outils de formation, de test et de reporting pour protéger les actifs de l'entreprise, la sécurité des employés, les opérations et les données commerciales.
Les systèmes d'alerte d'urgencesont essentiels à la gestion des risques, mais une réponse rapide est indispensable. Le taux de faillite après une catastrophe est élevé pour les entreprises qui renoncent aux solutions EAS.
Les propriétaires ne peuvent pas se permettre de perdre une seconde lorsque survient une catastrophe. Il ne suffit pas d'alerter les responsables et les superviseurs. Les systèmes d'alerte d'urgence sont équipés d'outils intégrés permettant la personnalisation, le ciblage géographique et la diffusion sur les appareils, afin que tous les dirigeants et employés puissent réagir rapidement, quel que soit leur service ou leur emplacement.
Les équipes chargées de la gestion des risques peuvent personnaliser les messages d'alerte pour chaque service et chaque fonction afin de rationaliser les évacuations, la sauvegarde et la récupération des données, les sauvegardes des systèmes informatiques, les procédures de sécurité opérationnelle, la sécurité électrique et d'autres protocoles d'urgence.
2. Communication multicanal : messagerie bidirectionnelle
La communication est un processus bidirectionnel. En cas d'urgence, un système de réponse bidirectionnel rationalise le processus de notification, vous permettant de rester en contact avec votre équipe de crise et offrant des avantages qui peuvent sauver des vies. La messagerie bidirectionnelle est également connue sous le nom de communication bidirectionnelle, ce qui signifie que les employés peuvent répondre aux messages. Par exemple, les entreprises peuvent demander à leurs employés de confirmer la réception d'une alerte en envoyant « c » pour confirmer ou « y » pour oui. Cette fonctionnalité aide les équipes de gestion des risques à mesurer les performances du système EAS. Grâce à un système de communication bidirectionnel, vous pouvez non seulement envoyer des notifications push, des SMS, des e-mails et des messages vocaux depuis votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone, mais vous pouvez également recevoir une réponse immédiate et voir qui va bien et qui a besoin d'aide, afin de hiérarchiser les ressources en conséquence.
La possibilité d'envoyer simultanément un message vocal, un SMS, un e-mail, une notification push ou une notification sur ordinateur à votre équipe augmente les chances que celle-ci reçoive les informations à temps.
Adoptez une stratégie axée sur les appareils mobiles pour les notifications d'urgence et la gestion des incidents afin que les employés puissent répondre rapidement aux messages et que vous puissiez protéger votre personnel, où qu'il se trouve. Personnalisez les messages et les rapports et informez rapidement les employés en fonction de leur emplacement, de leur service, de leur groupe ou de leur rôle.
Les équipes de gestion des risques envoient des alertes d'urgence par les canaux suivants.
- Notifications sur le bureau de l'ordinateur
- Messages vocaux par téléphone (et messagerie vocale)
- Alertes par e-mail
- Notifications push
- Messages texte
L'exploitation de tous ces canaux de communication permettra d'optimiser la transmission des messages et d'améliorer les temps de réponse.
Les entreprises peuvent aller encore plus loin dans la messagerie bidirectionnelle de masse grâce à des mises à jour en temps réel. Des fonctionnalités d'annonce par appel téléphonique sont également disponibles pour les employés qui souhaitent contacter l'entreprise pour obtenir des informations d'urgence.
3. Rationaliser les processus de gestion des incidents et la production de rapports
L'objectif de la gestion des incidents est de résoudre rapidement et efficacement les incidents afin d'éviter autant que possible les pertes opérationnelles. Une solution de continuité des activités qui ne peut être consultée à tout moment et en tout lieu est également vulnérable aux pertes de données et de revenus.
Chaque plan de gestion des incidents (IMP) nécessite une solution d'alerte d'urgence pour les catastrophes locales, publiques et nationales. Le logiciel BCP est fourni avec des outils de gestion des incidents qui aident les entreprises à surveiller, détecter, analyser et prévenir les pertes futures liéesaux catastrophes prévues.
4. Intégration et communication
Les plateformes IMP tout-en-un intègrent la planification de la continuité des activités, la réponse rapide aux incidents et aux urgences, ainsi que la préparation aux situations d'urgence dans un seul outil puissant. Cela permet aux entreprises de gagner du temps et de l'argent en matière de reprise des activités, en particulier celles qui subissent des perturbations prolongées.
Les systèmes d'alerte d'urgence intégrés sont essentiels pour les entreprises qui se développent à l'échelle nationale et internationale. Il est toutefois difficile d'impliquer l'ensemble de l'organisation et de la faire adhérer à tous les processus de continuité des activités. Ces entreprises ont besoin de solutions polyvalentes de gestion des incidents qui permettent de réagir et de résoudre les incidents sur n'importe quel site de l'entreprise, que ce soit en Californie ou à Singapour. À mesure que de plus en plus d'entreprises adoptent le télétravail, des solutions polyvalentes seront indispensables pour s'adapter aux nouveaux environnements de travail, comportements et emplacements géographiques.
5. Améliorer la collaboration
La gestion des incidents est un effort collaboratif. Les professionnels de l'informatique travaillent avec les équipes de gestion des risques et les responsables pour identifier, résoudre et prévenir les problèmes futurs. Le recours à plusieurs outils peut perturber le flux de travail, la collaboration et les temps de réponse, augmentant ainsi le risque de pertes pour l'entreprise en cas d'urgence.
Les systèmes d'alerte d'urgence tout-en-un rassemblent tous les membres de l'équipe autour d'une même table numérique. Les membres de l'équipe peuvent communiquer, partager et modifier des documents, accéder à des rapports de performance, analyser l'historique des incidents et déléguer des projets à partir d'une plateforme unique, ce qui garantit que les équipes chargées de la continuité des activités et de la réponse aux incidents sont sur la même longueur d'onde.
La collaboration est essentielle pour atténuer les catastrophes potentielles au sein d'une entreprise. Les logiciels d'alerte d'urgence permettent aux membres de l'équipe de lancer des conférences téléphoniques au sein de la plateforme ; cette fonctionnalité est essentielle pour la planification future et les réunions urgentes en cas de catastrophe.
6. Formation complète de la main-d'œuvre
Former vos employés, c'est investir dans la résolution efficace de toute situation d'urgence. Les tests et les formations sont les moyens les plus efficaces pour comprendre comment réagir correctement à un incident et savoir ce que votre équipe doit faire pour se protéger et protéger son entourage.
Parmi les nombreux types de formation proposés, on trouvedes exercices sur table, des webinaires, des listes de contrôle et des formations en ligne sur divers scénarios.
Les équipes de gestion des risques, les services de gestion des incidents, les services informatiques et les dirigeants d'entreprise ne sont pas les seuls à devoir être tenus informés. Chaque employé doit être prêt à agir dans la mesure de ses capacités en cas de catastrophe. Les employés doivent comprendre les responsabilités et les paramètres de leur rôle en cas d'urgence.
Les risques liés aux événements récents ont recentré l'attention du secteur sur les expositions associées auxpandémies, aux perturbations météorologiques età la résilience de la chaîne d'approvisionnement. C'est là que les composants de planification et de formation des logiciels entrent en jeu. Ces fonctionnalités permettent aux employés de savoir exactement comment réagir en cas d'urgence, et à la direction de s'assurer que tout est en place pour gérer avec succès le prochain incident.
La formation complète couvre les domaines suivants :
- Sensibilisation des employés à la cybersécurité
- Prévention de la violence au travail
- Réponse à la pandémie et protocoles de sécurité
- Catastrophes météorologiques
- Normes de conformité
- Préparation aux situations d'urgence
- Meilleures pratiques pour voyager en toute sécurité
Ces formations sont présentées sous forme de cours interactifs. Les entreprises peuvent animer elles-mêmes des sessions de formation en direct ou faire appel à des experts expérimentés en matière de continuité des activités.
7. Surveiller les incidents et élaborer des rapports
Pour minimiser les pertes opérationnelles et les pertes de données, il est nécessaire de mettre en place un suivi et un reporting en temps réel. Il est essentiel d'identifier les schémas récurrents dans les situations d'urgence, les solutions efficaces et les comportements d'intervention afin d'éviter des pertes économiques encore plus importantes à l'avenir.
Le logiciel d'alerte d'urgence est doté d'une fonction de surveillance automatisée, ce qui permet aux équipes de gestion des incidents de résoudre rapidement les problèmes et de tenir l'entreprise informée de l'évolution de la situation. Les fonctions de surveillance permettent à plusieurs membres de l'équipe de suivre de près les urgences en temps réel afin de pouvoir agir au moment opportun.
Le signalement des incidents est également essentiel pour prévenir les pertes. Les entreprises doivent connaître le nombre de signalements enregistrés pendant certaines périodes ; il est essentiel d'identifier ces tendances pour définir des indicateurs clés de performance (KPI) ou des mesures clés de performance en matière de gestion des incidents.
Le respect des objectifs KPI améliore les temps de réponse et de résolution des urgences, la conformité commerciale, les problèmes récurrents et les retards dans le traitement des rapports d'incidents qui encombrent le système.
8. Solutions rentables
Le logiciel EAS est également une solution rentable. Les activités commerciales sont peut-être au ralenti, mais cela ne signifie pas pour autant qu'une entreprise n'engage pas de frais liés au loyer, aux frais généraux, à la perte de chiffre d'affaires, à la perte de clientèle et à la reprise après sinistre. Ces coûts s'accumulent rapidement.
Les entreprises sont confrontées à encore plus de menaces qu'auparavant. Outre les catastrophes climatiques majeures et les cyberattaques, les entreprises peuvent s'attendre à devoir fermer leurs portes pendant les quarantaines imposées par l'État ou à subir des dommages matériels ; ces situations peuvent avoir des conséquences dévastatrices pour les petites entreprises. Une planification à long terme est essentielle dans un monde post-COVID.
À mesure que la probabilité d'urgences augmente, les entreprises peuvent mettre à jour leurs protocoles de continuité des activités à l'aide de technologies de pointe afin d'atténuer les risques futurs. Cela est essentiel si les entreprises souhaitent se développer pendant les périodes de perturbation économique.
9. Service clientèle et assistance technique
Un service client et une assistance technique exceptionnels sont deux caractéristiques essentielles des logiciels de système d'alerte d'urgence. Les entreprises ne peuvent pas se permettre les conséquences d'une assistance technique peu fiable, en particulier dans les situations d'urgence. Des bases de connaissances exhaustives doivent être associées à des solutions d'assistance en direct expérimentées.
Une assistance en direct est disponible pour aider les clients à récupérer leurs données perdues lors d'événements météorologiques, à protéger leurs données sensibles contre les cyberattaques et à faire face à d'autres situations d'urgence. Des services d'assistance doivent également être disponibles pour l'intégration des utilisateurs. L'intégration forme et assiste les administrateurs logiciels dès le début afin qu'ils ne se perdent pas dans la base de connaissances en cas de catastrophe.
Découvrez les avantages des systèmes d'alerte d'urgence
Ne payez pas le prix de votre manque de préparation. Découvrez les avantages financiers et la tranquillité d'esprit qu'offre un système d'alerte d'urgence. Consultez ce guide lorsque vous intégrez votre nouveau système d'alerte dans votre plan de continuité des activités.
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Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Preparis Business Continuity Software. En octobre 2024, Mitratech a acquis Preparis, un fournisseur de premier plan de solutions de planification de la continuité des activités et d'intervention d'urgence. Le contenu a été mis à jour pour refléter les offres de produits élargies de Mitratech, les progrès de l'industrie et les développements réglementaires.
