Blick über den ROI der Workflow-Automatisierung hinaus - Was ist der T2V?
Blick über den ROI der Workflow-Automatisierung hinaus - Was ist der T2V?

Blick über den ROI der Workflow-Automatisierung hinaus - Was ist der T2V?

Kelli Negro |

Unabhängig von der Art der digitalen Transformation, die ein Unternehmen anstrebt, sollte es seine Vision genau auf die Vorteile der Technologie ausrichten. Aber wie schnell sieht es den ROI und andere Vorteile? Das ist für die Entscheidung über die Einführung einer Plattform ebenso wichtig.

Auf der diesjährigen LegalTech wurde viel über den ROI gesprochen. Aber es gab einen erschreckenden Mangel an Informationen darüber, wie schnell ein Plattformanwender einen ROI von der Technologie, die er implementieren möchte, sehen wird.

Wenn man den Begriff "ROI" erwähnt, denken die meisten von uns an die "Rendite" in Bezug auf das Endergebnis. Wie viel wird dadurch eingespart? Wie viele Einnahmen werden dadurch direkt oder indirekt generiert? Das können Sie an unserer eigenen ROI-Berechnung für die Anwendung der Workflow-Automatisierung auf einen Prozess für eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) sehen:

ROI-Berechnung der Workflow-Automatisierung

Bei der Bewertung jeder Prozesstechnologieplattform sollten potenzielle Anwender jedoch über den ROI hinaus denken. Sie sollten ein Auge auf eine andere Metrik werfen, die genauso wichtig ist: Time-To-Value, oder T2V.

Wie schnell ist die Amortisation wirklich?

T2V

Time-To-Value ist ein Maß für die Zeit, die benötigt wird, um die Investition in eine Plattform zur Workflow-Automatisierung zu amortisieren. Die Vorteile einer schnelleren Amortisation sollten auf der Hand liegen: Je schneller Sie den Break-even-Punkt überschreiten, desto eher profitiert das Unternehmen von der Einführung.

Die beiden hypothetischen Produkte zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, die in der folgenden Grafik dargestellt sind, bieten jeweils unterschiedliche T2Vs. Plattform A erreicht den "Amortisationspunkt" viel schneller als Plattform B, so dass die Dividenden für das Unternehmen viel früher anfallen.

Time-To-Value-Diagramm für die Workflow-Automatisierung

Natürlich gibt es zahlreiche Faktoren, die T2V beeinflussen können:

  • Die Kosten der Plattform, unabhängig davon, ob es sich um ein Abonnement oder einen direkten Kauf handelt.
  • Die Geschwindigkeit und der Umfang der Umsetzung in der gesamten Organisation.
  • Infrastrukturkosten, falls vorhanden, abhängig von der Plattformkonfiguration (z. B. Netzwerkhardware oder Server vor Ort).
  • Supportkosten, z. B. für eine Plattform, die eine stärkere Integration und Wartung durch internes IT-Personal erfordert Schulungsanforderungen und die Einarbeitungszeit der Mitarbeiter.
  • Wie und wo wird die Plattform eingesetzt; wird sie für Prozesse verwendet, bei denen Verbesserungen hohe Erträge bringen?

Eine weitere Überlegung? Was, so sollten wir immer fragen, definiert den tatsächlichen "Wert" für die Organisation?

Was ist die "Rendite", von der wir hier sprechen?

Der Gesamtwert einer Lösung zur Workflow-Automatisierung geht über das Geld hinaus. Bei der Berechnung des Gesamtumfangs der "Wertdimensionen", die eine Plattform für das Unternehmen liefert, sollten daher auch einige der anderen von uns beobachteten Effekte berücksichtigt werden. Dazu gehören die "unbeabsichtigten Vorteile", die einen Arbeitsplatz tiefgreifend umgestalten können:

  • Steigerung der Reaktionsfähigkeit und Agilität: Durch die Verbesserung der betrieblichen Agilität ist das Unternehmen besser in der Lage, bestehende Aufgaben zu bewältigen und neue oder unerwartete Chancen zu ergreifen. Sowohl für private als auch für öffentliche Dienstleistungsunternehmen gibt es eine Reihe von Leistungsindikatoren (KPIs) für das Geschäftsprozessmanagement (BPM), die Manager einsetzen können, um Szenarien vor und nach der WFA zu bewerten. Dazu gehören Fehlerquoten, die Anzahl der Instanzen jedes Prozesses oder Dokuments, saisonale Metriken, Geschäftsmöglichkeiten pro Benutzer und Zeitraum, die Zeit bis zum Abschluss eines Prozessschritts, die Zeit bis zum Abschluss des Gesamtprozesses, SLA-Konformitätswerte und andere.
  • Moralische Verbesserungen: Unternehmen, die Workflow-Automatisierung eingeführt haben, konnten beobachten, dass Mitarbeiter, insbesondere Millennials, eine positivere Sicht auf den Arbeitsplatz entwickeln; vor allem letztere achten darauf, ob sie in einem Unternehmen arbeiten, das modernste Tools und Technologien einsetzt.
  • Verstärkte Zusammenarbeit: Die Zusammenarbeit ist für die meisten Unternehmen ein Grundbedürfnis, da sie dazu beiträgt, den maximalen Wert aus Ihren Mitarbeitern herauszuholen, indem sie intelligentere und bessere Arbeitsprodukte liefert. Dies ist einer der Hauptgründe, warum eine Plattform zur Workflow-Automatisierung mit integrierten Funktionen für die Zusammenarbeit ein wichtiges Werkzeug für die Veränderung der Betriebskultur sein kann, sei es in einer einzelnen Abteilung oder im gesamten Unternehmen.
  • Stärkere Kunden- und Stakeholder-Bindungen: Sobald sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden, werden sowohl das Unternehmensteam als auch seine Kunden oder Interessengruppen entlastet. Beide Seiten können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, als Papierkram zu erledigen oder sich zu fragen, wann (oder ob) ein Projekt abgeschlossen sein wird.
  • Halo-Effekte: Die Verbesserung von Kernarbeitsabläufen führt zu Zeiteinsparungen bei anderen Prozessen und Personen, die nur zufällig mit diesen Arbeitsabläufen in Berührung kommen; ein Lagerverwalter kann beispielsweise feststellen, dass ein effizienterer, weniger fehleranfälliger Verkaufs- oder Beschaffungsprozess seine Arbeit berechenbarer und weniger stressig macht.
  • Hochwertigere Arbeit: Eine Studie über Gesundheitsdienstleister, die die Automatisierung von Arbeitsabläufen eingeführt haben, ergab, dass nicht nur Vorteile wie Zeitersparnis, Verringerung des Personalstresses und Verbesserung der Arbeitsmoral zu verzeichnen waren, sondern auch die tatsächliche Qualität der Patientenversorgung verbessert wurde, da die Mitarbeiter mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben hatten.

Fragen Sie immer "Was ist das T2V"?

Diese Frage sollten Sie jedem Anbieter von Workflow-Automatisierung stellen: Welche Wertdimensionen können Sie von Ihren Ausgaben erwarten, und wie schnell können Sie damit rechnen, dass diese zustande kommen?

Wenn ein WFA-Anbieter mit dieser Frage überfordert ist oder keine authentischen Fallstudien vorlegen kann, liegt das vielleicht daran, dass er sein Angebot entwickelt hat, ohne sich ausreichend Gedanken darüber zu machen, wie es in der realen Welt funktionieren muss, um die tatsächlichen Bedürfnisse der Anwender zu erfüllen.