Independientemente del tipo de transformación digital al que aspire una empresa, su visión debe centrarse directamente en los beneficios que ofrece la tecnología. Pero, ¿en cuánto tiempo se obtiene el retorno de la inversión y otros beneficios? Eso es igual de importante a la hora de tomar una decisión sobre la adopción de una plataforma.
En la LegalTech de este año se habló mucho sobre el retorno de la inversión (ROI). Sin embargo, sorprendió la falta de información sobre la rapidez con la que los usuarios de una plataforma pueden obtener un retorno de la inversión de la tecnología que deciden implementar.
Cuando se menciona el «ROI», la mayoría de nosotros pensamos en el «rendimiento» en términos de resultados finales. ¿Cuánto se ahorrará? ¿Cuántos ingresos generará directa o indirectamente? Esto se refleja en nuestro propio cálculo del ROI sobre la aplicación de la automatización del flujo de trabajo a un proceso de acuerdo de confidencialidad (NDA) legal:
Sin embargo, al evaluar cualquier plataforma tecnológica de procesos, creemos que los posibles usuarios deben pensar más allá del retorno de la inversión. Deben fijarse en otra métrica que es igual de importante: lo que llamamos «tiempo de valor» o T2V.
¿Cuál es la verdadera velocidad de recuperación de la inversión?
El tiempo de amortización es una medida del tiempo que se tarda en obtener beneficios de la inversión realizada en la plataforma de automatización del flujo de trabajo. Las ventajas de una amortización más rápida son evidentes: cuanto antes se supere el punto de equilibrio, antes empezará la empresa a obtener beneficios de la adopción.
Los dos productos hipotéticos de automatización de flujos de trabajo que se muestran en el gráfico siguiente ofrecen diferentes T2V. La plataforma A alcanza el «punto de recuperación» mucho más rápido que la plataforma B, por lo que los dividendos comienzan a acumularse en la organización mucho antes.
Por supuesto, hay múltiples factores que pueden afectar al T2V:
- El coste de la plataforma, ya sea por suscripción o por compra directa.
- La rapidez y el alcance de su implementaciónen toda la organización.
- Los costes de infraestructura,si los hubiera, dictados por la configuración de la plataforma (hardware de red o servidores locales, por ejemplo).
- Costes de soporte,como los de una plataforma que requiere una mayor integración y mantenimiento prácticos por parte del personal informático interno. Requisitos de formación y curva de incorporación de los empleados.
- ¿Cómo y dónde se aplica la plataforma? ¿Se está implementando en procesos en los que las mejoras generan altos rendimientos?
¿Otra consideración? ¿Qué es lo que siempre debemos preguntarnos para definir el «valor» real para la organización?
¿A qué «rendimiento» nos referimos?
El valor agregado de una solución de automatización de flujos de trabajo va más allá del dinero. Por lo tanto, al calcular el alcance total de las «dimensiones de valor» que una plataforma ofrece a la empresa, hay que tener en cuenta algunos de los otros efectos que hemos observado. Entre ellos se incluyen los «beneficios no previstos» que pueden transformar profundamente un lugar de trabajo:
- Mejoras en la capacidad de respuesta y la agilidad:mejorar la agilidad operativa permite a la empresa gestionar mejor el trabajo existente y aprovechar las oportunidades nuevas o inesperadas que surjan. Tanto para las organizaciones de servicios públicos como para las privadas, existen diversos indicadores clave de rendimiento (KPI) de gestión de procesos empresariales (BPM) que los gerentes pueden emplear para evaluar los escenarios previos y posteriores al WFA. Entre ellos se incluyen las tasas de error, el número de instancias de cada proceso o documento, las métricas de estacionalidad, las oportunidades comerciales por usuario y por período, el tiempo de finalización de cada paso del proceso, el tiempo total de finalización del proceso, las puntuaciones de cumplimiento del SLA y otros.
- Mejoras en la moral:Las empresas que han adoptado la automatización del flujo de trabajo han observado que los empleados, especialmente los millennials, desarrollan una visión más positiva del lugar de trabajo; estos últimos, en particular, son sensibles a si trabajan o no en una organización que aprovecha las herramientas y tecnologías más avanzadas.
- Mayor colaboración:la colaboración es el santo grial para la mayoría de las organizaciones, ya que ayuda a extraer el máximo valor de sus activos humanos al ofrecer un producto de trabajo más inteligente y mejor. Es una de las principales formas en que una plataforma de automatización del flujo de trabajo con funciones de colaboración integradas puede ser una herramienta importante para transformar la cultura operativa, ya sea dentro de un solo departamento o en toda la organización.
- Vínculos más sólidos con los clientes y las partes interesadas:una vez que las tareas repetitivas se automatizan, se eliminan las cargas tanto del equipo de la empresa como de sus clientes o partes interesadas. Ambas partes pueden centrarse en tareas más importantes que mover papeles o preguntarse cuándo (o si) se completará un proyecto.
- Efectos halo:mejorar los flujos de trabajo principales genera beneficios en forma de ahorro de tiempo para otros procesos y personas que se ven afectadas de forma incidental por dichos flujos de trabajo; por ejemplo, un responsable de almacén puede apreciar cómo un proceso de ventas o aprovisionamiento más eficiente y menos propenso a errores hace que su trabajo sea más predecible y menos estresante.
- Trabajo de mayor calidad:un estudio realizado entre proveedores de atención sanitaria que habían adoptado la automatización de los flujos de trabajo reveló que no solo se obtenían beneficios como ahorro de tiempo, reducción del estrés del personal y mejora de la moral, sino que también mejoraba la calidad real de la atención prestada a los pacientes, ya que los empleados disponían de más tiempo para dedicarse a lo que realmente importaba.
Siempre pregunta «¿cuál es el T2V?».
Es una pregunta clave que deberías hacerle a cualquier proveedor de automatización de flujos de trabajo: ¿Qué valor puedes esperar de tu inversión y en cuánto tiempo puedes esperar que se materialice?
Si un proveedor de WFA se queda sin respuesta ante esa pregunta o no puede proporcionar casos prácticos auténticos, tal vez sea porque diseñó su oferta sin prestar suficiente atención al rendimiento que debe tener en el mundo real, satisfaciendo las necesidades reales de los usuarios.
