Jedes Jahr erhalte ich eine große Menge an Korrespondenz von meiner Bank. Sei es in Form von Kontoauszügen per Post, Service-Updates per E-Mail oder dem einen oder anderen Sicherheitsanruf, um zu überprüfen, ob ich noch der bin, für den ich mich ausgebe. Jedes Mal enthält die Korrespondenz zumindest meinen Namen, meine Adresse und die Kontaktdaten, die die Bank für mich gespeichert hat, aber ich weiß, dass sie noch viel mehr über mich wissen. Aufgrund der jährlichen Überprüfungen, die sie durchführen, wissen sie über meinen Lebensstil Bescheid. Leider kennen sie auch den Betrag, den ich ihnen für meine Hypothek schulde, und sie behalten diesen Betrag gut im Auge. Sie wissen, wie viel meine Frau gerne ausgibt, um Leute zum Kaffee zu treffen. Diese Daten stehen ihnen zur Verfügung und werden in vielen verschiedenen Systemen für viele verschiedene Zwecke gespeichert. Deshalb war ich überrascht, als ich vor kurzem einen Brief per Post erhielt, der an mich adressiert war und in dem von einem Dienst die Rede war, bei dem ich mich vor kurzem angemeldet hatte, aber der Rest des Dokuments enthielt die Daten einer anderen Person. Wie kann so etwas passieren?
Im Bankensektor gibt es eine große Anzahl sehr komplexer Systeme, die zur Automatisierung der Erfassung, Analyse und Speicherung von Daten in verschiedenen Abteilungen des Unternehmens eingesetzt werden. Doch selbst wenn all diese Systeme ihre Aufgabe ordnungsgemäß erfüllen, indem sie die Daten korrekt speichern und verwalten, ist der Verteilungsmechanismus dieser Daten, in vielen Fällen die Erstellung von Unterlagen, immer noch ein manueller Prozess. So werden beispielsweise Daten, die zu einem früheren Zeitpunkt des Geschäftsprozesses in ein System eingegeben wurden, z. B. von einem Kundenbetreuer, von einem Bildschirm abgerufen und von einem Mitarbeiter des operativen Teams manuell in ein Word-Dokument eingegeben. Bei dem Dokument, in das die Daten eingegeben werden, kann es sich um ein altes Dokument handeln, das bereits andere Kundendaten enthielt und als "Vorlage" verwendet wird. Das Dokument wird dann manuell bearbeitet, Teile anderer Dokumente werden hineinkopiert und Stylingänderungen vorgenommen, bis das Dokument vollständig ist. Wie Sie vielleicht vermuten, kann und wird diese Praxis zu erheblichen Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften führen - nicht aufgrund von vorsätzlichen Handlungen, sondern aufgrund von Mängeln im manuellen Dokumentenerstellungsprozess, bei dem sich leicht Fehler einschleichen können, so wie bei dem Dokument, das ich kürzlich erhalten habe. Wie können Banken sicherstellen, dass ihre Dokumente vorschriftsmäßig, risikofrei, korrekt, zugänglich und umfassend sind - um nur einige der wichtigsten Kriterien zu nennen?
HotDocs bietet eine intelligente Technologie zur Zusammenstellung von Dokumenten, die es Banken ermöglicht, den Prozess der Dokumentenerstellung zu automatisieren und die Kontrolle über ihre Dokumentationsausgabe zu erlangen. Banken können ihren Output standardisieren, indem sie über HotDocs Vorlagen erstellen, die die einzugebenden Daten, das Branding und die Textfragmente vorgeben, die zur Erstellung eines konformen Dokuments erforderlich sind. Die Daten können dann über die robuste Anwendungsprogrammierschnittstelle in HotDocs eingegeben werden, das dann auf der Grundlage dieser Daten und der HotDocs-Vorlage das entsprechende Dokument oder eine Reihe von Dokumenten zusammenstellen kann. Das bedeutet, dass die aus verschiedenen Systemen gesammelten Daten in HotDocs eingespeist werden können, um fehlerfreie, gestaltete und zugängliche Dokumente ohne manuelle Eingriffe zu erstellen. Die Automatisierung des Prozesses mindert viele Risiken, die durch manuelle Prozesse bei der Dokumentenerstellung entstehen.
Es ist kein Geheimnis, dass die Einhaltung von Vorschriften für viele Unternehmen eine zunehmende Belastung darstellt. In vielen globalen Banken laufen umfangreiche Projekte, die darauf abzielen, Prozesse in einer sich ständig verändernden Compliance-Landschaft zu verwalten. HotDocs hilft Banken jeder Größe bei der Dokumentenproduktion, indem es Risiken reduziert, die Einhaltung von Vorschriften fördert, Kosten senkt und Zeit spart.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
