Cada año recibo una gran cantidad de correspondencia de mi banco. Puede tratarse de extractos bancarios por correo postal, actualizaciones de servicios por correo electrónico o alguna que otra llamada telefónica de seguridad para comprobar que sigo siendo quien digo ser. Cada vez, la correspondencia contiene como mínimo mi nombre, mi dirección y los datos de contacto que el banco tiene registrados sobre mí, pero sé que saben mucho más sobre mí. Conocen mi estilo de vida gracias a las revisiones anuales que realizan. Desgraciadamente, saben cuánto les debo por mi hipoteca y suelen llevar un control exhaustivo de ello. Saben cuánto le gusta a mi mujer gastar en quedar con gente para tomar café. Estos datos están a su disposición y se almacenan en muchos sistemas diferentes con fines muy diversos. Por eso me sorprendió recibir recientemente una carta por correo dirigida a mí, en la que se hablaba de un servicio al que me había suscrito recientemente, pero el resto del documento contenía datos de otra persona. ¿Cómo puede suceder esto?
En el sector bancario se utilizan numerosos sistemas muy complejos para automatizar el proceso de recopilación, análisis y almacenamiento de datos en múltiples divisiones de la organización. Sin embargo, aunque todos estos sistemas funcionen correctamente y almacenen y gestionen los datos de forma adecuada, el mecanismo de distribución de esos datos, en muchos casos la producción de documentación, sigue siendo un proceso manual. Por ejemplo, los datos introducidos en un sistema en una fase anterior del proceso empresarial, por ejemplo, por un gestor de relaciones, se extraen de una pantalla y se introducen manualmente en un documento de Word por un miembro del equipo de operaciones. El documento en el que se introducen los datos puede ser un documento antiguo que contenía otros datos de clientes y que se utiliza como «plantilla». A continuación, el documento se edita manualmente, se copian partes de otros documentos y se realizan cambios de estilo hasta que el documento está completo. Como es de suponer, este tipo de prácticas pueden dar lugar a importantes problemas de cumplimiento, no por acciones deliberadas, sino por fallos en el proceso manual de producción de documentos, en el que los errores pueden pasar fácilmente desapercibidos, como en el caso del documento que he recibido recientemente. ¿Cómo pueden los bancos asegurarse de que sus documentos cumplen con la normativa, no entrañan riesgos, son precisos, accesibles y completos, por citar solo algunas métricas clave?
HotDocs proporciona una tecnología inteligente de ensamblaje de documentos que permite a los bancos automatizar el proceso de producción de documentos y controlar la salida de su documentación. Los bancos pueden estandarizar su salida creando plantillas a través de HotDocs que prescriben los datos que deben introducirse, la marca y los fragmentos de texto necesarios para crear un documento conforme. A continuación, los datos se pueden introducir en HotDocs a través de su robusta interfaz de programación de aplicaciones, que puede ensamblar el documento o conjunto de documentos pertinentes basándose en esos datos y en la plantilla de HotDocs. Esto significa que los datos recopilados de diferentes sistemas se pueden introducir en HotDocs para producir documentos perfectamente precisos, con el estilo adecuado y accesibles, sin intervención manual. La automatización del proceso mitiga muchos de los riesgos que se introducen a través del proceso manual en la producción de documentos.
No es ningún secreto que el cumplimiento normativo supone una carga cada vez mayor para muchas organizaciones y que hay grandes proyectos en marcha en muchos de los bancos internacionales con el objetivo de gestionar los procesos en un panorama normativo en constante cambio. En lo que respecta a la producción de documentos, HotDocs ayuda a bancos de todos los tamaños a reducir el riesgo, facilitar el cumplimiento normativo, reducir los costes y ahorrar tiempo.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
