Dieser Ansatz ist jedoch nicht nachhaltig, wenn Ihr Unternehmen wächst. Sie müssen spezifische Personalrichtlinien und -verfahren zum Nutzen Ihres Unternehmens und Ihrer Belegschaft erstellen. Aber wo fangen Sie an? Ein engagierter Personalfachmann kann die Abteilung sicherlich von Grund auf aufbauen, aber vielleicht sind Sie noch nicht bereit, diese Stelle zu besetzen.
In diesem Fall obliegt es der Führungsriege, die richtigen HR-Prozesse zu entwickeln. Wir wissen, dass dies eine große Herausforderung sein kann, und möchten Ihnen daher mit unserer Schritt-für-Schritt-Checkliste für den Aufbau einer Personalabteilung zur Seite stehen. Wir behandeln alle Dokumente, die Sie erstellen müssen, alle Richtlinien, die Sie festlegen müssen, und die verschiedenen Softwareprogramme, die Ihnen bei der Verwaltung all dieser Aufgaben helfen können.
Wenn Sie eine Personalabteilung aufbauen möchten, fordern Sie noch heute eine Live-Demo der verschiedenen Plattformen von Trakstar an, mit denen Sie von Anfang an effizient arbeiten können.
HR-Dokumente für wachsende Unternehmen
Beginnen wir damit, die verschiedenen HR-Dokumente durchzugehen, die Sie benötigen werden. Wir werden erläutern, warum jedes einzelne wichtig ist und was es enthalten sollte.
Stellenprofile
Der erste Schritt beim Aufbau einer Personalabteilung besteht darin, die Verantwortlichkeiten, Aufgaben und langfristigen Ziele für jeden Mitarbeiter zu definieren. In den Stellenprofilen wird genau beschrieben, worauf sich die Mitarbeiter konzentrieren und was sie auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten und Erfahrungen erreichen sollen.
Bitten Sie die Führungskräfte, für jede Position in ihrem Team Stellenprofile zu erstellen. Es kann von Vorteil sein, die Mitarbeiter in diese Aufgabe einzubeziehen, damit sie mitteilen können, wie sie zu den übergeordneten Team- und Unternehmenszielen beitragen werden.
Achten Sie darauf, dass Ihre Stellenprofile so klar wie möglich sind. Mitarbeiter sind motiviert und engagiert, wenn sie wissen, wofür sie ihre Zeit und Energie während des Arbeitstages einsetzen sollen.
Organigramm
Sobald die Stellenprofile fertiggestellt sind, verwenden Sie diese Dokumente, um Ihr Organigramm oder kurz „Org-Chart” auszufüllen. Ein Organigramm ist eine grafische Darstellung der Berichtsstruktur Ihrer Belegschaft. Es zeigt die Positionen, aus denen sich jede Abteilung zusammensetzt, und den Vorgesetzten, dem jeder Mitarbeiter unterstellt ist.
Einige kleinere Organisationen und Start-ups bevorzugen die „flache Organisationsstruktur” gegenüber einer traditionellen hierarchischen Struktur. Bei einer flachen Struktur sind alle Mitarbeiter auf einer Ebene und berichten direkt an den CEO/Geschäftsinhaber. Eine hierarchische Struktur ist am weitesten verbreitet, aber Sie müssen nicht mehrere Abteilungen und Ebenen schaffen, wenn Sie ein kleines, kooperatives Team haben.
Vergütungsstruktur
Erstellen Sie eine Tabelle oder ein ähnliches Dokument, in dem die Gehälter und/oder Lohnsätze aller Mitarbeiter aufgeführt sind. Der Zweck dieses HR-Dokuments besteht darin, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter entsprechend ihrer Position innerhalb des Unternehmens und ihrem beruflichen Hintergrund fair bezahlt werden.
Sie sollten zwar stets eine gleiche Bezahlung für Mitarbeiter in ähnlichen Positionen anstreben, doch kann die genaue Vergütung durch die Berufserfahrung, die Fähigkeiten, die Arbeitsleistung und die Dauer der Beschäftigung in Ihrem Unternehmen beeinflusst werden. Wenn Sie mehrere Standorte oder Remote-Mitarbeiter haben, sollten Sie auch sicherstellen, dass die Vergütung eines Mitarbeiters die Lebenshaltungskosten in seiner Region berücksichtigt.
Wir empfehlen Ihnen, die marktüblichen Gehälter für die verschiedenen Positionen in Ihrem Unternehmen zu recherchieren (auch hier sollten Sie die Berufserfahrung und den Standort berücksichtigen). Wenn Sie sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter angemessen vergütet wird, maximieren Sie die Produktivität und das Engagement und reduzieren gleichzeitig die Fluktuation.
Einstellungsplan
Wenn Sie ernsthaft daran interessiert sind, HR-Funktionen in Ihrem Unternehmen einzuführen, dann wahrscheinlich, weil Sie Wachstumsziele verfolgen. Das bedeutet, dass Sie einen Plan für die Positionen erstellen sollten, die Sie in absehbarer Zukunft neu besetzen möchten. Legen Sie fest, welche Positionen die höchste Priorität haben, damit Sie Ihre Ressourcen richtig zuweisen und einen Zeitplan erstellen können, um die richtigen Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt einzustellen.
Eine Einstellungsstrategie umfasst auch die Schritte, die Ihr Team befolgen wird, wenn es darum geht, eine offene Stelle zu besetzen. Dazu gehören ein Stellenprofil/eine Stellenbeschreibung, die Angabe, wer der einstellende Manager sein wird, die Teammitglieder, die an den Vorstellungsgesprächen teilnehmen werden, und alle Kompetenzbewertungen, die Sie von den Bewerbern verlangen werden. Die Einstellung von Mitarbeitern kann zeitaufwändig und kompliziert sein. Je besser Sie also planen, desto besser sind Sie darauf vorbereitet, hervorragende Bewerber zu finden.
Arbeitnehmerleistungen
Personalabteilungen bieten zunehmend einzigartige Zusatzleistungen zur Ergänzung der Vergütung an. Neben den üblichen Leistungen wie Krankenversicherung und Altersvorsorge wünschen sich moderne Arbeitnehmer unter anderem die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, eine Erstattung der Fahrtkosten und Wellness-Leistungen.
Es ist vielleicht nicht machbar, all diese Vorteile anzubieten, aber es lohnt sich, zu überlegen, welche zusätzlichen Vergünstigungen Sie anbieten können, und zu dokumentieren, wie Mitarbeiter diese in Anspruch nehmen können. Legen Sie den Höchstbetrag fest, den Mitarbeiter für Dinge wie Homeoffice oder Wellness-Leistungen ausgeben können, und legen Sie den Prozess für die Erstattung fest.
WICHTIG: Einige Arbeitnehmerleistungen sind gesetzlich vorgeschrieben. Als Arbeitgeber sind Ihnen diese Anforderungen wahrscheinlich bereits bekannt, aber überprüfen Sie dennoch die Arbeitsgesetze auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene, um sicherzustellen, dass Sie diese einhalten.
Urlaub & PTO
Wachsende Unternehmen benötigen eine Personalpolitik und entsprechende Verfahren, um ihren Mitarbeitern Freizeit zu gewähren. Legen Sie fest, welche Feiertage begangen werden und wie Mitarbeiter Krankheitstage, Urlaubstage und Vaterschafts-/Krankenurlaub beantragen können.
Es gibt verschiedene Ansätze, um Mitarbeitern Freizeit zu gewähren. Einige Unternehmen verlangen von ihren Mitarbeitern, dass sie ihre Urlaubstage einteilen, während andere ihnen einfach erlauben, bei Bedarf Urlaub zu nehmen, sofern dies angemessen ist. Es ist auch von Vorteil, ein System zu haben, das Urlaubsanträge automatisiert und die Anzahl der Urlaubstage jedes Mitarbeiters erfasst.
WICHTIG: Ähnlich wie bei den Sozialleistungen gibt es auch für die Freizeit spezifische Arbeitsgesetze. Vaterschafts-/Krankenurlaub wird oft durch das Familien- und Krankenurlaubsgesetz (FMLA) vorgeschrieben, und viele Bundesstaaten und Gemeinden haben ihre eigenen Gesetze für Krankheitstage und Urlaubstage.
Leistungsmanagement und -bewertungen
Jeder Mitarbeiter muss zum gemeinsamen Erfolg des Unternehmens beitragen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Personalprozess zur Leistungsbewertung und Feedbackgabe einrichten, der den einzelnen Mitarbeitern hilft, sich zu verbessern.
Bitten Sie die Führungskräfte, für jeden direkten Mitarbeiter langfristige Ziele auf der Grundlage der in seinem Stellenprofil enthaltenen Angaben festzulegen. Erwägen Sie, monatliche, zweimonatliche oder wöchentliche Besprechungen einzuführen, in denen die Führungskräfte den Mitarbeitern Feedback zu ihren Fortschritten bei der Erreichung ihrer Ziele geben.
Nutzen Sie das Feedback aus den Leistungsüberprüfungen für die Erstellung formeller vierteljährlicher oder jährlicher Leistungsbeurteilungen. Erstellen Sie Formulare, mit denen Manager jeden Mitarbeiter hinsichtlich seiner primären Ziele und anderer Kompetenzen bewerten können, die den Erfolg in seiner Position belegen. Lassen Sie die Manager dann mit ihren direkten Untergebenen zusammenkommen, um die Ergebnisse zu besprechen und neue Ziele für die absehbare Zukunft festzulegen.
Erstattung von Ausgaben
Sie sollten stets bestrebt sein, Ihren Mitarbeitern alle für ihre Arbeit erforderlichen Hilfsmittel und Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Es kann jedoch vorkommen, dass sie im Namen des Unternehmens eigene Ausgaben tätigen, sodass Sie eine Personalrichtlinie für die Erstattung von Ausgaben benötigen. Legen Sie Anweisungen für die Erstellung von Spesenabrechnungen und einen Genehmigungsprozess fest, der dazu führt, dass die Mitarbeiter eine Erstattung über die Gehaltsabrechnung erhalten.
Überlegen Sie, welche Ausgaben Ihren Mitarbeitern voraussichtlich entstehen werden, und legen Sie Obergrenzen für die Ausgaben fest. Wenn Ihre Mitarbeiter beispielsweise auf Geschäftsreisen sind, erstellen Sie eine Richtlinie, in der Obergrenzen für Verpflegung, Transport und Unterkunft festgelegt sind. Wenn Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, sollten Sie eine Erstattung der Kosten für Internet oder Büroausstattung in Betracht ziehen.
Ausbildungs- und Entwicklungsplan
Die Formalisierung von Geschäftsabläufen erfordert auch, dass den Mitarbeitern beigebracht wird, wie sie ihre Arbeit effektiv erledigen können. Einige Mitarbeiter verfügen bereits über die für ihre Rolle erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse, müssen jedoch organisationsspezifische Prozesse erlernen. In anderen Fällen benötigen neue Mitarbeiter eine umfassende Einarbeitung.
Das Wachstum des Unternehmens sollte auch neue Karrieremöglichkeiten für Ihre Mitarbeiter bedeuten. Bitten Sie die Führungskräfte, sich mit ihren direkten Untergebenen zu treffen, um deren berufliche Ziele zu besprechen. Lassen Sie sie einen Plan erstellen, der den Mitarbeitern hilft, die für den beruflichen Aufstieg erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen zu erwerben. Die beruflichen Entwicklungspläne sollten bei den Leistungsbeurteilungen überprüft werden, um festzustellen, ob die Mitarbeiter Fortschritte bei der Erreichung ihrer persönlichen Ziele machen.
Einführung neuer Mitarbeiter
Wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen, benötigen Sie einen HR-Prozess, der ihnen hilft, sich schnell nach ihrem Eintritt in das Unternehmen zurechtzufinden. Menschen haben zu Beginn einer neuen Tätigkeit viele Fragen, und ein formeller Einarbeitungsplan liefert ihnen alle Informationen, die sie benötigen, um sich auf den Erfolg vorzubereiten.
Erstellen Sie eine Onboarding-Checkliste, die alles enthält, was für die Begrüßung eines neuen Mitarbeiters erforderlich ist. Hier sind einige Beispiele dafür, was darin enthalten sein sollte:
- Teilen Sie notwendige organisatorische Informationen (z. B. Mitarbeiterhandbuch)
- Bereitstellung der erforderlichen Ausrüstung und Werkzeuge (z. B. Computer, E-Mail-Adresse, Uniform)
- Erstellen Sie Mitarbeiterprofile in Personalmanagementsystemen (z. B. Lohnabrechnung, Leistungsmanagement, Mitarbeiterschulung).
- Bereitstellung der Unterlagen für neue Mitarbeiter (z. B. Steuerformulare, Anmeldung für Sozialleistungen).
Darüber hinaus sollten neue Mitarbeiter an einer Reihe von Besprechungen mit ihrem Vorgesetzten teilnehmen, um Erwartungen zu besprechen und Fragen zu klären (am Ende ihres ersten Tages, ihrer ersten Woche, ihres ersten Monats usw.). Der Großteil der Einarbeitung findet in der ersten Woche des neuen Mitarbeiters statt, kann sich jedoch über mehrere Monate erstrecken, sodass er ausreichend Gelegenheit hat, Fragen zu stellen, während er sich einarbeitet.
Unternehmenskultur
Wachsende Unternehmen müssen definieren, welche Art von Kultur sie ihren Mitarbeitern bieten möchten. Wenn Sie dies nicht tun, entsteht von selbst eine Atmosphäre, die für manche Mitarbeiter unangenehm sein kann.
Kultur ist jedoch immateriell und nicht wie die anderen bisher beschriebenen Dokumente etwas, das nach seiner Niederschrift auf Papier abgeschlossen ist. Vielmehr erfordert Kultur die Zustimmung aller Mitarbeiter und muss kontinuierlich von der Personalabteilung und der Unternehmensleitung überwacht werden.
Beginnen Sie damit, die spezifischen Werte aufzulisten, die Ihre Mitarbeiter bei ihrer Arbeit erleben und leben sollen. Fügen Sie zu jedem Wert Beschreibungen und Beispiele hinzu, damit es sich nicht nur um leere Schlagworte handelt. Teilen Sie diese Werte mit Ihren Mitarbeitern und freuen Sie sich über deren Feedback.
Sobald Ihre Unternehmenskultur etabliert ist, nutzen Sie Umfragen zum Engagement, um herauszufinden, wie Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitserfahrungen empfinden. Ermöglichen Sie ihnen, anonym zu antworten, damit Sie wirklich beurteilen können, ob Ihr Unternehmen die angestrebte Kultur und Werte etabliert hat.
HR-Richtlinien, die in Ihrem Mitarbeiterhandbuch enthalten sein sollten
Sie müssen außerdem ein Mitarbeiterhandbuch erstellen, in dem alle Richtlinien aufgeführt sind, die Ihre Mitarbeiter bei ihrer Arbeit befolgen müssen. Einige der in den vorherigen Abschnitten genannten Dokumente müssen darin enthalten sein (z. B. Sozialleistungen, Urlaub, Leistungsbeurteilungen, Spesenrückerstattung und Unternehmenswerte).
Hier sind weitere Richtlinien, die Sie einbeziehen sollten und die keine umfangreichen Überlegungen erfordern:
- Verhaltensrichtlinien – Beschreiben Sie, wie sich Mitarbeiter innerhalb und außerhalb des Arbeitsplatzes zu verhalten haben.
- Richtlinie gegen Belästigung und Diskriminierung – Als Erweiterung der Richtlinie zum beruflichen Verhalten werden Standards festgelegt, damit sich alle am Arbeitsplatz wohlfühlen und vor Schaden geschützt sind.
- Richtlinie zum Unternehmenseigentum – Listen Sie die Gegenstände auf, für die die Mitarbeiter verantwortlich sind, deren Verwendungszweck und den Zustand, in dem sie gehalten werden sollen.
- Kommunikationsrichtlinie – Legen Sie Regeln und Standards für E-Mails, soziale Medien und interne Kommunikationsmittel fest.
- Richtlinie zur Sicherheit am Arbeitsplatz – Teilen Sie Notausgänge und Richtlinien für die Sicherheit am Arbeitsplatz mit.
- Anwesenheitsrichtlinie – Listen Sie die Tage und Stunden auf, an denen die Mitarbeiter für die Arbeit verfügbar sein müssen.
- Kleiderordnung – Legen Sie die Anforderungen an die Uniform oder Kleidung für Mitarbeiter fest.
- Austrittspolitik – Teilen Sie mit, wer bei einer Kündigung zu benachrichtigen ist und wie lange die Kündigungsfrist beträgt.
- Staatliche und lokale Arbeitsgesetze – Stellen Sie schließlich sicher, dass Ihr Mitarbeiterhandbuch alle Arbeitsgesetze abdeckt, die Ihr Unternehmen einhalten muss.
Geben Sie jedem neuen Mitarbeiter im Rahmen des Einarbeitungsprozesses das Mitarbeiterhandbuch. Bitten Sie ihn, sich mit dessen Inhalt vertraut zu machen und ein Dokument zu unterzeichnen, in dem er bestätigt, dass er alle Richtlinien zur Kenntnis genommen hat.
HR- und Personalmanagement-Software
Sobald Sie Ihre HR-Dokumente erstellt und Ihre Richtlinien schriftlich festgehalten haben, benötigen Sie die richtige Software zur Verwaltung Ihrer Belegschaft. Wahrscheinlich verfügen Sie bereits über eine Lösung für die Gehaltsabrechnung und ein Personalinformationssystem (HRIS) für die Kontaktdaten Ihrer Mitarbeiter. Sehen wir uns nun die weitere Software an, die Sie im Zuge des Wachstums Ihres Unternehmens und der Etablierung Ihrer Personalabteilung implementieren müssen.
Software für Personalbeschaffung und Einstellung
Eine moderne Einstellungslösung optimiert einen mehrstufigen Einstellungsprozess. Bei der Umsetzung Ihrer langfristigen Einstellungsstrategie können Sie jeden Schritt des Einstellungsprozesses verwalten, Bewerber aus verschiedenen Quellen anwerben und die richtigen Teammitglieder zu Vorstellungsgesprächen einladen.
Leistungsmanagement-Software
Mit einem Leistungsmanagementsystemkönnen Sie für jeden Mitarbeiter Ziele festlegen und deren Erreichung verfolgen. Manager können die Fortschritte ihrer Mitarbeiter überwachen und regelmäßig Feedback geben, das ihnen hilft, sich kontinuierlich zu verbessern und erfolgreich zu sein.
Leistungsmanagement-Software hilft Ihnen auch dabei, effektive unternehmensweite Leistungsbeurteilungen durchzuführen. Sie können Bewertungsformulare für Teams und einzelne Mitarbeiter personalisieren und den Status der Bewertung jeder Person verfolgen.
Software für Mitarbeiterschulungen und Onboarding
Mit einer Software zur Mitarbeiterschulungkönnen Sie Ihrem Team Zugang zu einer Vielzahl von Schulungsinhalten bieten, die ihnen die Fähigkeiten und Kenntnisse vermitteln, die sie benötigen, um hervorragende Leistungen zu erbringen. Sie können erforderliche Einführungs- und rollenspezifische Schulungen zuweisen, die neuen Mitarbeitern helfen, die richtigen Prozesse und Verfahren zu erlernen.
Sie können auch optionale Schulungskurse erstellen, die den Mitarbeitern helfen, neue Fähigkeiten zu erwerben. Durch die Bereitstellung von Weiterbildungsinhalten werden die Mitarbeiter auf mehr Verantwortung vorbereitet und die Arbeitszufriedenheit gesteigert.
Software zur Mitarbeiterbindung
Während Sie Ihre Unternehmenskultur etablieren, können Sie Umfragen zum Mitarbeiterengagement , um die Arbeitszufriedenheit zu messen. Versenden Sie vorgefertigte monatliche Umfragen zu verschiedenen Themen und erstellen Sie Berichte, um die Ergebnisse zu analysieren.
Sie können auch nach Bedarf Umfragen erstellen, um Ihre Mitarbeiter zu Themen zu befragen, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Umfragen sind die beste Möglichkeit, um die Meinung jedes einzelnen Teammitglieds zu erfahren und Trends in Bezug auf das Engagement zu erkennen.
Wie Trakstar-Personalmanagement helfen kann
Trakstar wurde entwickelt, um Sie bei der Unterstützung Ihrer neu gegründeten Personalabteilung zu unterstützen. Verwalten Sie Ihre Einstellungsbemühungen, messen Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter, erstellen Sie leicht zugängliche Schulungsinhalte und versenden Sie Umfragen zum Engagement – alles in einer benutzerfreundlichen Lösung.
Fordern Sie noch heute eine Live-Demo an!
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Trakstar.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Trakstar, einen führenden Anbieter von Lösungen für Leistungsmanagement, Talentakquise und Personalanalyse. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um das umfassendere Engagement von Mitratech bei der Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern - von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Lernen und zur Entwicklung - sowie die Integration von Best Practices zur Einhaltung von HR-Richtlinien in unser wachsendes Personalportfolio widerzuspiegeln.
