Sin embargo, ese enfoque no es sostenible a medida que tu organización crece. Tendrás que crear políticas y procedimientos específicos de RR. HH. en beneficio tanto de tu organización como de tu plantilla. Pero, ¿por dónde empezar? Un profesional especializado en RR. HH. sin duda puede crear el departamento desde cero, pero quizá aún no estés preparado para contratar a alguien.
En ese caso, la tarea de crear los procesos de RR. HH. adecuados recae en el equipo directivo. Sabemos que esto puede suponer un gran esfuerzo, por lo que estamos aquí para ayudarte con nuestra lista de comprobación paso a paso para poner en marcha un departamento de RR. HH. Abordaremos todos los documentos que debes elaborar, las políticas que debes establecer y los diferentes programas informáticos que pueden ayudarte a gestionarlo todo.
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Documentos de RR. HH. para empresas en expansión
Empecemos por repasar los distintos documentos de recursos humanos que necesitarás. Explicaremos por qué cada uno de ellos es importante y qué deben incluir.
Perfiles profesionales
El primer paso para crear un departamento de recursos humanos es definir las responsabilidades, las tareas y los objetivos a largo plazo de cada empleado. Los perfiles de puesto describen con exactitud en qué deben centrarse los empleados y qué deben lograr en función de sus competencias y experiencia.
Pide a los responsables que elaboren perfiles de puesto para cada cargo de su equipo. Puede resultar útil involucrar al empleado en este ejercicio para que pueda explicar cómo va a contribuir a los objetivos generales del equipo y de la organización.
Asegúrate de que las descripciones de los puestos de trabajo sean lo más claras posible. Los empleados se sienten motivados y comprometidos cuando saben en qué deben dedicar su tiempo y energía durante la jornada laboral.
Organigrama
Una vez completados los perfiles de puesto, utiliza esos documentos para elaborar tu organigrama, o «org chart», como se suele decir. Un organigrama es una representación gráfica de la estructura jerárquica de tu plantilla. Muestra los puestos que componen cada departamento y el responsable al que rinde cuentas cada empleado.
Algunas organizaciones más pequeñas y empresas emergentes prefieren la «estructura organizativa plana» frente a la estructura jerárquica tradicional. En una estructura plana, todos los empleados están al mismo nivel y dependen directamente del director general o del propietario de la empresa. La estructura jerárquica es la más habitual, pero no te sientas obligado a crear múltiples departamentos y niveles si cuentas con un equipo pequeño y colaborativo.
Estructura retributiva
Crea una hoja de cálculo o un documento similar en el que se recojan los salarios y/o las tarifas de remuneración de todos los empleados. El objetivo de este documento de RR. HH. es garantizar que los empleados reciban una remuneración justa en función de su nivel dentro de la organización y de su trayectoria profesional.
Aunque siempre debes procurar que los empleados que ocupan puestos similares reciban la misma remuneración, la remuneración exacta puede verse influida por la experiencia profesional, las competencias, el rendimiento laboral y la antigüedad en tu organización. Si tienes varias sedes o personal que trabaja a distancia, también deberás asegurarte de que la remuneración de los empleados tenga en cuenta el coste de la vida en su zona.
Te recomendamos que consultes los salarios de mercado correspondientes a los distintos puestos de tu plantilla (teniendo en cuenta, una vez más, la experiencia y la ubicación). Garantizar que cada empleado reciba una remuneración adecuada permite maximizar la productividad y el compromiso, al tiempo que se reduce la rotación de personal.
Hoja de ruta de contratación
Si te planteas seriamente implantar funciones de recursos humanos en tu organización, es probable que sea porque tienes ambiciones de crecimiento. Eso significa que debes definir un plan para los puestos que quieres incorporar a tu plantilla en un futuro próximo. Determina qué puestos son los de mayor prioridad para poder asignar adecuadamente los recursos y establecer un calendario que te permita contratar a las personas adecuadas en el momento oportuno.
Una estrategia de contratación también incluye los pasos que seguirá tu equipo a la hora de cubrir un puesto vacante. Incluye un perfil o descripción del puesto, quién será el responsable de la contratación, los miembros del equipo que participarán en las entrevistas y cualquier prueba de habilidades que se pida a los candidatos que realicen. El proceso de contratación puede llevar mucho tiempo y resultar complicado, por lo que cuanto mejor lo planifiques, mejor preparado estarás para encontrar candidatos excelentes.
Prestaciones para los empleados
Los departamentos de recursos humanos ofrecen cada vez más prestaciones exclusivas para complementar la remuneración. Además de las prestaciones habituales, como el seguro médico y los planes de ahorro para la jubilación, los empleados de hoy en día buscan opciones de teletrabajo, reembolsos por los gastos de desplazamiento y prestaciones relacionadas con el bienestar, por citar algunos ejemplos.
Quizá no sea viable ofrecer todas esas prestaciones, pero merece la pena plantearse qué ventajas adicionales puedes ofrecer y documentar cómo pueden aprovecharlas los empleados. Define el importe máximo que los empleados pueden gastar en conceptos como la oficina en casa o las prestaciones de bienestar, así como el proceso para obtener el reembolso.
IMPORTANTE: Algunas prestaciones para los empleados son obligatorias por ley. Como empresario, es probable que ya conozcas estos requisitos, pero revisa la legislación laboral federal, estatal y local para asegurarte de que cumples con la normativa.
Días festivos y vacaciones pagadas
Las empresas en expansión necesitan una política y unos procedimientos de recursos humanos para conceder días libres a los empleados. Asegúrate de establecer qué días festivos se celebrarán y cómo pueden los empleados solicitar bajas por enfermedad, vacaciones y permisos de paternidad o médicos.
Existen diferentes formas de gestionar las bajas de los empleados. Algunas organizaciones exigen a los empleados que soliciten días de vacaciones, mientras que otras simplemente les permiten tomarse días libres según lo necesiten, siempre que sea razonable. También resulta útil contar con un sistema que automatice las solicitudes de bajas y realice un seguimiento del número de días que ha tomado cada empleado.
IMPORTANTE: Al igual que con las prestaciones, existen leyes laborales específicas en materia de permisos. La Ley de Permisos Familiares y Médicos (FMLA) suele exigir la concesión de permisos de paternidad o médicos, y muchos estados y municipios cuentan con sus propias leyes en materia de bajas por enfermedad y vacaciones.
Gestión del rendimiento y evaluaciones
Todos los empleados deben contribuir al éxito colectivo de la organización. Asegúrate de establecer un proceso de recursos humanos para evaluar el rendimiento y ofrecer comentarios que ayuden a cada empleado a mejorar.
Pide a los responsables que establezcan objetivos a largo plazo para cada uno de sus subordinados directos basándose en los detalles incluidos en su perfil de puesto. Plantéate exigir reuniones de seguimiento mensuales, bimensuales o semanales en las que los responsables compartan sus comentarios con los empleados en función de los avances que hayan logrado en la consecución de sus objetivos.
Utiliza los comentarios compartidos en reuniones de seguimiento del rendimiento para prepararse de cara a las evaluaciones formales de rendimiento trimestrales o anuales. Crea formularios que los responsables puedan utilizar para evaluar a cada empleado en función de sus objetivos principales y de las demás competencias que demuestren su éxito en su puesto. A continuación, haz que los responsables se reúnan con sus subordinados directos para comentar los resultados y establecer nuevos objetivos para el futuro inmediato.
Reembolso de gastos
Siempre debes esforzarte por proporcionar a los empleados todas las herramientas y recursos necesarios para realizar su trabajo. Sin embargo, puede haber ocasiones en las que gasten su propio dinero en nombre de la organización, por lo que es necesario contar con una política de RR. HH. para el reembolso de gastos. Establece unas instrucciones para la elaboración de informes de gastos y un proceso de aprobación que permita a los empleados recibir el reembolso a través de la nómina.
Ten en cuenta los gastos en los que probablemente incurran los empleados y establece límites sobre cuánto pueden gastar. Por ejemplo, si tus empleados viajan, elabora una política que establezca límites para las comidas, el transporte y el alojamiento. Si tus empleados trabajan desde casa, plantéate reembolsarles los gastos de Internet o de material de oficina.
Plan de formación y desarrollo
La formalización de las operaciones empresariales también requiere enseñar a los empleados a desempeñar sus funciones de manera eficaz. Algunos empleados ya contarán con las habilidades y los conocimientos necesarios para su puesto, pero tendrán que aprender los procesos específicos de la organización. En otros casos, los nuevos empleados necesitarán una formación profesional integral.
El crecimiento de la organización también debería traducirse en nuevas oportunidades profesionales para tus empleados. Pide a los responsables que se reúnan con sus subordinados directos para hablar sobre sus aspiraciones profesionales. Haz que elaboren un plan que ayude al empleado a adquirir las habilidades y la experiencia necesarias para avanzar en su carrera. Los planes de desarrollo profesional deben revisarse durante las evaluaciones de rendimiento para determinar si el empleado está avanzando hacia sus objetivos personales.
Incorporación de nuevos empleados
A medida que vayas incorporando a nuevas personas a tu plantilla, te interesará contar con un proceso de RR. HH. que les ayude a ponerse en marcha nada más incorporarse. Al empezar un nuevo trabajo, la gente suele tener muchas dudas, y un plan de incorporación formal les proporciona toda la información que necesitan para prepararse y tener éxito.
Elabora una lista de comprobación para la incorporación que recoja todo lo necesario para dar la bienvenida a un nuevo empleado. A continuación te ofrecemos algunos ejemplos de lo que debería incluir:
- Compartir la información organizativa necesaria (por ejemplo, el manual del empleado)
- Proporcionar el equipo y las herramientas necesarios (por ejemplo, ordenador, dirección de correo electrónico, uniforme)
- Crear perfiles de empleados en los sistemas de gestión de personal (por ejemplo, nóminas, gestión del rendimiento, formación de empleados)
- Proporcionar la documentación necesaria para los nuevos empleados (por ejemplo, formularios fiscales, inscripción en las prestaciones).
Además, los nuevos empleados deberían participar en una serie de reuniones con su responsable para hablar de las expectativas y que se respondan sus preguntas (al final de su primer día, de su primera semana, de su primer mes, etc.). La mayor parte del proceso de incorporación tiene lugar durante la primera semana del nuevo empleado, pero puede prolongarse durante unos meses, de modo que tenga amplias oportunidades de plantear preguntas a medida que se va adaptando.
Cultura empresarial
Las organizaciones en expansión deben definir el tipo de cultura que desean que vivan sus empleados. Si no lo hacen, se creará de forma espontánea un ambiente que podría hacer que el trabajo resultara desagradable para algunos empleados.
Sin embargo, la cultura es intangible y no es algo que quede completado una vez plasmado en papel, como los demás documentos descritos hasta ahora. Por el contrario, la cultura requiere la implicación de todos los empleados y debe ser supervisada continuamente por el departamento de RR. HH. y la dirección.
Empieza por enumerar los valores concretos que quieres que los empleados experimenten y pongan en práctica en el desempeño de su trabajo. Incluye descripciones y ejemplos para cada uno de ellos, de modo que no se queden en meras palabras de moda. Compártelos con tus empleados y anima a que te den su opinión.
Una vez que la cultura de la empresa esté consolidada, utiliza encuestas de compromiso para averiguar qué opinan los empleados sobre su experiencia laboral. Permíteles responder de forma anónima para que puedas evaluar realmente si tu organización ha logrado instaurar la cultura y los valores deseados.
Políticas de RR. HH. que debes incluir en el manual del empleado
También tendrás que elaborar un manual del empleado en el que se describan todas las normas que tus empleados deben seguir en el desempeño de su trabajo. Será necesario incluir algunos de los documentos mencionados en las secciones anteriores (por ejemplo, prestaciones, permisos, evaluaciones de rendimiento, reembolso de gastos y valores de la organización).
A continuación se indican otras políticas que conviene incluir y que no requieren una reflexión en profundidad:
- Política de conducta profesional – Describa cómo se espera que se comporten los empleados tanto dentro como fuera del lugar de trabajo.
- Política contra el acoso y la discriminación – Como ampliación de la política de conducta profesional, establece normas para que todos se sientan cómodos y a salvo en el lugar de trabajo.
- Política de la empresa sobre bienes – Enumera los bienes de los que son responsables los empleados, el uso previsto de los mismos y el estado en el que se espera que se mantengan.
- Política de comunicación – Definir normas y estándares para el correo electrónico, las redes sociales y las herramientas de comunicación interna.
- Política de seguridad y protección en el lugar de trabajo – Informa sobre las salidas de emergencia y las normas para garantizar la seguridad en el lugar de trabajo.
- Normativa de asistencia – Indica los días y las horas en los que los empleados deben estar disponibles para trabajar.
- Normativa sobre el código de vestimenta – Describir los requisitos relativos al uniforme o la vestimenta de los empleados.
- Política de baja – Indica a quién hay que notificar la dimisión y con cuánta antelación se espera que se comunique.
- Legislación laboral estatal y local – Por último, asegúrate de que el manual del empleado recoja todas las leyes laborales que tu organización debe cumplir.
Entrega a cada nuevo empleado el manual del empleado como parte del proceso de incorporación. Pídeles que se familiaricen con su contenido y que firmen un documento en el que confirmen que conocen todas las políticas.
Software de recursos humanos y gestión de personal
Una vez que hayas elaborado los documentos de RR. HH. y hayas plasmado las políticas por escrito, necesitarás el software adecuado para gestionar tu plantilla. Probablemente ya cuentes con una solución de nóminas y un sistema de información de recursos humanos (HRIS) para la información de contacto de los empleados. Repasemos el resto del software que necesitarás implementar a medida que tu organización crezca y el departamento de RR. HH. vaya tomando forma.
Software de selección y contratación de personal
Una solución moderna para la contratación agiliza un proceso de selección de varias fases. A medida que pongas en práctica tu plan de contratación a largo plazo, podrás gestionar cada paso del proceso de selección, atraer a candidatos de diferentes fuentes e invitar a los miembros adecuados del equipo a participar en las entrevistas.
Software de gestión del rendimiento
Mediante un sistema de gestión del rendimiento, puedes establecer y hacer un seguimiento de los objetivos de cada empleado. Los responsables pueden supervisar los avances que realizan y ofrecerles comentarios periódicos que les ayuden a mejorar continuamente y a alcanzar el éxito.
El software de gestión del rendimiento también te ayuda a llevar a cabo evaluaciones de rendimiento eficaces en toda la organización. Puedes personalizar los formularios de evaluación para los equipos y para cada empleado, y realizar un seguimiento del estado de la evaluación de cada persona.
Software de formación e incorporación de empleados
Con un software de formación para empleados, puedes ofrecer a tu equipo acceso a una gran variedad de contenidos formativos que les enseñen las habilidades y los conocimientos necesarios para destacar. Puedes asignarles la orientación necesaria y la formación específica para cada puesto, lo que ayuda a los nuevos empleados a aprender los procesos y procedimientos adecuados.
También puedes crear cursos de formación opcionales que ayuden a los empleados a adquirir nuevas competencias. Ofrecer contenidos de desarrollo profesional prepara a los empleados para asumir mayores responsabilidades y aumenta su satisfacción laboral.
Software para fomentar el compromiso de los empleados
A medida que vas consolidando tu cultura, puedes utilizar encuestas de compromiso de los empleados para medir la satisfacción laboral. Envía encuestas mensuales ya preparadas que abarquen diferentes temas y genera informes para analizar los resultados.
También puedes crear encuestas según sea necesario para preguntar a tus empleados sobre temas relevantes para tu organización. Las encuestas son la mejor forma de recabar la opinión de todos los miembros del equipo e identificar tendencias relacionadas con el compromiso.
Cómo puede ayudarte la gestión de personal de Trakstar
Trakstar está diseñado para ayudarte a dar apoyo a tu departamento de RR. HH. recién creado. Gestiona tus procesos de contratación, evalúa el rendimiento de los empleados, crea contenidos formativos accesibles y envía encuestas de compromiso, todo ello en una única solución fácil de usar.
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Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Trakstar.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Trakstar, un proveedor líder de soluciones de gestión del rendimiento, adquisición de talento y análisis de la fuerza laboral. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar el compromiso más amplio de Mitratech para apoyar el ciclo de vida completo del empleado - desde la contratación y la incorporación hasta el aprendizaje y el desarrollo -, así como la integración de las mejores prácticas de cumplimiento de RRHH a través de nuestra creciente cartera de Recursos Humanos.
