Bevor wir die Vorzüge der Workflow-Automatisierung erörtern, sollten wir ein paar schmutzige Worte benutzen. Zwei davon, um genau zu sein: Bürokratie.
Ganz gleich, ob Sie in einem Unternehmen arbeiten oder bei der Zulassungsstelle Ihres Bezirks Schlange stehen, Sie haben sich wahrscheinlich schon einmal über den Papierkram und die quälend langen Verfahren beklagt, die mit der Erledigung von Aufgaben verbunden sind, ganz gleich, ob es sich dabei um eine Einweisung in die Personalabteilung, eine rechtliche Anmeldung oder eine Baugenehmigung handelt.
Wir neigen dazu, die Schuld auf die beteiligten Personen zu schieben, also murmeln wir vor uns hin über "die Anwälte" oder "diese Personalverantwortlichen" oder "diese faulen Bürokraten", die Hauptverantwortlichen dafür, dass die Dinge ins Stocken geraten und wir gezwungen sind, unsere Fersen zu kühlen oder an den Fingernägeln zu kauen.
Was wir ihnen selten entgegenbringen, ist Sympathie, aber Sympathie ist durchaus angebracht. Wenn Sie sich durch die schwerfälligen, uralten Arbeitsabläufe und Prozesse gekämpft hätten, die sie ertragen müssen, würden Sie ihnen einen Vertrauensvorschuss gewähren.
Manuelle Prozesse und papierbasierte Arbeitsabläufe führen zu Verzögerungen, Fehlern, Staus und purer Frustration für alle Beteiligten: den Kunden, die internen Stakeholder und, ja, sogar für die Funktionäre, die die Schuld an diesen Verzögerungen und Kopfschmerzen tragen.
Sie kennen mehr als alle anderen den Schmerz veralteter Arbeitsabläufe, denn sie würden ihre Zeit lieber mit produktiveren Dingen verbringen, als nach einem verlegten Dokument zu suchen oder Gatekeepers um Genehmigungen zu bitten.
Zusammenarbeit fördern, nicht Konflikte
Auf dem CLOC Institute 2017 konnten wir die Aussagen zahlreicher Mitarbeiter von Rechtsabteilungen hören, die davon berichteten, wie die Automatisierung von Arbeitsabläufen die Effizienz, die Präzision und sogar die Arbeitsmoral deutlich verbessert hat. Aus diesem Grund sagte Mary O'Carroll, dass die Einführung der Workflow-Automatisierung für ihre Anwender die Qualität einer Bewegung oder einer Revolution angenommen hat, die sie zu weit mehr als nur einer operativen Zweckmäßigkeit macht.
Die Workflow-Automatisierung hat unter anderem den Ruf von Rechtsabteilungen und Personalabteilungen gerettet, indem sie Prozesse beschleunigt hat, die zuvor durch Engpässe und Fehler beeinträchtigt waren:
- Durch die Straffung der Abläufe und die Beseitigung überflüssiger Aufgaben und Prozesse werden nicht nur die Abläufe beschleunigt, sondern auch die Interaktionen mit den Beteiligten reibungslos und nicht frustrierend gestaltet.
- Durch die Einführung von Transparenz und zentralem Zugang und Berichtswesen bauen sie eine Vertrauensbasis zwischen allen Beteiligten auf.
- Indem sie Fehler reduzieren oder beseitigen, helfen sie jedem, sein Gesicht zu wahren oder sogar wie ein Superstar auszusehen.
- Durch die Steigerung der Produktivität und die Anwendung von Analysen zur Förderung der operativen Exzellenz machen sie die Führungsetage sehr glücklich.
All dies fördert die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit, die der heilige Gral jeder Organisation ist, die in der heutigen Zeit wachsam, flexibel und reaktionsfähig bleiben will.
Die Pioniere und Helden dieses neuen Paradigmas? Dieselben Leute, die früher Parias waren: Juristen und Personalverantwortliche, die verstanden haben, welche Auswirkungen die Automatisierung von Arbeitsabläufen auf ihren Arbeitsplatz, ihre Mitarbeiter und den Gewinn haben würde.
Unbeabsichtigte Folgen werden ihnen angerechnet
Connie Brenton von CLOC hat den Begriff "unbeabsichtigte Folgen" im Zusammenhang mit der Automatisierung von Arbeitsabläufen geprägt. Das sind die sehr realen, aber oft unvorhergesehenen Vorteile, für die wir uns bei ihren Befürwortern bedanken können:
- Positive Moral: Anwaltskanzleien, die Workflow-Automatisierung eingeführt haben, konnten feststellen, dass Mitarbeiter, insbesondere Millennials, eine positivere Einstellung zum Unternehmen haben, da jüngere Anwälte das Gefühl haben, dass sie von ihren Kanzleien unterstützt werden und Teil eines kollaborativen Teams sind.
- Stärkere Bindung an Auftraggeber und Kunden: Die Teams waren in der Lage, stärkere Bindungen zu Klienten und Kunden aufzubauen, sobald sich wiederholende Aufgaben automatisiert wurden, wodurch alle Beteiligten entlastet wurden. Weitere Beispiele hierfür sind die verstärkte Zusammenarbeit von Anwälten und Kunden bei der Pro-Bono-Arbeit und die größere Transparenz bei der Budgetierung und Prognose dank der Automatisierungstools, die beide zur Kundenbindung beitragen.
- Schaffung von Arbeitsplätzen: Dies ist der Fall, da die Abteilungen techniklastige Aufgaben intern verlagert haben, um die technischen Hilfsmittel an die jeweiligen Bedürfnisse anzupassen. Durch die Schaffung interner Rollen wird die Entwicklung und Bereitstellung dieser Lösungen beschleunigt, was eine bessere Zusammenarbeit mit Kunden, Mitarbeitern und Endnutzern ermöglicht.
- Höhere Qualität der Arbeit: Eine 2006 durchgeführte Untersuchung von Gesundheitsdienstleistern, die eine Workflow-Automatisierung eingeführt hatten, ergab, dass nicht nur die erwarteten Vorteile wie Zeitersparnis, Verringerung des Personalstresses und Verbesserung der Arbeitsmoral eintraten, sondern auch die tatsächliche Qualität der Patientenversorgung verbessert wurde.
Auf dem CLOC Institute 2018 werden wir wahrscheinlich noch mehr gute Nachrichten über die Workflow-Automatisierung in Rechtsabteilungen hören - über Effizienz, über Vorteile, die wir uns noch gar nicht vorstellen können, und darüber, wie sie die Mauern einreißt, die Menschen davon abhalten, zusammenzuarbeiten und Freude und Zufriedenheit an ihrer Arbeit zu finden.
Das ist keine Zukunftsmusik, wenn es um die Automatisierung von Arbeitsabläufen geht. Es passiert wirklich, und zwar genau jetzt.
