Ich bin gerade von einer mehrmonatigen Reise zurückgekehrt, die mich rund um den Globus geführt hat, unter anderem nach Saudi-Arabien, Vietnam, Australien und Neuseeland. Das ist eines der großartigen Dinge an meiner Aufgabe: Ich besuche mehrere Organisationen unterschiedlicher Größe, in verschiedenen Branchen und mit echten Geschäftsproblemen, die es zu lösen gilt. So kann ich Trends mit eigenen Augen sehen, nicht durch das Prisma von Branchenanalysten, sondern durch konkrete Interaktionen mit Kunden, Partnern und Interessenten. Dieses Wissen ist von unschätzbarem Wert, und ich werde einige der wichtigsten Trends und Ideen vorstellen, die in den Branchen, in denen HotDocs tätig ist, für Aufmerksamkeit sorgen.
Engagement für Kunden
Wenn wir uns in der Welt umsehen, in der wir leben, werden die Verbraucher immer versierter im Umgang mit der Technologie und in der Art und Weise, wie sie Produkte und Dienstleistungen konsumieren. Darüber hinaus sind Technologien der Grund für die meisten Veränderungen in der Art und Weise, wie Dinge erledigt werden, und wir gehen mit Dienstleistern auf immer neuere und zukunftsorientierte Weise um.
Ich bin kürzlich mit Air New Zealand geflogen und habe einen außergewöhnlichen Kundenservice erlebt. Nicht nur vor dem Flug, sondern während der gesamten Reise. Was aber besonders auffiel, war der Einsatz von Technologie während des Fluges. An der Rückseite des Sitzes befand sich ein Touchscreen-Entertainment-System, was für Langstreckenflüge nicht ungewöhnlich ist, aber in diesem Fall zeigte Air New Zealand die Speise- und Getränkekarte über einen Einkaufswagen an. Während des Fluges konnte man jederzeit durch die Speisekarte blättern, Speisen auswählen und bestellen, und innerhalb weniger Minuten erschien ein Mitglied der Besatzung mit der Bestellung. Das mag wie ein markiges Beispiel klingen, aber aufgrund meiner Erfahrungen mit diesem Dienstleister habe ich jedem davon erzählt. Und warum? Weil es fesselnd und benutzerfreundlich war und meine unmittelbaren Bedürfnisse buchstäblich befriedigen konnte.
Die Welt will sofortige Befriedigung, die Möglichkeit, ihre Bedürfnisse zu befriedigen, jetzt. Nicht in einem Monat oder einer Woche, sondern jetzt. Das ist bei Unternehmen, die Dienstleistungen anbieten, nicht anders. Wenn jemand meine Bedürfnisse jetzt befriedigen kann, werde ich mich in den meisten Fällen für ihn entscheiden. Ich mag auch die Selbstbedienung; ich mag die Möglichkeit, zu kontrollieren, wie und wann ich Dienstleistungen erwerbe, behalte und nutze, aber ich mag auch die Möglichkeit, bei Bedarf mit einem Menschen zu sprechen.
Dieses Ethos gilt auch für die Dienstleistungen, die von vielen Organisationen weltweit angeboten werden. Die Kunden wollen nicht auf ihre Dienstleistungen warten. Wenn sie darauf warten, dass ein Vertrag zustande kommt, reicht die nächste Woche nicht aus. Warum sollte ich über eine Woche auf ein Hypothekendarlehen warten?
Die Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, nutzen die HotDocs-Software zur Automatisierung von Dokumenten, um ihren Kunden die Möglichkeit zu geben, sich selbst um die Dokumentation zu kümmern, entweder als kostenlosen oder kostenpflichtigen Mehrwertdienst. Dadurch konnten sie die standardisierte Arbeit mit hoher Fluktuation auslagern und nur noch mit Eskalationen zu diesen Standardfällen arbeiten.
Insgesamt könnten viele andere Organisationen in dieser Ära des Kundenengagements darauf achten, die Möglichkeiten ihrer Nutzer zu verbessern, sich selbst zu bedienen, zusammenzuarbeiten und sich an den Dienstleistungen zu beteiligen, die sie beschaffen.
Konsolidierung
Wenn ich mit Banken und Anwaltskanzleien spreche, erörtere ich in der Regel die Softwarelösungen, die sie haben, insbesondere im Bereich der Dokumentation. Sie antworten in der Regel mit einer langen Liste von Technologien, die Punktlösungen für bestimmte Anforderungen bieten. In einer Anwaltskanzlei könnte ein typisches System im Immobilienbereich eingesetzt werden - eines, das alle Aspekte des Kundenauftrags einschließlich der Zusammenstellung leichter Dokumente abdeckt. Allerdings werden damit nur Dokumente aus dem Immobilienbereich erstellt - nichts anderes. Eine andere Abteilung hat eine Lösung für NDAs. Sie erstellt, bearbeitet und verwaltet den NDA-Prozess, einschließlich Workflow. Auch diese Lösung dient nur einem einzigen Zweck und ist nicht auf andere Unternehmensbereiche übertragbar. Sie können das Immobiliensystem nicht zur Erstellung von HR-Verträgen verwenden, und Sie können das NDA-System nicht bei Fusionen und Übernahmen einsetzen.
Bei meinen Gesprächen in großen Unternehmen stelle ich immer wieder fest, dass Einzellösungen, die nicht mit anderen Systemen verbunden werden können, am Ende sind. Unternehmen suchen nach Best-of-Breed-Technologien, die sich zwar auf einen bestimmten Bereich konzentrieren, aber miteinander verbunden werden können, um skalierbare, wartbare und langfristige End-to-End-Lösungen für alle Geschäftsbereiche bereitzustellen.
Unternehmen wünschen sich eine strategische Lösung für die Dokumentenautomatisierung, die die Leistung und Flexibilität bietet, um die gesamte Bandbreite an Aufgaben der Dokumentenerstellung und -zusammenstellung zu bewältigen, vom kleinsten Brief bis hin zu den anspruchsvollsten Verträgen.
Konnektivität
In einer Welt der Konnektivität sind APIs (Anwendungsprogrammschnittstellen) das A und O. Jede Technologie, die keine API bereitstellt, ist nicht unternehmenstauglich. Enterprise Service Bus (ESB)-Technologien setzen sich immer mehr durch.
Für diejenigen, die sich mit Softwarearchitektur nicht auskennen: Ein ESB implementiert ein Kommunikationssystem zwischen miteinander interagierenden Softwareanwendungen in einer dienstorientierten Architektur (SOA), und das geht nicht ohne APIs. ESBs sind das Rückgrat vieler Unternehmen und koordinieren die gesamte Systeminteraktion. Systemfunktionalität muss in Unternehmen auf agile Weise hinzugefügt und entfernt werden. Mehrjährige Migrationsprojekte sind nicht akzeptabel, und Tools wie Workflow/BPM, Dokumentenautomatisierung, elektronische Signaturen, Dokumentenmanagement und KI müssen nahtlos zusammenarbeiten.
Diese Technologien und Architekturen ermöglichen es Unternehmen, organisch und im Einklang mit ihrer Umgebung zu wachsen.
HotDocs bietet eine ausgereifte, standardisierte API, die es jeder Lösung ermöglicht, unsere branchenführende Technologie zur Dokumentenautomatisierung sowohl vor Ort als auch - und das ist besonders wichtig - in der Cloud zu nutzen.
Kundenbindung, Konsolidierung und Konnektivität sind die drei Hauptthemen, über die ich mit führenden Vertretern der Branche gesprochen habe, von CIOs einiger der größten Anwaltskanzleien der Welt bis hin zu den Unternehmensarchitekten in großen, globalen Organisationen, die dafür verantwortlich sind, dass diese Systeme reibungslos funktionieren.
HotDocs ermöglicht die Umsetzung dieser Themen, und wir sind sehr gespannt darauf, wie unsere Kunden und die Branchen, in denen sie tätig sind, unsere Technologie nutzen, um ihre Unternehmensziele zu erreichen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie die HotDocs-Software zur Dokumentenautomatisierung mit anderen Branchensystemen verbunden werden kann, um eine automatische Dokumentenerstellung als Teil eines umfassenderen Prozesses zu ermöglichen, vereinbaren Sie einen 30-minütigen Demo-Termin.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf HotDocs.com veröffentlicht. Im Juni 2024 übernahm Mitratech die Advanced Document Automation Platform, HotDocs. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
