Acabo de regresar de un viaje de varios meses que me ha llevado por todo el mundo, visitando lugares como Arabia Saudí, Vietnam, Australia y Nueva Zelanda. Es una de las mejores cosas de mi trabajo: visitar múltiples organizaciones de distintos tamaños, en diversos sectores y con problemas empresariales reales que resolver. Así, puedo ver las tendencias con mis propios ojos, no a través del prisma de los analistas del sector, sino a través de interacciones tangibles con clientes, socios y posibles clientes. Se trata de un conocimiento muy valioso y voy a compartir algunas de las tendencias e ideas clave que están llamando la atención en los sectores en los que trabaja HotDocs.
Compromiso con el cliente
Si observamos el mundo en el que vivimos, vemos que los consumidores son cada vez más expertos en el uso de la tecnología y en la forma en que consumen productos y servicios. Además, las tecnologías son la razón detrás de la mayoría de los cambios en la forma de hacer las cosas y estamos interactuando con los proveedores de servicios de formas cada vez más novedosas y con visión de futuro.
Hace poco volé con Air New Zealand y disfruté de un servicio al cliente excepcional. No solo antes del vuelo, sino durante todo el trayecto. Pero lo que más me llamó la atención fue el uso que hacían de la tecnología durante el vuelo. En el respaldo del asiento había un sistema de entretenimiento con pantalla táctil, algo habitual en los vuelos de larga distancia, pero en este caso Air New Zealand mostraba su menú de comida y bebida a través de un carrito de la compra. En cualquier momento del vuelo, se podía navegar, seleccionar y pedir comida, y en cuestión de minutos un miembro de la tripulación aparecía con el pedido. Puede parecer un ejemplo insignificante, pero, como resultado de mi experiencia con ellos como proveedor de servicios, se lo he contado a todo el mundo. ¿Por qué? Porque era inmersivo, fácil de usar y podía satisfacer, literalmente, mis necesidades inmediatas.
El mundo quiere gratificación inmediata, la capacidad de satisfacer sus necesidades ahora mismo. No dentro de un mes o una semana, sino ahora. Esto no es diferente para las empresas que prestan servicios. Si alguien puede satisfacer mis necesidades ahora mismo, lo más probable es que me decante por ellos. También me gusta el autoservicio; me gusta poder controlar cómo y cuándo adquiero, conservo y utilizo los servicios, pero también me gusta tener la opción de hablar con una persona cuando lo necesito.
Esta filosofía se extiende a los servicios prestados por muchas organizaciones de todo el mundo. Los clientes no quieren esperar para recibir sus servicios. Si están esperando que se formalice un contrato, no pueden esperar hasta la semana que viene. ¿Por qué debería esperar más de una semana para recibir un documento hipotecario?
Las organizaciones con las que trabajamos utilizan el software de automatización de documentos HotDocs para permitir a sus clientes acceder a la documentación de forma autónoma, ya sea como servicio gratuito o como servicio de valor añadido de pago. Esto les ha permitido eliminar el trabajo estandarizado de alta rotación y dedicarse únicamente a los casos que superan ese nivel estándar.
En general, en esta era de compromiso con el cliente, muchas otras organizaciones podrían buscar mejorar la capacidad de sus usuarios para autoservirse, colaborar y participar en los servicios que están adquiriendo.
Consolidación
Cuando hablo con bancos y bufetes de abogados, suelo comentar las soluciones de software que tienen, concretamente en lo que respecta al ámbito de la documentación. Normalmente me responden con una larga lista de tecnologías que proporcionan soluciones puntuales para necesidades concretas. En un bufete de abogados, un sistema típico podría ser el inmobiliario, que se encarga de todos los aspectos de los compromisos con los clientes, incluido el montaje de documentos ligeros. Sin embargo, solo produce documentos inmobiliarios, nada más. Otro departamento tiene una solución para los acuerdos de confidencialidad. Crea, edita y gestiona el proceso de los acuerdos de confidencialidad, incluido el flujo de trabajo. Una vez más, solo tiene un propósito y no es transferible a otras áreas del negocio. No se puede utilizar el sistema inmobiliario para crear contratos de recursos humanos y no se puede utilizar el sistema de acuerdos de confidencialidad en fusiones y adquisiciones.
El tema recurrente en mis reuniones con grandes empresas es que las soluciones puntuales que no pueden conectarse a otros sistemas están acabadas. Las organizaciones buscan las mejores tecnologías empresariales, que pueden centrarse en un área concreta, pero que pueden conectarse para proporcionar soluciones integrales escalables, mantenibles y a largo plazo que den servicio a todas las unidades de negocio.
Las organizaciones desean una solución estratégica de automatización documental que les proporcione la potencia y la flexibilidad necesarias para gestionar toda la gama de tareas de creación y ensamblaje de documentos, desde la carta más breve hasta los contratos más complejos.
Conectividad
En un mundo conectado, las API (interfaces de programación de aplicaciones) son las reinas. Cualquier tecnología que no exponga una API no está preparada para las empresas. Las tecnologías de bus de servicios empresariales (ESB) se están convirtiendo en la norma.
Para aquellos que no estén familiarizados con la arquitectura de software, un ESB implementa un sistema de comunicación entre aplicaciones de software que interactúan entre sí en una arquitectura orientada a servicios (SOA), lo cual no puede hacerse sin API. Los ESB son la columna vertebral de muchas empresas, ya que coordinan toda la interacción del sistema. La funcionalidad del sistema debe añadirse y eliminarse de las empresas de forma ágil. Los proyectos de migración de varios años no son aceptables y herramientas como el flujo de trabajo/BPM, la automatización de documentos, la firma electrónica, la gestión de documentos y la IA deben colaborar a la perfección.
Estas tecnologías y arquitecturas permiten a las organizaciones crecer de forma orgánica y en consonancia con su entorno.
HotDocs proporciona una API madura y estandarizada que permite a cualquier solución utilizar nuestra tecnología de automatización de documentos líder en el sector, tanto en las instalaciones como, lo que es más importante, en la nube.
El compromiso con el cliente, la consolidación y la conectividad son los tres temas clave que he estado tratando con los líderes del sector con los que me he reunido, desde directores de informática de algunos de los bufetes de abogados más importantes del mundo hasta arquitectos empresariales de grandes organizaciones globales responsables de garantizar que estos sistemas funcionen sin problemas.
HotDocs permite hacer realidad estos temas y estamos muy emocionados por ver cómo nuestros clientes y las industrias en las que operan utilizan nuestra tecnología para avanzar en sus objetivos organizativos.
Para obtener más información sobre cómo el software de automatización de documentos HotDocs puede conectarse con otros sistemas de línea de negocio para proporcionar la creación automática de documentos como parte de un proceso más amplio, programe una demostración de 30 minutos.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la Plataforma Avanzada de Automatización de Documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
