Ein Check-in sollte nicht nur eine kurze Zusammenfassung dessen sein, woran der Mitarbeiter gerade arbeitet. Das ist kein produktives Gespräch, da der Vorgesetzte die Aufgaben des Mitarbeiters zugewiesen hat und täglich eng mit ihm zusammenarbeitet.
Ein Check-in sollte sich stattdessen auf alles konzentrieren, was sich auf die Arbeitsleistung des Mitarbeiters auswirkt. Die Mitarbeiter sollten sich wohl dabei fühlen, alle Herausforderungen, denen sie gegenüberstehen, oder Ideen, die sie zur Erreichung ihrer Ziele haben, mitzuteilen. Und der Vorgesetzte sollte Feedback geben, das dem Mitarbeiter hilft, seine Arbeit noch besser zu machen.
Diese Art von Gesprächen wird bei einem Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräch erwartet. Vorgesetzte sind nicht überrascht, wenn der Mitarbeiter ein Problem anspricht, mit dem er konfrontiert ist, und Mitarbeiter werden von dem Feedback nicht überrumpelt. Es ist das perfekte Forum für eine offene Diskussion über die Leistung.
Warum sind Mitarbeiter-Check-in-Meetings wichtig?
Es kann eine Herausforderung sein, organisationsweite Check-in-Meetings zu implementieren. Während einige Manager gerne mit ihren direkten Untergebenen zusammenkommen, sind andere sehr beschäftigt und haben Schwierigkeiten, Termine für alle ihre Mitarbeiter zu finden. Einige Manager versuchen, die Check-ins in einem wöchentlichen Teammeeting unterzubringen, aber diese Zusammenkünfte dienen einem anderen Zweck.
Mitarbeitergespräche bieten die Möglichkeit, einen kontinuierlichen, langfristigen Dialog über die Leistung zu führen. Führungskräfte stellen sicher, dass ihre direkten Untergebenen sich auf die richtigen Aufgaben konzentrieren und ihr Bestes geben. Lassen Sie uns nun untersuchen, wie diese Gespräche den Mitarbeitern und dem Unternehmen insgesamt zugute kommen.
Mitarbeiter wünschen sich häufiges Feedback
Es ist leicht anzunehmen, dass Menschen nicht gesagt bekommen möchten, wie sie ihre Arbeit zu erledigen haben. Aber in Wahrheit wünschen sich Mitarbeiter Feedback von ihrem Vorgesetzten – und sie möchten nicht bis zur formellen Leistungsbeurteilung warten, um es zu erhalten.
Selbst der selbstbewussteste Fachmann könnte innehalten und sich fragen, ob er alles tut, was er kann, um im Beruf erfolgreich zu sein. Für Menschen, denen ihre Arbeit am Herzen liegt, ist es ganz natürlich, sich zu fragen: „Trage ich zum Erfolg meines Teams und meines Arbeitgebers bei?“ „Ist meine Arbeit wichtig?“ „Entwickle ich mich weiter und bin ich auf dem richtigen Weg, um meine Karriereziele zu erreichen?“
Laut Harvard Business Review gaben 72 % der Mitarbeiter an, dass sie glauben, ihre Leistung würde sich durch korrigierendes Feedback ihres Vorgesetzten verbessern. Vorgesetzte können einem Mitarbeiter die Angst nehmen und ihm helfen, sein volles Potenzial auszuschöpfen, indem sie sich einfach die Zeit nehmen, sich mit ihm zu treffen und Feedback zu geben.
Check-in-Meetings steigern das Engagement der Mitarbeiter
Engagement entsteht, wenn Mitarbeiter zufrieden, produktiv und natürlich motiviert sind.
Es ist einfach, Mitarbeiter mit hohen Gehältern, Boni oder sogar der Angst vor einer Rüge zu motivieren. Dieser Ansatz hat jedoch immer weniger Erfolg. Die Mitarbeiter werden nur für kurze Zeit hart arbeiten und sich selten dazu veranlasst fühlen, über das normale Maß hinauszugehen.
Kontinuierliche Produktivität wird durch intrinsische Motivation erreicht – oder durch eine Tätigkeit, die zu persönlicher Erfüllung führt. Mitarbeiter möchten das Gefühl haben, dass ihre Arbeit wichtig ist und von ihrem Arbeitgeber geschätzt wird. Eine LinkedIn-Umfrage ergab, dass 69 % der Mitarbeiter angaben, sie würden härter arbeiten, wenn sie das Gefühl hätten, dass ihre Bemühungen besser anerkannt würden.
Zusätzlich zu regelmäßigem Feedback können Führungskräfte Check-in-Meetings nutzen, um anzuerkennen, was der Mitarbeiter gut macht. Die Kombination aus Lob und Coaching hilft den Teammitgliedern zu erkennen, dass ihre Führungskraft sich für ihre Arbeit interessiert, was ihre Motivation, Produktivität und Arbeitszufriedenheit gleichzeitig steigert.
Mitarbeitergespräche tragen zu besseren Leistungsbeurteilungen bei.
Aus organisatorischer Sicht verbessern regelmäßige Check-ins das Leistungsmanagement. Manager wissen bereits, wo ihre direkten Untergebenen sich verbessern möchten, sodass sie leicht eine genaue Leistungsbeurteilung erstellen können, die bei den Mitarbeitern Anklang findet.
Laut HR.com glauben 89 % der Personalverantwortlichen, dass häufige Leistungsgespräche effektiver sind als jährliche oder halbjährliche Leistungsbeurteilungen. Viele der Nachteile formeller Mitarbeiterbewertungen lassen sich durch regelmäßige Leistungsgespräche beheben. Sehen wir uns einmal an, wie Check-ins zu besseren Leistungsbeurteilungen beitragen können:
- Manager dokumentieren die Leistung im Zeitverlauf – Manager können die wichtigsten Erkenntnisse aus jedem Check-in-Meeting notieren. Wenn es an der Zeit ist, eine formelle Bewertung durchzuführen, haben sie eine detaillierte Aufzeichnung, auf die sie zurückgreifen können.
- Die Mitarbeiter sind auf ihre Leistungsbeurteilung vorbereitet – Mitarbeiter mögen Leistungsbeurteilungen in der Regel nicht, weil sie nicht wissen, was sie erwartet. Nach monatelangen Check-in-Gesprächen haben sie jedoch eine gute Vorstellung davon, was sie zu hören bekommen werden.
- Die Mitarbeiter bemühen sich bereits um Verbesserungen – Die Mitarbeiter gehen bereits mit dem Ziel in ihre Leistungsbeurteilung, sich in den richtigen Bereichen zu verbessern. Das Gespräch ist keine Rückschau auf das, was sie besser hätten machen sollen, sondern vielmehr eine Gelegenheit, die erzielten Fortschritte zu besprechen.
- Das Gespräch zur Leistungsbeurteilung ist produktiver – Da keine Zusammenfassung des vergangenen Bewertungszeitraums erforderlich ist, kann sich das Gespräch auf die Zukunft konzentrieren. Der Manager kann neue Ziele für den Mitarbeiter festlegen und eine Strategie besprechen, wie diese in den kommenden Monaten erreicht werden können.
Wenn sie richtig durchgeführt werden, profitieren alle Beteiligten von regelmäßigen Leistungsüberprüfungen. Die Mitarbeiter erhalten das gewünschte Feedback, die Führungskräfte stellen sicher, dass sie sich auf relevante Aufgaben konzentrieren, und die Leistung der gesamten Belegschaft verbessert sich.
Mitarbeiter-Check-ins: Tipps für Führungskräfte
Es liegt in der Verantwortung der Führungskräfte, dafür zu sorgen, dass für jeden direkten Mitarbeiter Check-ins stattfinden und sich diese auf alle Aspekte der Leistung konzentrieren. Sie sind dafür verantwortlich, die Besprechungen anzusetzen und das Gespräch in die richtige Richtung zu lenken. Hier sind einige Tipps, die Führungskräften dabei helfen, effektive Mitarbeiter-Check-ins durchzuführen.
Wiederkehrende Besprechungen planen
Konsistenz ist entscheidend, wenn es darum geht, das Beste aus Mitarbeitergesprächen herauszuholen. Sie müssen nach einem festen Zeitplan stattfinden, da jedes Gespräch auf dem vorherigen aufbaut und so ein kontinuierlicher Dialog über die Leistung entsteht.
Durch die einfache Planung wiederkehrender Besprechungen im Kalender des Mitarbeiters und des Vorgesetzten wird sichergestellt, dass die Check-ins nicht in Vergessenheit geraten. Selbst wenn es einmal hektisch wird, sind beide Seiten verpflichtet, sich zu treffen. Der Vorgesetzte kann fragen, ob die Herausforderungen, mit denen der Mitarbeiter konfrontiert war, gelöst wurden, und anhand des aktuellen Feedbacks feststellen, ob sich die Leistung verbessert hat.
Geben Sie das richtige Feedback
Manche Manager sind locker und geben nicht gerne viel Feedback. Andere wiederum sind zu streng mit ihren Mitarbeitern und haben das Gefühl, dass sie sie ständig coachen müssen.
Wie wir bereits in diesem Blogbeitrag erwähnt haben, wünschen sich Mitarbeiter sowohl Lob als auch Feedback. Sie sehnen sich nach Bestätigung, dass sie ihre Arbeit gut machen, und möchten gleichzeitig erfahren, wo sie sich verbessern können. Das Mitarbeitergespräch bietet Managern die perfekte Gelegenheit, einen Schritt zurückzutreten und eine faire Bewertung der jüngsten Arbeitsleistung des Mitarbeiters abzugeben.
Allerdings ist es wichtig, dass Führungskräfte einfühlsam sind und alle Faktoren berücksichtigen, die die Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter beeinträchtigen. Hören Sie sich ihre Bedenken an und helfen Sie ihnen, die Probleme zu überwinden, mit denen sie konfrontiert sind, und geben Sie ihnen gleichzeitig das Feedback, das sie brauchen.
Unterstützen Sie den Mitarbeiter bei seiner Weiterentwicklung
Da der Zweck von Check-ins darin besteht, einen kontinuierlichen Dialog zu schaffen, sollten die Mitarbeiter von einem Meeting zum nächsten schrittweise Fortschritte erzielen. Sie sollten ein Meeting mit der Bereitschaft verlassen, das erhaltene Feedback in ihre Arbeit einfließen zu lassen.
Überprüfen Sie bei jedem Check-in die wichtigsten Erkenntnisse aus früheren Besprechungen, um festzustellen, ob der Mitarbeiter entsprechend handelt. Finden Sie heraus, ob sich seine Leistung verbessert und er sich beruflich weiterentwickelt.
Dokumentieren Sie unbedingt die bei jedem Check-in behandelten Themen, damit Sie wissen, wo Sie beim nächsten Treffen ansetzen müssen. Das Ziel ist es, nach einigen Monaten zurückzublicken und festzustellen, dass der Mitarbeiter erhebliche Fortschritte gemacht hat.
Behalte es für dich
Mitarbeitergespräche sollten immer Einzelgespräche sein. Wöchentliche Teambesprechungen eignen sich hervorragend, um gemeinsame Initiativen zu besprechen und gute Arbeit öffentlich zu loben.
Es ist jedoch nicht angebracht, einen Mitarbeiter vor seinen Kollegen zu kritisieren. Und natürlich fühlen sich Mitarbeiter möglicherweise nicht wohl dabei, ihre Bedenken in einer Gruppe zu äußern. Diese Gespräche müssen hinter verschlossenen Türen stattfinden.
Auch wenn es schwierig sein kann, Zeit für Einzelgespräche mit allen direkten Mitarbeitern zu finden, lohnt sich ein effektives Check-in-Gespräch auf jeden Fall. Der Mitarbeiter wird motiviert sein, gute Arbeit zu leisten, und es zu schätzen wissen, dass sein Vorgesetzter sich bemüht hat, ihm bei seiner Weiterentwicklung zu helfen.
Bereiten Sie die Mitarbeiter auf ihr Check-in-Meeting vor.
Während Manager für die Leitung der Check-in-Meetings zuständig sind, müssen die Mitarbeiter vorbereitet sein, um zu besprechen, was ihnen auf dem Herzen liegt. Wenn Sie sie bitten, die folgenden drei Fragen zu beantworten, erfahren Sie, wie sie ihre Leistung und ihre allgemeine Zufriedenheit am Arbeitsplatz einschätzen.
Wie erfolgreich war Ihre Woche? Was hat gut funktioniert? Was nicht? Bitte erläutern Sie dies näher.
Beginnen Sie mit einer Frage, die dem Mitarbeiter die Möglichkeit gibt, über seine Erfolge, auf die er stolz ist, sowie über etwaige Schwierigkeiten, mit denen er zu kämpfen hat, zu berichten. Der Vorgesetzte kann so die gute Arbeit des Mitarbeiters würdigen und gleichzeitig erfahren, welche Probleme behoben werden müssen.
Inwieweit fühlen Sie sich befähigt, Ihre Arbeit zu erledigen? Bitte erläutern Sie dies näher.
Gehen Sie nun tiefer mit einer Frage, die den Kern der intrinsischen Motivation trifft. Der Mitarbeiter kann mitteilen, ob er das Gefühl hat, dass man ihm vertraut, seine großartigen Ideen umzusetzen. Der Vorgesetzte erfährt, ob er dem Mitarbeiter weniger Einschränkungen auferlegen oder ihm Feedback geben sollte, damit er sich auf mehr Verantwortung vorbereiten kann.
Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Arbeit einen sinnvollen Beitrag leistet? Bitte erläutern Sie dies näher.
Finden Sie schließlich heraus, ob der Mitarbeiter mit seiner Arbeit zufrieden ist. Die gesamte Belegschaft sollte zum Erfolg des Unternehmens beitragen, daher sollten Sie sicherstellen, dass jeder Einzelne die Früchte seiner Arbeit sieht. Ähnlich wie die letzte Frage hilft auch diese dabei, die intrinsische Motivation einzuschätzen.
Mitarbeiter können diese Fragen auch in Trakstar Engagement beantworten. Die Antworten werden ihrem Vorgesetzten in der Leistungsmanagement-Lösung mitgeteilt und in ihrem Mitarbeiterprofil gespeichert, sodass eine detaillierte Aufzeichnung jedes Check-in-Gesprächs entsteht. Fordern Sie eine Live-Demo an, um mehr über Trakstar zu erfahren!
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Trakstar.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Trakstar, einen führenden Anbieter von Lösungen für Leistungsmanagement, Talentakquise und Personalanalyse. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um das umfassendere Engagement von Mitratech bei der Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern - von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Lernen und zur Entwicklung - sowie die Integration von Best Practices zur Einhaltung von HR-Richtlinien in unser wachsendes Personalportfolio widerzuspiegeln.
