Dokumentenerstellung: Die letzte große Silberkugel

Sind Silberkugeln wirksam bei der Beseitigung von Vampiren oder Werwölfen? Ich kann das nie so genau sagen. Wie auch immer, ich denke, der Begriff Silberkugel ist zu einer Metapher für eine elegante Lösung für ein wirklich fieses Problem geworden. Mit anderen Worten, es ist ein Monsterkiller. In den Anfängen der PC-Revolution gab es viele IT-Silberkugeln: Killeranwendungen wie Textverarbeitungsprogramme und Tabellenkalkulationen, die ernsthafte Probleme mit verblüffenden Ergebnissen lösten - vielbesser, viel schneller und zu einem winzigen Bruchteil der Kosten! Das waren die guten alten Zeiten.

Nun hat sich die IT-Umgebung verändert. Es gibt eine Menge heißer Technologiebereiche, von BPM bis CLM und jedes Akronym dazwischen. Aber niemand spricht von einer Produktivitätssteigerung um ein Vielfaches, dem notwendigen Gegenstück zu einer radikalen Kostensenkung. Heute geht es bei Softwareimplementierungen um bescheidene, inkrementelle Produktivitätssteigerungen mit entsprechend bescheidenen Ausgabensenkungen.

Mir ist klar, dass ich hier Metaphern vermische, aber es ist fast so, als ob der Goldrausch für IT-Leute vorbei wäre. Sie sind nicht mehr in der Lage, die Infrastruktur von Grund auf zu überarbeiten, um spektakuläre Ergebnisse zu erzielen. Zumindest scheint es so.

Eine Technologiekategorie, die Ihr Unternehmen vielleicht noch nicht eingeführt hat, ist die Software zur Dokumentenerstellung, die je nach Art des Unternehmens, für das Sie arbeiten, die letzte große IT-Silberkugel sein kann. Mit einer Software zur Dokumentenerstellung können Sie die Qualität Ihrer Dokumente erheblich verbessern und gleichzeitig die Zeit, die für die Erstellung der Dokumente benötigt wird, von Stunden, Tagen, Wochen oder sogar Monaten auf einen winzigen Bruchteil dieser Zeit reduzieren - in vielen Fällen sind es nur Minuten.

Noch wichtiger als die exponentielle Zeitersparnis ist vielleicht die erhebliche Qualitätssteigerung. Nehmen wir zum Beispiel eine internationale Bank mit Tausenden von weltweit eingesetzten Kreditsachbearbeitern, die Millionen von Verträgen im Wert von Milliarden von Dollar erstellen. Die Zeit- und Kostenersparnis, die die Bank bei der Erstellung von Dokumenten erzielt, ist zwar beträchtlich, aber nicht annähernd so wichtig wie die Risikominderung. Mit anderen Worten: Die Bank möchte nicht, dass die Kreditsachbearbeiter die Dokumente nach ihrer Erstellung ändern - so passieren Unfälle und das Risiko steigt.

Da HotDocs leistungsfähig und flexibel genug ist, um transaktionsfertige Dokumentationssätze zu generieren, unabhängig davon, wie anspruchsvoll sie sein mögen, kann sich die Bankleitung darauf verlassen, dass die Kreditsachbearbeiter in den weit entfernten Außenstellen keine Dokumentationssätze generieren und dann feststellen, dass sie diese im Nachhinein ändern müssen.