Bis heute verwenden 80 % der Am Law 200, ganz zu schweigen von Tausenden von kleinen bis mittelgroßen Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen von Unternehmen, HotDocs, um Dokumente in Prozessanwendungen umzuwandeln - von einfachen Dokumenten mit nur wenigen Variablen bis hin zu langen, regelbasierten Dokumenten mit Hunderten von Variablen und ausgefeilten Geschäftsregeln. Solche Prozess-Apps nutzen eine Abfolge interaktiver Formulare, um alle notwendigen Informationen zu erfassen und automatisch alles zu generieren, vom ersten Entwurf eines ausgehandelten Instruments bis hin zu einer Reihe von transaktionsbereiten Dokumenten und Formularen. Mit den gesammelten Daten ist es ein Leichtes, Dokumente zu drucken und sie in ein Dokumentenmanagementsystem oder ECM zu übertragen. Prozess-Apps für die Dokumentenerstellung (Dokumentenzusammenstellung) können als eigenständige Softwareprogramme eingesetzt oder in praktisch jede Art von BPM-Workflow oder Fallverwaltungssystem integriert werden.
Eine Am Law 100-Kanzlei mit mehr als 450 Anwälten in über 10 Büros in den Vereinigten Staaten nutzt HotDocs-Prozessanwendungen in Dutzenden von Praxisbereichen, darunter Nachlassplanung, öffentliche Finanzen und Immobilientransaktionen. Die Abteilung Wealth Management dieser Kanzlei ist für die Erstellung anspruchsvoller Testamente, Trusts und anderer Nachlassplanungsdokumente für vermögende Privatpersonen mit komplexen finanziellen Situationen zuständig. Mit den alten Kopier- und Einfügetechniken war die Erstellung solcher Dokumente schwierig und zeitaufwändig, so dass die Textverarbeitungsabteilung des Unternehmens oft einen ganzen Tag für eine einzige Transaktion benötigte. Zusätzlich zu dem Zeitaufwand war der manuelle Prozess anfällig für menschliche Fehler, was das Unternehmen in eine Hochrisikosituation brachte. Das Unternehmen berichtet, dass die HotDocs-Verarbeitungsanwendungen Dokumente viel schneller und mit größerer Genauigkeit erstellen als die alte Methode.
Ein regionales Unternehmen im Westen der Vereinigten Staaten nutzt HotDocs seit mehr als zehn Jahren, um Gründungsdokumente, Verträge, Immobilien- und Nachlassplanungsdokumente zu erstellen. Das Unternehmen berichtet, dass die HotDocs-Prozess-Apps ein unverzichtbarer Bestandteil seiner Software-Infrastruktur sind, der es dem Unternehmen ermöglicht, sein hohes Transaktionsvolumen sicher zu bewältigen.
Vor kurzem hat diese regionale Kanzlei HotDocs Document Services abonniert, eine SaaS-Anwendung, die es der Kanzlei ermöglicht, Dokumente von jedem gängigen Webbrowser aus zu erstellen, ohne dass Updates installiert und Software auf einzelnen PCs verwaltet werden müssen. Ein Hauptmerkmal von Document Services sind die Mandantenbefragungen, eine Funktion, die es der Kanzlei ermöglicht, Mandantenbefragungen direkt per E-Mail zu versenden. Die Kanzlei berichtet, dass Client Interviews eine "unglaubliche" Funktion ist, die den Mitarbeitern der Kanzlei eine "enorme Zeitersparnis" bei der Eingabe von Mandantendaten bringt.
Das ist natürlich nur eine kleine Auswahl der Anwaltskanzleien, die ihre Arbeit mit HotDocs revolutioniert haben. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie HotDocs Ihre Kanzlei unterstützen kann, rufen Sie uns an.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
