Hasta la fecha, el 80 % de los bufetes incluidos en la lista Am Law 200, por no mencionar miles de bufetes pequeños y medianos y departamentos jurídicos corporativos, utilizan HotDocs para transformar documentos en aplicaciones de procesos, desde documentos sencillos con solo unas pocas variables hasta documentos extensos basados en reglas con cientos de variables y sofisticadas reglas de negocio. Estas aplicaciones de procesos utilizan una secuencia de formularios interactivos para recopilar toda la información necesaria y generar automáticamente desde un primer borrador de un instrumento negociado hasta un conjunto de documentos y formularios listos para la transacción. Una vez recopilados los datos, solo hay que imprimir los documentos e introducirlos en un sistema de gestión de documentos o ECM. Las aplicaciones de procesos de generación de documentos (ensamblaje de documentos) pueden implementarse como programas de software independientes o integrarse en prácticamente cualquier tipo de flujo de trabajo BPM o sistema de gestión de casos.
Un bufete de abogados incluido en la lista Am Law 100, con más de 450 abogados en más de 10 oficinas en Estados Unidos, utiliza las aplicaciones de proceso de HotDocs en docenas de áreas de práctica, entre las que se incluyen la planificación patrimonial, las finanzas públicas y las transacciones inmobiliarias. El departamento de gestión patrimonial de este bufete se encarga de elaborar testamentos, fideicomisos y otros documentos de planificación patrimonial sofisticados para personas con un elevado patrimonio y situaciones financieras complejas. Con las antiguas técnicas de copiar y pegar, la generación de dichos documentos era difícil y llevaba mucho tiempo, y a menudo el departamento de procesamiento de textos del bufete tardaba un día entero en realizar una sola transacción. Además del tiempo que requería, el proceso manual era propenso a errores humanos, lo que dejaba al bufete en una situación de alto riesgo. El bufete informa de que las aplicaciones de proceso de HotDocs generan documentos mucho más rápido y con mucha mayor precisión que el método antiguo.
Una empresa regional del oeste de Estados Unidos lleva más de una década utilizando HotDocs para generar documentos de constitución de empresas, contratos, documentos inmobiliarios y documentos de planificación patrimonial. La empresa afirma que las aplicaciones de procesamiento de HotDocs son una parte indispensable de su infraestructura de software, ya que le permiten llevar a cabo con seguridad sus numerosas transacciones.
Recientemente, esta firma regional se suscribió a HotDocs Document Services, una aplicación SaaS que le permite generar documentos desde cualquier navegador web común, sin necesidad de instalar actualizaciones ni gestionar software en ordenadores individuales. Una de las características más destacadas de Document Services es Client Interviews, una funcionalidad que permite al bufete enviar entrevistas directamente por correo electrónico a los clientes. La empresa afirma que Client Interviews es una función «increíble» que ahorra al personal de la empresa una «enorme cantidad de tiempo» en la introducción de datos de los clientes.
Por supuesto, esto es solo una muestra de los bufetes de abogados que han revolucionado sus prácticas con HotDocs. Para obtener más información sobre cómo HotDocs puede ayudar a su bufete de abogados, llámenos.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
