Die Federal Sentencing Guidelines for Organizations (FSGO) bieten einer Organisation, die ein effektives Compliance-Programm nachweisen kann, einen Abzug von drei Punkten bei der Bewertung der Schuldfähigkeit. Diese niedrigere Punktzahl kann potenzielle Geldstrafen um bis zu 60 Prozent reduzieren. Auf Unternehmensebene könnte dies zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.
Eine wirksame Einhaltung der Vorschriften kann nicht nur Bußgelder verringern, sondern hat sogar das Potenzial, Bußgelder ganz zu vermeiden, wenn ein Unternehmen freiwillig eine Selbstauskunft abgibt und nachweist, dass es über solide Verfahren zur Erfassung, Unterbindung und Behebung von Verstößen gegen die Vorschriften verfügt.
Trotz bester Absichten ist kein Compliance-Programm jemals wirklich perfekt. An dieser Stelle kommt das siebte Merkmal eines effektiven Compliance-Programms ins Spiel: die Abhilfe.
Der ehemalige Experte des Justizministeriums (DOJ), Hui Chen, sagte in unserem jüngsten Interview:
"Wiedergutmachung kann bedeuten, welche Maßnahmen das Unternehmen ergriffen hat, um die an dem Fehlverhalten beteiligten Mitarbeiter zu disziplinieren, ob das Unternehmen die von dem Fehlverhalten betroffenen Opfer entschädigt hat und ob das Unternehmen sein Compliance-Programm als Folge des Fehlverhaltens verbessert hat."
Sobald die anderen sechs Merkmale vorhanden sind, sollte dieses siebte Merkmal im Wesentlichen eine Rückkopplungsschleife zur kontinuierlichen Überprüfung und Verbesserung der Umsetzung der anderen Merkmale schaffen.
Es wäre zwar toll, wenn wir die Schritte nur einmal befolgen müssten, um ein perfektes Compliance-Programm für immer zu haben, aber in Wirklichkeit dienen die Merkmale eher als zyklischer Fahrplan denn als Wettlauf von der Startlinie zum Ziel.
Die FSGO besagt Folgendes:
"Nachdem ein kriminelles Verhalten aufgedeckt wurde, ergreift die Organisation angemessene Maßnahmen, um angemessen auf das kriminelle Verhalten zu reagieren und weiteres ähnliches kriminelles Verhalten zu verhindern, einschließlich notwendiger Änderungen am Compliance- und Ethikprogramm der Organisation."
Mit anderen Worten: Bei diesem Merkmal einer effektiven Compliance geht es darum, aus Fehlern zu lernen, angemessen zu reagieren und die Programme kontinuierlich zu verbessern.
Lernen Sie aus Ihren Fehlern
"Jedes Mal, wenn etwas schief geht, kann man daraus lernen, selbst in Situationen, die nicht so bedeutend sind", so Chen.
Der erste Schritt, um als Unternehmen aus seinen Fehlern zu lernen, besteht darin, das Risiko kriminellen Verhaltens, dem Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter ausgesetzt sind, regelmäßig zu bewerten. Im Nachhinein ist man immer schlauer, und wenn wir nie zurückblicken und überprüfen, können wir nie aus unseren Fehlern lernen.
Nach Ansicht der FSGO sollten diese Überprüfungen dazu führen, dass Sie die notwendigen Schritte unternehmen, um jedes der sieben Kennzeichen zu entwerfen, umzusetzen und zu ändern, damit Sie die Risiken kriminellen Verhaltens innerhalb Ihrer Organisation erkennen und verringern können.
"Abhilfemaßnahmen, Ursachenanalyse und kontinuierliche Verbesserung dienen alle demselben Zweck: sicherzustellen, dass man nicht immer wieder dieselben Fehler macht, und zu verhindern, dass sich Probleme wiederholen", erklärt Chen.
Angemessenes Reagieren
Wenn es darum geht, angemessen auf ein Compliance-Problem zu reagieren, erwähnt Chen, dass sie mehrere Unternehmen gesehen hat, die Fehler gemacht haben, nachdem sie in Schwierigkeiten mit dem DOJ geraten waren. Anstatt angemessen zu reagieren, reagieren diese Unternehmen oft damit, dass sie Geld für ihre Probleme ausgeben.
Das Problem, so Chen?
"Das Ergebnis ist, dass sie unverhältnismäßig viel Geld für die Einhaltung von Vorschriften ausgeben, was für ihr Unternehmen wirklich nicht notwendig ist. In diesen Fällen fragt man sich, ob diese Unternehmen dies nur tun, um es uns zu zeigen, denn in einigen Unternehmen ist dies eindeutig nicht nachhaltig. Organisationen können keine übermäßig aufgeblähten Programme jeglicher Art unterstützen.
Die Regulierungsbehörden lassen sich nicht dadurch täuschen, dass sie einem Problem einfach Geld hinterherwerfen. Ein Unternehmen muss beweisen, dass seine Lösungen sorgfältig durchdacht und auf die spezifischen Probleme anwendbar sind.
Deshalb ist es wichtig, ein wirksames Compliance-Programm als Teil Ihrer allgemeinen Geschäftsstrategie zu betrachten. Sie müssen lernen, Ihr Unternehmen proaktiv vor Risiken zu schützen und angemessen zu reagieren, damit Sie letztlich Geld und Ressourcen sparen und die Zeit Ihrer Mitarbeiter kosteneffizient einsetzen können.
Hier können Technologielösungen eine entscheidende Rolle spielen, wenn es darum geht, Ihr Vorgehen bei der Einhaltung von Vorschriften festzulegen. Durch das Sammeln von Daten und die Nutzung der daraus gewonnenen Erkenntnisse für Ihren Entscheidungsprozess können Sie genau bestimmen, wo Sie Ihre Ressourcen einsetzen sollten, um ein möglichst kostenbewusstes und effektives Compliance-Programm zu erstellen und zu unterhalten.
Kontinuierlich verbessern
Wie können Sie also Ihre Compliance-Funktion kontinuierlich verbessern? Die Fragen, die in dem Whitepaper des DOJ über Bewertung von Corporate Compliance-Programmen gestellten Fragen bieten einige Anhaltspunkte für den Einstieg.
Erstens wollen die Aufsichtsbehörden dem Whitepaper zufolge wissen, wie oft ein Unternehmen seine Risikobewertungen aktualisiert und seine Richtlinien, Verfahren und Praktiken überprüft.
"Jedes Mal, wenn etwas schief geht, sollte man sich hinsetzen und herausfinden, warum es schief gegangen ist. Was im System hat dazu geführt, dass es schief gegangen ist?" fragt Chen.
Laut Chen wird sie oft nach abtrünnigen Mitarbeitern gefragt, und ob das manchmal einfach so passiert. Ihre Antwort?
"Meine Antwort lautet: Ja, natürlich. Die entscheidenden Fragen, die sie sich stellen sollten, lauten jedoch: Warum ist der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zu diesem Zeitpunkt, an diesem Ort und auf diese Weise abtrünnig geworden? Wie wurde er oder sie dazu befähigt, abtrünnig zu werden?"
Mit anderen Worten, das DOJ möchte wissen, was an Ihrem System oder Ihren Verfahren ein skrupelloses Verhalten ermöglichen könnte. In der Regel zeigen die Antworten auf diese Fragen den Weg zur Behebung der Probleme und zur Verbesserung der Wirksamkeit Ihres Compliance-Programms auf.
Die Ermittlung der Ursachen für das Fehlverhalten von Mitarbeitern kann einen wichtigen Hinweis darauf geben, wie Sie diese Probleme beheben können.
Die zweite Frage, die sich die Regulierungsbehörden stellen, ist, ob Ihre Richtlinien und Verfahren für die jeweiligen Geschäftsbereiche und Tochtergesellschaften, für die sie eingesetzt werden, sinnvoll sind.
Zusammenfassung
Es ist einfach ein gutes Geschäft, effektiv, ethisch und solide zu sein. Nicht nur, dass die Kosten für die Nichteinhaltung von Vorschriften oft dreimal so hoch sind wie die Kosten für die Einhaltung der Vorschriften, Ethik- und Compliance-Skandale können Ihrem Unternehmen auch in mehrfacher Hinsicht schaden. Die Aufrechterhaltung eines wirksamen Compliance-Programms wirkt sich nicht nur positiv auf den Ruf Ihrer Marke und Ihr öffentliches Image aus, sondern kann sich auch auf Ihren Gewinn auswirken.
Viele Menschen argumentieren, dass das eigentliche Ziel der Einhaltung von Vorschriften darin besteht, Prozesse und Verfahren zu schaffen und umzusetzen, die das Risiko eines Verstoßes gegen die Vorschriften verringern helfen. Tatsache ist jedoch, dass Sie im Falle eines Verstoßes nachweisen können, dass Ihr Compliance-Programm die gesetzlichen Richtlinien einhält, was zu einer Verringerung der Schuldquote und zu einer erheblichen Reduzierung von Geldbußen und Strafen führen kann.
Denken Sie daran, dass die Einhaltung der Vorschriften nie abgeschlossen ist, sondern ein fortlaufender Prozess ist. Überprüfen Sie daher regelmäßig die Sieben Merkmale eines wirksamen Compliance-Programms um Ihr Unternehmen schon heute proaktiv vor Verstößen und Strafen zu schützen.
Erfahren Sie mehr darüber, wie unsere Experten Sie beim Aufbau eines effektiven Compliance-Programms unterstützen können, nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf. Informieren Sie sich auch darüber, wie unsere Technologie-Lösungen Ihrem Unternehmen helfen können, gesetzeskonform zu werden - und zu bleiben.
