Les Federal Sentencing Guidelines for Organizations (FSGO) prévoient une réduction de trois points des scores de culpabilité pour une organisation qui peut démontrer qu'elle dispose d'un programme de conformité efficace. Cet abaissement du score peut réduire les amendes potentielles jusqu'à 60 %. À l'échelle d'une entreprise, cela peut se traduire par d'importantes économies.
Non seulement une mise en conformité efficace peut réduire le montant d'une amende, mais elle peut aussi l'éliminer complètement si une entreprise s'auto-dénonce et démontre qu'elle a mis en place des procédures solides pour détecter, interdire et remédier aux violations de la conformité.
Malgré les meilleures intentions, aucun programme de conformité n'est jamais vraiment parfait. C'est là que la septième caractéristique d'un programme de conformité efficace - la remédiation - entre en jeu.
Selon Hui Chen, ancienne experte du ministère de la justice, dans notre récente interview dans notre récente interview :
"Les mesures correctives peuvent concerner les actions prises par l'entreprise pour discipliner les employés impliqués dans la faute, l'indemnisation par l'entreprise des victimes affectées par la faute et l'amélioration par l'entreprise de son programme de conformité à la suite de la faute".
Une fois les six autres critères mis en place, ce septième critère devrait essentiellement créer une boucle de rétroaction permettant d'examiner et d'améliorer en permanence la mise en œuvre des autres critères.
Il serait certes formidable de pouvoir suivre les étapes une seule fois et d'avoir un programme de conformité parfait pour toujours, mais la réalité est que les caractéristiques servent davantage de feuille de route cyclique que de course entre une ligne de départ et une ligne d'arrivée.
La FSGO stipule que :
"Après la détection d'un comportement criminel, l'organisation prend des mesures raisonnables pour répondre de manière appropriée au comportement criminel et pour prévenir d'autres comportements criminels similaires, y compris en apportant les modifications nécessaires au programme de conformité et d'éthique de l'organisation.
En d'autres termes, cette caractéristique d'une conformité efficace consiste à apprendre de ses erreurs, à réagir de manière appropriée et à améliorer continuellement ses programmes.
Tirez les leçons de vos erreurs
"Chaque fois qu'un problème survient, il est possible d'en tirer des enseignements, même dans les situations les plus anodines", affirme M. Chen.
La première étape pour apprendre de ses erreurs en tant qu'organisation est d'évaluer périodiquement le risque de comportement criminel auquel sont confrontés votre entreprise et vos employés. Après tout, le recul est de 20/20, et si nous ne regardons jamais en arrière et ne faisons jamais le point, nous ne pourrons jamais apprendre de nos erreurs.
Selon le FSGO, ces examens devraient vous amener à prendre les mesures nécessaires pour concevoir, mettre en œuvre et modifier chacun des sept critères afin d'identifier et de réduire les risques de comportement criminel au sein de votre organisation.
"La remédiation, l'analyse des causes profondes et l'amélioration continue ont toutes un objectif : s'assurer que l'on ne commet pas toujours les mêmes erreurs et éviter que les problèmes ne se reproduisent", déclare M. Chen.
Répondre de manière appropriée
Lorsqu'il s'agit de réagir de manière appropriée à un problème de conformité, Mme Chen mentionne qu'elle a vu plusieurs entreprises commettre des erreurs après avoir eu des problèmes avec le ministère de la justice. Au lieu de réagir de manière appropriée, ces entreprises réagissent souvent en injectant de l'argent pour résoudre leurs problèmes.
Le problème, selon Chen ?
"En conséquence, elles dépensent une quantité disproportionnée d'argent pour la conformité d'une manière qui n'est vraiment pas nécessaire pour leur organisation. Dans ces cas-là, on se demande si ces entreprises ne le font pas juste pour nous montrer pour l'instant, parce qu'il est clair que cela ne va pas être durable dans certaines organisations. Les organisations ne peuvent pas soutenir un programme surdimensionné, quel qu'il soit.
Les régulateurs ne se laisseront pas berner par le simple fait de jeter de l'argent par les fenêtres. Une entreprise doit prouver que ses solutions ont été étudiées avec soin et qu'elles sont applicables à leurs problèmes spécifiques.
C'est pourquoi il est important de considérer un programme de conformité efficace comme faisant partie de votre stratégie commerciale globale. Vous devez apprendre à protéger votre organisation de manière proactive contre les risques et à réagir de manière appropriée afin de permettre à votre entreprise d'économiser de l'argent et des ressources, et d'allouer le temps des employés de manière rentable.
C'est là que les solutions technologiques peuvent jouer un rôle essentiel en vous aidant à déterminer votre plan d'action en matière de conformité. En collectant des données et en utilisant les informations qui en découlent pour guider votre processus de prise de décision, vous pouvez déterminer exactement où vous devez allouer vos ressources pour créer et maintenir le programme de conformité le plus rentable et le plus efficace possible.
Améliorer en permanence
Comment améliorer en permanence votre fonction de conformité ? Les questions posées dans le livre blanc du DOJ sur l'évaluation des programmes de conformité des entreprises donnent des indications sur la façon de commencer.
Tout d'abord, selon le livre blanc, les régulateurs veulent savoir à quelle fréquence une entreprise met à jour son évaluation des risques et revoit ses politiques, procédures et pratiques. politiques, procédures et pratiques.
"Chaque fois que quelque chose ne va pas, il faut s'asseoir et chercher à comprendre pourquoi cela a mal tourné. Qu'est-ce qui, dans le système, a permis que cela se passe mal ? interroge Chen.
Selon Mme Chen, les gens lui posent souvent des questions sur les employés malhonnêtes et se demandent s'il arrive que des employés malhonnêtes se produisent tout simplement. Sa réponse ?
"Ma réponse est oui, bien sûr. Cependant, les questions essentielles qu'ils devraient se poser sont les suivantes : pourquoi l'employé est-il devenu un voyou dans votre organisation, à ce moment-là, à cet endroit-là et de cette manière-là ? Comment l'a-t-on aidé à agir de la sorte ?"
En d'autres termes, le DOJ veut savoir ce qui, dans votre système ou votre processus, pourrait permettre un comportement malhonnête. En général, les réponses à ces questions révèlent la voie à suivre pour corriger les problèmes et améliorer l'efficacité de votre programme de conformité.
Identifier les raisons pour lesquelles les gens agissent en dehors de leur politique peut fournir beaucoup d'indications sur la manière de corriger ces problèmes.
La deuxième question que se posent les régulateurs est de savoir si vos politiques et procédures sont adaptées aux secteurs d'activité et aux filiales pour lesquels elles sont utilisées.
Résumé
Il est tout simplement bon pour les affaires d'être efficace, éthique et solide. Non seulement le coût de la non-conformité est souvent trois fois supérieur au coût de la conformité, mais les scandales liés à l'éthique et à la conformité peuvent nuire à votre entreprise de plusieurs façons. Le maintien d'un programme de conformité efficace n'a pas seulement un impact positif sur la réputation de votre marque et votre image publique, il peut aussi avoir un impact sur vos résultats.
Nombreux sont ceux qui affirment que le véritable objectif de la conformité est de créer et de mettre en œuvre des processus et des procédures qui contribuent à atténuer le risque d'une violation de la conformité. Il n'en reste pas moins qu'en cas de violation, votre capacité à prouver que votre programme de conformité respecte les lignes directrices réglementaires peut réduire votre score de culpabilité et conduire à des réductions significatives des amendes et des pénalités.
N'oubliez pas que la mise en conformité n'est jamais terminée - il s'agit plutôt d'un processus continu. Veillez à revoir régulièrement les Sept caractéristiques d'un programme de conformité efficace afin de protéger votre entreprise de manière proactive contre les violations et les sanctions dès aujourd'hui.
Pour en savoir plus sur la façon dont nos experts peuvent vous aider à développer un programme de conformité efficace, contactez-nous dès aujourd'hui. N'oubliez pas de vérifier plus d'informations sur la façon dont nos solutions technologiques peuvent aider votre organisation à devenir - et à rester - conforme.
