Es gibt heute viele Anbieter von Rechtsfallmanagement-Lösungen, die sich hinsichtlich ihrer Funktionen unterscheiden. Einige konzentrieren sich auf bestimmte Arten von Fällen. Einige eignen sich für Unternehmen einer bestimmten Größe. Einige lassen sich nahtloser in andere Softwareplattformen integrieren. Einige bieten Anpassungsmöglichkeiten, andere sind sofort einsatzbereit. Die Liste lässt sich fortsetzen. Wenn Sie Ihre Auswahl auf einige wenige Anbieter eingegrenzt haben, empfehlen wir Ihnen, sich auf die folgenden Schlüsselbereiche zu konzentrieren und Fragen zu stellen, um Einblicke in die Funktionen und Vorteile der einzelnen Anbieter zu erhalten.
- Fallbezogene Merkmale und Funktionen.Bewerten Sie, wie alle Informationen zu jedem Fall organisiert und verwaltet werden. Ist der Arbeitsbereich um jeden Fall herum zentralisiert, sodass Informationen und Kommunikationen, die für jeden Fall relevant sind, leicht zugänglich sind? Ein gutes Fallmanagementsystem für Rechtsfälle bietet Funktionen, mit denen Sie Anrufe protokollieren, E-Mails versenden, Besprechungen planen, Fallbeteiligte verwalten, wichtige Termine im Blick behalten, Arbeitsabläufe überwachen und vieles mehr können.
- Zeiterfassung und Abrechnung (oder Budgetierung für Rechtsabteilungen von Unternehmen).Ein System mit eng integrierter Zeiterfassung ermöglicht es Benutzern, die Zeit im Zusammenhang mit ihrem Arbeitsablauf zu erfassen. Die Abrechnungsanalyse für Kundenangelegenheiten in Verbindung mit einer integrierten Buchhaltungslösung sollte einen 360-Grad-Überblick über Ihren Gewinn und Ihre Produktivität bieten. Prüfen Sie, ob die von Ihnen evaluierten Systeme diese enge Integration bieten.
- Document Management. Document management is a critical aspect of legal operations and can be integrated into your legal case management system. When integrated, you can relate documents to matters, accounts, contacts or discussion threads. Be sure to consider the following: document workflow, volume and content type, processing capabilities, storage needs, degree of collaboration required and type of automation needed.
- Sicherheit.Datensicherheit ist ein weitreichendes und komplexes Thema. Physischer Schutz bedeutet, Diebstahl, Schäden durch Feuer, Wetter, Erdbeben und Manipulationen durch Mitarbeiter oder andere Personen zu verhindern. Zur Sicherheit gehören auch Benutzerauthentifizierung, Zugriffskontrolle, Datenschutz und vieles mehr. Ein wesentlicher Vorteil einer Cloud-Umgebung besteht darin, dass die Kosten und Risiken für die Anwendung akzeptabler Sicherheitsmaßnahmen für die Betriebsdaten Ihrer Anwaltskanzlei entfallen. Prüfen Sie sorgfältig die Sicherheitsprotokolle aller in Frage kommenden Anbieter.
- Compliance in Bezug auf Unternehmensführung,geografische/rechtliche Datenvorschriften und Datenschutz.Sie sollten sich darüber im Klaren sein, wie die Infrastruktur des Anbieters für Rechtsfallmanagement den globalen Datenschutzgesetzen und -richtlinien gerecht wird. Verfügt der Anbieter über die EU-Safe-Harbor-Selbstzertifizierung, das Trustee Safe Harbor Seal und das Japan Privacy Seal? Wenn ja, kann Ihr Unternehmen durch den Einsatz dieser Anbieter und die Erfüllung der Sicherheitsanforderungen ebenfalls diese Zertifizierungen erhalten.
- Mobilität.Die Juristen von heute möchten unabhängig von ihrem Standort und dem verwendeten Gerät besser an Fällen arbeiten und auf Informationen zugreifen können. Fragen Sie Anbieter, ob die Lösung den Zugriff und die volle Funktionalität über Smartphones, Tablets oder andere verbundene Geräte ermöglicht.
- Zugang.Die Möglichkeit, mit Kunden, externen Parteien und Teammitgliedern zusammenzuarbeiten – unabhängig von ihrem Standort – ist ein enormer Vorteil effektiver Fallmanagementsysteme. Können Sie das System, das Sie evaluieren, für die Zusammenarbeit mit Kunden und anderen beteiligten Parteien nutzen?
- Kosten.Wie wird das in Betracht gezogene Fallmanagementsystem für Rechtsfälle berechnet? Handelt es sich um ein Abonnementmodell, bei dem Sie pro Benutzer und Monat zahlen und jederzeit Benutzer hinzufügen oder entfernen können? Kaufen Sie die Anwendung und hosten sie intern, was Hardware und zukünftige Upgrades erfordert? Informieren Sie sich über die Unterschiede zwischen einem cloudbasierten System und einem gehosteten System, damit Sie die Kosten des Systems im Laufe der Zeit genau einschätzen können.
- Verfügbarkeit/Wiederherstellbarkeit.Es ist wichtig, den Anbieter zu fragen, welche Verfügbarkeit er für die Anwendung erwartet und ob diese Verfügbarkeitsschätzung geplante Ausfälle beinhaltet. Geplante Ausfälle sind für die Wartung der Umgebung erforderlich und werden in der Regel nachts und nach vorheriger Ankündigung durchgeführt, damit die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen so gering wie möglich sind. Sie sollten sich auch über die Verfahren des Anbieters zur Datensicherung und die Richtlinien zur Notfallwiederherstellung informieren.
- Integration.Die meisten Anwaltskanzleien bevorzugen Software, die speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Gute Fallmanagement-Plattformen lassen sich mit vielen anderen Softwareangeboten integrieren, um die Produktivität zu steigern und Zeit zu sparen. Fragen Sie den Anbieter, ob sich seine Plattform mit Buchhaltung, Dokumentenmanagement, CRM, Vertragsmanagement, E-Mail, Telefon und anderen wichtigen Anwendungen integrieren lässt, die Ihre Kanzlei täglich nutzt.
- Cloud Based. Know whether the systems you are evaluating are software as a service (SaaS), platform as a service (PaaS) or infrastructure as a service (IaaS). There are different types of so-called “cloud computing” paradigms. Each offers its own benefits, which will weigh on your final decision.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf advologix.com veröffentlicht. Am 20. November 2024 übernahm Mitratech Advologix, einen führenden Anbieter für juristisches Case Management. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser neues Produktangebot, CaseCloud, und die neuesten Lösungen von Mitratech für das Legal Ops Management zu berücksichtigen.
