Hoy en día existen muchos proveedores de gestión de casos legales, cada uno con sus propias ventajas en cuanto a características. Algunos se centran en determinados tipos de casos. Otros se adaptan a organizaciones de un tamaño específico. Otros se integran a la perfección con otras plataformas de software. Algunos ofrecen personalización, otros vienen listos para usar. La lista es interminable. Una vez que haya reducido su selección a unos pocos proveedores, le recomendamos que se centre en las siguientes áreas clave y haga preguntas para obtener información sobre las características y ventajas de cada proveedor.
La semana que viene, tenemos previsto ayudarle a definir el proyecto piloto de su organización. Si no puede esperar hasta entonces, le invitamos a descargar nuestra nueva guía para compradores:Descargue aquí la Guía para compradores de bufetes de abogados sobre gestión de casos legales.Descargue aquí la Guía para compradores de departamentos jurídicos corporativos sobre gestión de casos legales.
- Características y funciones centradas en los asuntos.Evalúe cómo se organiza y gestiona toda la información relativa a cada asunto. ¿El espacio de trabajo está centralizado en torno a cada asunto, de modo que se pueda acceder fácilmente a la información y las comunicaciones relevantes para cada uno de ellos? Un buen sistema de gestión de casos legales ofrecerá funciones que le permitirán registrar llamadas, enviar correos electrónicos, programar reuniones, gestionar los participantes en los asuntos, estar al tanto de las fechas importantes, supervisar el flujo de trabajo y mucho más.
- Control del tiempo y facturación (o elaboración de presupuestos para departamentos jurídicos corporativos).Un sistema con un control del tiempo estrechamente integrado permitirá a los usuarios realizar un seguimiento del tiempo en el contexto de su flujo de trabajo. El análisis de la facturación de los asuntos de los clientes, junto con una solución de contabilidad integrada, debería proporcionar una visión de 360 grados de sus beneficios y productividad. Identifique si los sistemas que está evaluando ofrecen esta estrecha integración.
- Gestión de documentos.La gestión de documentos es un aspecto fundamental de las operaciones jurídicas y puede integrarse en su sistema de gestión de casos jurídicos. Una vez integrada, podrá relacionar los documentos con asuntos, cuentas, contactos o hilos de discusión. Asegúrese de tener en cuenta lo siguiente: flujo de trabajo de los documentos, volumen y tipo de contenido, capacidades de procesamiento, necesidades de almacenamiento, grado de colaboración requerido y tipo de automatización necesaria.
- Seguridad.La seguridad de los datos es un tema amplio y complejo. La protección física consiste en prevenir robos, daños causados por incendios, condiciones meteorológicas adversas, terremotos y manipulaciones por parte de empleados u otras personas. La seguridad también incluye la autenticación de usuarios, el control de acceso, la privacidad y mucho más. Una ventaja clave del entorno en la nube es que elimina el coste y el riesgo de aplicar medidas de seguridad aceptables a los datos operativos de su bufete de abogados. Revise cuidadosamente los protocolos de seguridad de cualquier proveedor que esté considerando contratar.
- Cumplimiento normativo,normativas sobre datos geográficos/jurisdiccionales y privacidad.Debe comprender cómo la infraestructura del proveedor de gestión de casos legales se adapta a las leyes y directivas globales de privacidad. ¿Han obtenido la autocertificación Safe Harbor de la UE, el sello Trustee Safe Harbor y el sello Japan Privacy? Si es así, al implementar estos proveedores y cumplir con los requisitos de seguridad, su empresa también puede obtener estas certificaciones.
- Movilidad.Los profesionales del ámbito jurídico actuales desean tener una mayor capacidad para trabajar en casos y acceder a la información independientemente de dónde se encuentren y del dispositivo que utilicen. Pregunte a los proveedores si la solución permite el acceso y la funcionalidad completa a través del teléfono, la tableta o cualquier dispositivo conectado.
- Acceso.La posibilidad de colaborar con clientes, terceros y miembros del equipo, independientemente de su ubicación, es una ventaja enorme de los sistemas eficaces de gestión de casos. ¿Puede utilizar el sistema que está evaluando para colaborar en asuntos con clientes y otras partes asociadas?
- Coste.¿Cuál es el precio del sistema de gestión de casos legales que está considerando? ¿Se trata de un sistema basado en suscripción, en el que se paga por usuario al mes y se puede cancelar o añadir usuarios en cualquier momento? ¿Va a adquirir la aplicación y alojarla internamente, lo que requerirá hardware y futuras actualizaciones? Asegúrese de conocer la diferencia entre un sistema basado en la nube y un sistema alojado para poder evaluar con precisión el coste del sistema a lo largo del tiempo.
- Disponibilidad/Recuperabilidad.Es importante preguntar al proveedor qué nivel de disponibilidad espera ofrecer para la aplicación y si esa estimación de disponibilidad incluye interrupciones planificadas. Las interrupciones planificadas son necesarias para mantener el entorno y suelen realizarse por la noche y con previo aviso, para que el impacto en su negocio sea mínimo. También debe comprender el proceso del proveedor para las políticas de copia de seguridad de datos y recuperación ante desastres.
- Integración.La mayoría de los bufetes de abogados prefieren utilizar software diseñado específicamente para sus necesidades. Las buenas plataformas de gestión de casos pueden integrarse con muchos otros programas informáticos para ayudar a aumentar la productividad y ahorrar tiempo. Pregunte al proveedor si su plataforma se integra con aplicaciones de contabilidad, gestión de documentos, CRM, gestión de contratos, correo electrónico, teléfonos y otras aplicaciones importantes que su bufete utiliza a diario.
- Basado en la nube.Averigüe si los sistemas que está evaluando son software como servicio (SaaS), plataforma como servicio (PaaS) o infraestructura como servicio (IaaS). Existen diferentes tipos de paradigmas denominados «computación en la nube». Cada uno ofrece sus propias ventajas, que influirán en su decisión final.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en advologix.com. El 20 de noviembre de 2024, Mitratech adquirió Advologix, proveedor líder de gestión de casos legales. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra nueva oferta de productos, CaseCloud, y las últimas soluciones de Mitratech para la gestión de operaciones legales.
