Der nächste Beitrag in unserer Blog-Reihe mit Tipps und Tricks zur Verwendung von HotDocs beschreibt, wie dynamische Fragen, die von Vorlagenautoren erstellt werden, die Benutzererfahrung verbessern und die Geschwindigkeit der Dokumentenerstellung erhöhen können.
Die richtige Frage
Die Dokumentenautomatisierung bietet die Möglichkeit, dynamische Dokumentationen zu erstellen, die sich an bestimmte Umstände anpassen und ein Dokument mit genau den richtigen Texten und Klauseln an genau den richtigen Stellen erstellen. Dazu werden dem Benutzer eine Reihe intuitiver Fragen gestellt, deren Antworten für die Erstellung des Dokuments verwendet werden. Diese Antworten können sogar dazu verwendet werden, weitere Fragen zu stellen, sodass der Benutzer bei jedem Schritt ein aussagekräftiges Interview erhält. Was nicht alle Vorlagenentwickler wissen, ist, dass wir auch die Fragen selbst je nach den Antworten unterschiedlich gestalten können. Dazu richten wir dynamische Eingabeaufforderungen ein.
Eine Eingabeaufforderung ist der Text, der einer Variablen zugewiesen ist und als Fragetext im Interview erscheint. So kann eine Variable mit dem Namen „EmployeeName-txt“ dem Benutzer eine Eingabeaufforderung mit dem Text „Bitte geben Sie hier den vollständigen Namen des Mitarbeiters ein“ anzeigen. Die meisten Variablen haben einfachen Text als Eingabeaufforderung, aber alle Eingabeaufforderungen (und tatsächlich alle Textfelder, die im Interview angezeigt werden sollen, einschließlich Ressourcentext und Dialogtiteln) können auch HotDocs-Variablenfelder enthalten. Dies bietet uns ein leistungsstarkes Werkzeug, um das Interviewerlebnis für einen Benutzer zu gestalten (ohne allzu großen Aufwand).
Betrachten Sie das folgende Beispiel: Ich muss den Betrag einer zusätzlichen Wartungsgebühr eingeben. Diese kann monatlich, vierteljährlich oder jährlich gezahlt werden. Die Vorlage enthält die Zahlenvariable „MaintenanceCost“ und die Multiple-Choice-Variable „MaintenancePaymentFreq“ mit den Optionen „Monat“, „Quartal“ und „Jahr“. Sobald der Benutzer die Häufigkeit der Wartungszahlungen ausgewählt hat, möchte ich diese Häufigkeit in der Eingabeaufforderung für die Wartungskosten angeben.
Dazu muss ich die Komponente „MaintenanceCost“ bearbeiten und mit der rechten Maustaste in das Eingabefeld klicken. Im sich öffnenden Menü wähle ich „Variable Field“ (Variables Feld). Daraufhin öffnet sich derselbe Dialog für variable Felder, der auch im Hauptdokument angezeigt wird, wenn man in der HotDocs-Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche „Variable Field“ klickt. Ich wähle als Typ „Multiple Choice“ (Mehrfachauswahl) und dann „MaintenancePaymentFreq“ (Wartungszahlungshäufigkeit). Wenn ich auf „OK“ klicke, erscheint ein HotDocs-Feld – komplett mit Chevrons – in der Eingabeaufforderung. Ich kann dann Text um dieses Feld herum hinzufügen und erhalte etwa folgendes Ergebnis:
Bitte geben Sie die Unterhaltszahlung „MaintenancePaymentFreq” ein.
Da meine Optionen in diesem Fall grammatikalisch nicht korrekt sind, kann ich den Zusammenführungstext für dieses Feld durch Doppelklicken innerhalb der Chevrons ändern, genau wie in einem Word-Dokument. Das Ergebnis sieht dann in etwa so aus:
Bitte geben Sie die Wartungsgebühr „MaintenancePaymentFreq:monthly/quarterly/annual” ein.
Wenn MaintenenceCost abgefragt wird, wird dieses variable Feld von HotDocs aufgelöst und der ausgewählte Text in der Eingabeaufforderung angezeigt.
Mit dieser Technik können Sie beliebige dynamische Eingabeaufforderungen generieren. Sie können damit gespiegelte Testamente oder mehrsprachige Interviews erstellen – die Anwendungsmöglichkeiten sind nahezu unbegrenzt. Durch die Verwendung dynamischer Eingabeaufforderungen können Sie Ihren Benutzern ein verbessertes, überragendes Erlebnis bieten und ihnen dabei helfen, Dokumente schneller und genauer zu erstellen. Nichts führt jemanden so sehr zur richtigen Antwort wie die richtige Frage.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
