Jeder gute Therapeut wird Ihnen sagen, dass Sie, wenn sich die Dinge, die Sie betreffen, Ihrer Kontrolle entziehen, sich an etwas festhalten sollten, das Sie kontrollieren können, und Ihr Bestes tun sollten, um es zu bewältigen. Zufälligerweise ist einer der wichtigsten Punkte des letzten Jahres, der sich auf Ihre Praxis der positiven Maßnahmen auswirkt, greifbar (wenn auch nicht vollständig definiert). Es handelt sich um das neue Anforderungsschreiben und den Einzelverbindungsnachweis, in denen die neuen Anforderungen für die Einreichung von Schreibtischprüfungen dargelegt sind. Zumindest ist sie konkret: Sie ist am 31. August 2024 in Kraft getreten. Anstatt sich darüber Gedanken zu machen, was Gerichte oder Behörden als Nächstes tun könnten, sollten Sie sich darauf konzentrieren, was die OFCCP bereits getan hat, und Schritte unternehmen, um sich auf eine neue Form der Prüfung vorzubereiten. Viele Auftragnehmer haben diesen Änderungen nicht genug Aufmerksamkeit geschenkt.
Es ist nicht einfach zu wissen, was mit dem Dokument zu tun ist. Wir wissen noch nicht, wie die OFCCP viele der Änderungen umsetzen wird. Wenden Sie also Ihren gesunden Menschenverstand an und überlegen Sie, was der Einzelverbindungsnachweis wahrscheinlich bedeuten wird - oder bedeuten sollte. Selbst wenn Ihr Compliance Officer Ihnen bei der Prüfung nicht zustimmt, können Sie mit gutem Gewissen argumentieren, dass Sie die Einhaltung der Vorschriften ernst genommen haben, und sollten einen goldenen Stern für Ihren Versuch erhalten.
Was sind nun die wichtigsten neuen Anforderungen im neuen Begleitschreiben und im Einzelverbindungsnachweis, und wie sollten Sie sie erfüllen?
Hochschul-"Campus" und "campusähnliche" Einrichtungen: Wenn eine Hochschule oder Universität ein Planungsschreiben erhält und einen "Campus" mit mehreren Einrichtungen in einer Stadt unterhält, muss sie für jeden Standort einen AAP vorlegen. Das Gleiche gilt für Vertragspartner des Bundes, die nicht im Hochschulbereich tätig sind und eine "campusähnliche Umgebung" unterhalten, z. B. ein Biotech-Unternehmen, das Labors an verschiedenen Adressen in derselben Gemeinde betreibt.
Es kann argumentiert werden, dass die OFCCP zu weit geht und nur Anspruch auf den Plan hat, der im Scheduling Letter aufgeführt ist. Die OFCCP wird dem nicht zustimmen und wird jeden AAP in derselben Gemeinde verlangen, unabhängig davon, ob die Standorte ähnliche Aufgaben erfüllen oder nicht.
In Anbetracht der Tatsache, dass die OFCCP die zu überprüfenden Mitarbeiter gerne zu großen Gruppen zusammenfasst, erscheint es ratsam, die "Campus"-AAP-Pläne sowohl einzeln als auch so zu überprüfen, als ob sie einen einzigen Plan bilden. Achten Sie darauf, dass Sie bei einer kombinierten Überprüfung keine Mitarbeiter in einen Topf werfen, die unterschiedliche Aufgaben für verschiedene Organisationen wahrnehmen.
Entschädigung: Punkt 7 verlangt von den Auftragnehmern die Vorlage aktionsorientierter Programme zur Behebung "aller" Problembereiche, die im Rahmen der gemäß 41 CFR 60-2.17(b) vorgeschriebenen Überprüfung des Vergütungssystems ermittelt wurden. Wie Circa bereits in seinem Blog über die entsprechende OFCCP-Vergütungsrichtlinie 2022 festgestellt hat, muss diese Überprüfung nicht statistisch sein. Sie kann z. B. die Elemente aufzeigen, die der Auftragnehmer zur Festlegung der Vergütung verwendet, und bewerten, ob der Auftragnehmer diese Faktoren in der Praxis anwendet.
In Punkt 19 wird nun eine zweite Momentaufnahme der Vergütung für den AAP-Meldezeitraum des Vorjahres verlangt. Es ist ratsam, die Daten beider Jahre sowohl einzeln als auch zusammen zu betrachten. In Punkt 19 wird außerdem verlangt, dass Sie Informationen über die "relevanten Faktoren, die zur Festlegung der Mitarbeitervergütung herangezogen werden", wie Ausbildung, Leistungsbewertung und Dienstgrad, bereitstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie analysieren, wie diese Faktoren die Vergütung der von Ihnen gemeldeten Mitarbeiter beeinflussen. Experten können Ihnen helfen, diese als "Kontrollvariablen" zu überprüfen. Ja, ein wichtiges Entscheidungselement ist, ob und wann Sie Experten zur Unterstützung Ihres Programms in diesem komplexen Bereich hinzuziehen. Die Partner von Circa, branchenführende Lösungsanbieter, können Ihnen hier helfen.
Künstliche Intelligenz: Der neue Punkt 21 fragt, ob Sie sie nutzen. Tun Sie es? Ein Ausschlussverfahren (z. B. die Ablehnung von Bewerbern, die keine Erlaubnis haben, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten) muss nicht zwangsläufig den Einsatz von künstlicher Intelligenz beinhalten, die im weitesten Sinne als automatisiertes Mustererkennungs- und Klassifizierungsverfahren definiert ist.
Wenn Ihr Arbeitgeber KI für Einstellungen, Beförderungen oder andere Entscheidungen einsetzt, sollten Sie ermitteln, wo diese Anwendung ins Spiel kommt. Vergewissern Sie sich, dass Sie KI konsequent einsetzen, und ermitteln Sie, ob die Auswahl eine geschützte Gruppe benachteiligt. Wenn eine statistisch signifikante Benachteiligung einer geschützten Gruppe vorliegt, kann es sein, dass die Verzerrung in einer Phase auftritt, die nichts mit dem Einsatz von KI zu tun hat - z. B. bei der Entscheidung des Einstellungsleiters. Wenn der Einsatz von künstlicher Intelligenz zu negativen Auswirkungen führt, müssen Sie die in 41 CFR 60-3 beschriebenen Standardvalidierungsverfahren anwenden, um den Einsatz zu rechtfertigen. Sowohl die KI als auch die Validierung der Auswahl sind komplexe Themen. Auch in diesem Bereich sollten Sie die Hilfe von Experten in Anspruch nehmen.
Denken Sie daran, dass die Auftragnehmer nach Punkt 21 verpflichtet sind, Unterlagen zu allen Einstellungs-, Überprüfungs- und Einstellungsrichtlinien und -praktiken vorzulegen, nicht nur zu denen, die sich auf AI beziehen. Falls Sie dies noch nicht getan haben, sollten Sie diese Informationen zusammentragen, überprüfen und feststellen, ob sie einen vielfältigen Beitrag zu einem neutralen Auswahlverfahren enthalten. Stellen Sie dann fest, ob die Talentakquise und die einstellenden Manager sich tatsächlich an die Vorgaben halten....
Die Biden Executive Order zu AI verlangt, dass die OFCCP bis Oktober 2024 einen Leitfaden zum Einsatz von AI erstellt. Beobachten Sie diesen Bereich!
Dokumentation, Dokumentation, Dokumentation: Suchen Sie im Einzelverbindungsnachweis nach dem Wort "Dokumentation". Es ist erstaunlich, wie viele Unterlagen die OFCCP von Ihnen erwartet, die Sie im Rahmen der neuen Aktenprüfung sammeln und einreichen sollen. Dazu gehören Unterlagen darüber, wie Sie die bei der Bewertung des Vergütungssystems Ihres Arbeitgebers festgestellten Probleme angegangen sind, wie Sie Ihre Vermittlungsziele festgelegt haben, welche Maßnahmen Sie zur Anwerbung von Menschen mit Behinderungen ergriffen haben, wie Ihre Einstellungen im Vergleich zu Ihrer Benchmark für die Einstellung geschützter Veteranen abschneiden, ob Ihre Bemühungen nach Treu und Glauben erfolgreich waren, um die Vermittlungsziele und Problembereiche des Vorjahres anzugehen, und welche Änderungen Sie vorgenommen haben, um die bei der Überprüfung der "Personalprozesse" nach Punkt 25 aufgedeckten Probleme anzugehen. (Die Überprüfung nach Punkt 25 kann nicht einfach nur ein Standardwerk sein. Wenn Sie ein Hindernis für den gleichberechtigten Zugang gefunden haben, müssen Sie darlegen, wie Sie versucht haben, es zu beseitigen, ob die Bemühungen erfolgreich waren, und wenn sie im Laufe der Zeit nicht erfolgreich waren, welche Änderungen Sie für den zukünftigen Erfolg vorgenommen haben).
Ein Hinweis auf die Verwendung des Wortes "jeder" in der Auflistung. Insbesondere bei größeren Vertragspartnern mit mehreren zu meldenden Ansprüchen ist ein Problembereich oder eine Nutzung, die sich auf ein Element eines AAP bezieht, nicht unbedingt ein Hinweis auf ein Problem, das den Zugang zum Arbeitsplatz allgemein betrifft. Eine Standardabweichung (SD) von 2,27 in einer einzelnen Berufsgruppe, ohne dass es zu einem Defizit bei Einstellungen, Kündigungen oder Beförderungen kommt, ist kein Hinweis auf ein Muster oder einen Trend. Der Einzelnachweis impliziert, dass Sie in alle Fettnäpfchen treten sollen. Sie haben gute, vernünftige Gründe, dies nicht zu tun. Suchen Sie stattdessen nach Gemeinsamkeiten in Ihren Plänen und entwickeln Sie handlungsorientierte Maßnahmen, um die wichtigsten Punkte anzugehen. Die konzentrierte Arbeit, die Sie leisten, bewahrt Sie nicht nur davor, verrückt zu werden, sondern sie wird Ihnen auch bei der Prüfung zugute kommen, da Ihre Arbeit am "großen Ganzen" wahrscheinlich mit den in den einzelnen Plänen angesprochenen Problemen übereinstimmen wird.
Eine andere Möglichkeit, das Problem des Umdrehens von "beliebigen" Steinen in jedem Stellenplan zu lösen, besteht darin, die Einführung von funktionalen Aktionsplänen (Functional Affirmative Action Plans - FAAPS) zu erwägen. Siehe den Blog von Circa über die Vor- und Nachteile von FAAPs.
Schlussfolgerung
Es wird nicht einfach sein, die Daten und die Dokumentation zu erstellen, die in dem neuen Terminplanungsschreiben und der Einzelaufstellung gefordert werden. Sie werden eine enge und kontinuierliche Zusammenarbeit mit Kollegen außerhalb Ihres Programms benötigen, die für die Öffentlichkeitsarbeit, die Wahl, die Karriereentwicklung und andere Programme verantwortlich sind, die für die Behebung der in Ihren AAPs identifizierten Problembereiche und der unzureichenden Auslastung entscheidend sind. Erstellen Sie eine Vorlage für die Identifizierung von Programmdefiziten, die Ermittlung von Abhilfemaßnahmen und die Verfolgung der Daten, die den Fortschritt - oder den Mangel an Fortschritt - aufgrund der ergriffenen proaktiven Maßnahmen zeigen. Geben Sie die Vorlage an Ihre Kollegen weiter und überwachen Sie, wie diese notwendige Arbeit erledigt wird.
Da das Scheduling Letter and Itemized Listing neu ist, wirft es ebenso viele Fragen auf wie es beantwortet. Was die OFCCP erwartet, wird klarer werden, wenn die Auftragnehmer und die Agentur den Prüfungsprozess durchlaufen. Für den Auftragnehmer werden die nächsten Schritte darin bestehen, zu sehen, wie die OFCCP den neuen Scheduling Letter und den Einzelnachweis verwendet - und zu entscheiden, ob er seine Praktiken zur Förderung von Maßnahmen infolgedessen anpassen muss.
Circa wird berichten, sobald die Prüfungspraxis der Agentur im Rahmen des neuen Scheduling Letters und des Einzelnachweises ins Blickfeld gerät.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
