任何优秀的治疗师都会告诉你：当影响你的事情超出掌控时，抓住你能掌控的事物，并尽最大努力管理它。恰巧去年影响你平权行动实践的最大事项之一，正是这样一件具体可控（即便尚未完全明确定义）的事物。 那就是新出台的《日程安排函》及《明细清单》，其中列明了桌面审计提交材料的新要求。至少它具有明确性：已于2024年8月31日正式生效。与其担忧法院或机构下一步动向，不如聚焦联邦合同合规计划办公室（OFCCP）已采取的措施，着手为新型审计模式做好准备。许多承包商尚未充分重视这些变化。
这并非意味着如何处理该文件就容易了。我们尚不清楚联邦合同合规计划办公室将如何落实诸多变更。因此，请运用常识，仔细推敲明细清单可能意味着什么——或者说应当意味着什么。即便合规官在审计时与您意见相左，您仍能以善意辩称自己认真对待合规要求，这份努力理应获得嘉奖。
那么，新版《排程函》及《明细清单》中新增的要求有哪些是重中之重？您又该如何应对？
高等教育机构的"校园"及"类校园"场所：当高校收到排期通知函时，若其在同一城市拥有多个教学点组成的"校园"，则须为每个地点分别提交《反歧视计划》。非高等教育领域的联邦承包商若维持"类校园"场所亦适用此规定，例如在同一行政辖区内不同地址运营实验室的生物技术公司。
有人认为联邦合同合规计划办公室（OFCCP）越权行事，其仅有权要求执行《日程安排函》中注明的计划。但OFCCP不会认同此观点，并将要求同一辖区内所有机构提交其《反歧视计划》（AAP），无论这些机构是否履行类似职能。
鉴于联邦合同合规计划办公室（OFCCP）倾向于将受审查员工合并为大型群体进行分析，建议同时采用两种方式审查"校园"平权行动计划：既进行单独审查，也将其视为单一计划进行综合评估。在合并审查时，务必避免将为不同组织从事不同工作的员工混为一谈。
薪酬：第7项要求承包商制定行动导向型方案，以纠正根据《联邦法规汇编》第41卷第60-2.17(b)条规定的薪酬体系审查所识别出的"任何"问题领域。 正如Circa此前在其博客中针对相关OFCCP薪酬指令2022所指出的，此项审查无需采用统计方法。例如，方案可阐明承包商设定薪酬的要素，并评估其在实际操作中是否遵循这些要素。
第19项现要求为上一年度AAP报告期提供第二份薪酬快照。建议分别审视两年数据并进行综合分析。该条款还要求提供"确定员工薪酬的相关因素"信息，例如教育背景、绩效评级及职级。请务必分析这些因素如何影响所报告员工的薪酬水平。 专家可协助您将这些因素作为"控制变量"进行评估。在这一复杂领域，是否及何时引入专家支持项目决策至关重要。Circa的合作伙伴——业界领先的解决方案提供商——可为您提供专业支持。
人工智能：新条款21询问您是否在使用它。您是否在使用？排除程序（例如拒绝没有在美国工作许可的申请人）无需涉及人工智能的使用，人工智能被广义定义为自动化的模式识别和排序过程。
若雇主在招聘、晋升或其他决策中使用人工智能，需明确其应用环节。确保人工智能应用方式保持一致，并判断筛选结果是否对受保护群体存在歧视。若某受保护群体遭受统计学意义上的不利影响，可能源于与人工智能无关的环节——例如招聘经理的决策。 若人工智能确实造成不利影响，则需遵循《联邦法规》第41卷第60-3部分规定的标准验证流程，以证明其使用合理性。人工智能与选拔验证均属复杂课题，此领域同样建议寻求专业协助。
请注意，第21项要求承包商提供所有招聘、筛选和录用政策及实践的相关文件，而不仅限于涉及人工智能的内容。若尚未完成，请立即收集这些信息，进行审查，并确认其中是否体现了在保持中立的选拔流程中纳入多元化意见的承诺。随后需核实人才获取部门与招聘经理是否切实践行了该承诺所规定的标准……
拜登总统关于人工智能的行政命令要求联邦合同合规计划办公室（OFCCP）在2024年10月前制定人工智能应用指南。敬请关注后续动态！
文件、文件、文件：在《项目清单》中搜索"文件"一词。联邦合同合规计划办公室（OFCCP）要求你在新的桌面审计中收集并提交的文件数量之多，着实令人大开眼界。 其中包括：针对雇主薪酬体系评估中发现的问题所采取的整改措施；岗位安置目标的设定方式；为残疾人士开展的招聘推广活动；受保护退伍军人招聘措施与基准指标的对比情况；善意努力是否成功达成上年度安置目标及解决问题领域；以及为应对第25项"人事流程"审查中暴露的问题所采取的改进措施。 （第25项审查不可流于形式。若发现平等准入障碍，须说明解决尝试过程、成效评估，以及若长期未见成效则需阐明为未来改进所做的调整。）
关于项目化清单中"任何"一词的使用需特别说明。对于需申报多个实体的大型承包商而言，某项AAP要素中的问题区域或使用情况，未必能反映出广泛影响工作场所准入的问题。若某单一岗位组在招聘、解雇或晋升方面均无短缺，其2.27的标准差（SD）并不能说明存在模式或趋势。 明细表暗示需逐项深究每个细节，但您完全有充分的常识性理由不必如此。建议跨计划寻找共性问题，制定针对性行动方案解决关键事项。这种聚焦式工作不仅能避免陷入细节泥潭，更将在审计时为您赢得优势——因为您对全局的梳理往往能与各计划中提出的问题形成有效对应。
解决每个机构规划中"翻遍每一块石头"问题的另一种方法是考虑采用功能性平权行动计划（FAAPs）。参见Circa关于FAAPs利弊的博客。
结论
要完成新版日程安排函及明细清单所要求的数据和文件编制工作，绝非易事。 您需要与项目外部负责外联、选举、职业发展及其他核心项目的同事保持紧密持续的联络，这些项目对解决AAP中指出的问题领域和资源利用不足至关重要。请建立一个模板，用于识别项目短板领域、制定补救措施，并追踪数据以展示主动措施带来的进展——或进展不足。将该模板与同事共享，并监督这项必要工作的执行情况。
由于《日程安排函》及《明细清单》属新规，其引发的疑问与解答的疑问同样多。随着承包商与机构推进审计流程，联邦合约合规计划办公室（OFCCP）的预期将逐渐明朗。因此，承包商的下一步行动将是观察OFCCP如何运用新版《日程安排函》及《明细清单》，并据此决定是否更新平权行动措施。
Circa将根据新版《排期函》作为代理审计业务进行申报，同时细目清单的制定工作正逐步推进。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
