Digitalisierte Vendor-Management-Prozesse für erfolgreiche ausgelagerte IT-Dienstleistungen

Digitalisierung, Automatisierung und Kostensenkung - drei Schlagworte, die heute in den meisten Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, vorherrschen, und es gibt keine Anzeichen dafür, dass sie aufhören. Es besteht kein Zweifel daran, dass diese Ziele in den kurz- bis mittelfristigen Strategien vieler Unternehmen verankert sind, doch in vielen Fällen stellt sich zur Beschleunigung ihrer Entwicklung die wichtige Frage: "herstellen oder kaufen?" Für die meisten Unternehmen fällt die Entscheidung "herstellen oder kaufen" (ein weiteres beliebtes Schlagwort) jedoch zunehmend zugunsten von "kaufen" aus - und das aus gutem Grund. Der Markt bietet Lösungen mit vielen messerscharf definierten Anwendungsbereichen. Um diese Werkzeuge nutzen zu können und ihre positiven Effekte auf Prozesse und Service Delivery schnell zu realisieren, werden IT-Dienstleistungen oft ausgelagert.

Ein Vorteil des Outsourcings Ihrer IT-Dienstleistungen besteht darin, dass Sie nicht Gefahr laufen, sich in eine Sackgasse zu manövrieren - etwas, das Ihnen bei der internen Entwicklung leicht passieren kann. Allerdings ist dies nicht ohne Risiko für Ihr Unternehmen und erfordert ein wirksames Risikomanagement für IT-Anbieter.

Neben der Herausforderung, die neu erworbenen IT-Dienste tatsächlich zu nutzen und zu integrieren, stehen die Unternehmen auch vor weiteren Verpflichtungen, wie z. B: 

• die laufende Sicherstellung der Einhaltung aufsichtsrechtlicher Anforderungen (z.B. EBA-Leitlinien, MaRisk), zumal Wirtschaftsprüfer und Aufsichtsbehörden diesen Themen immer mehr Bedeutung beimessen
• Identifizierung, Bewertung und Steuerung der mit der Nutzung von IT-Diensten und IT-Dienstleistern verbundenen Risiken
• Die kontinuierliche Verwaltung von Dienstleistungen
• Einrichtung und Pflege eines zentralen Verzeichnisses für IT-Dienste und relevante IT-Dienstleister

Darüber hinaus werden in einer Umgebung mit mehreren Anbietern Transparenz und Rückverfolgbarkeit immer wichtiger, um eine gemeinsame Arbeitsplattform für Beschaffung, Dienstleistungsnutzer, Risikomanager und Managementfunktionen zu schaffen. Lösungen, die ein gezieltes Rahmenwerk für das Risikomanagement von Drittanbietern bieten, können nicht nur den Aspekt der Transparenz verbessern, sondern auch eine größere Unternehmenssicherheit durch die Gewährleistung der Einhaltung der Vorschriften durch die Anbieter bieten. Die Verwaltung von Anbietern, zugehörigen Daten und potenziellen Risiken ist eine entscheidende Komponente für den Erfolg des gesamten Managements und des Risikomanagements in Ihrem Unternehmen. Unzulänglichkeiten können eine Reihe von Risiken mit sich bringen, die von Rufschädigung bis hin zu finanziellen, Compliance- und regulatorischen Risiken reichen. Ein effektives Lieferantenmanagementprogramm ermöglicht es Ihnen zumindest, betriebliche und finanzielle Effizienzzu sichern , so dassSie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Warum Lieferantenmanagementprozesse funktionieren müssen

Wenn man sich den Reifegrad der eingekauften IT-Dienste und die Komplexität der Probleme, die sie lösen müssen, ansieht, ist eines überraschend: die Art und Weise, wie sie verwaltet werden: Die Mittel, mit denen sie verwaltet werden.

Selbst in einigen DAX- oder Fortune-500-Unternehmen wird das Management von Anbietern (und Anbieterrisiken) immer noch über verteilte Bürosoftware und das oft (und zu Recht) gescholtene Excel-Tabellenblatt durchgeführt. Das Risikomanagement führt den Bewertungsprozess ihrer IT-Dienstleistungsanbieter über Fragebögen durch, die per E-Mail hin- und hergeschickt werden. Die Antworten und die während des Prozesses ermittelten Risiken werden in einer Art "Insellösung" in der vorhandenen Bürosoftware konsolidiert. Die Beschaffung sammelt dann die Meta- und Vertragsdaten, um sie in einer eigenen Insellösung aufzubewahren. Bei solchen Konstellationen ist es schwer, die offensichtlichen Herausforderungen nicht zu erkennen. Die Teams haben die enorme Aufgabe, ihre Erkenntnisse zu verknüpfen und potenzielle Risiken zu identifizieren. Vor allem aber erschweren solche Prozesse die Zusammenarbeit - etwas, das besonders notwendig ist, aber bei der regelmäßigen Zusammenführung von Lieferungen und Konsolidierungen für das Management-Reporting oft scheitert. Von den Nachhaltigkeitsaspekten, die sich daraus für die Prüfungsverfahren ergeben, müssen wir an dieser Stelle gar nicht erst anfangen.

Management für ausgelagerte IT-Dienstleister, einfach gemacht

Ich hätte diesen Blog-Beitrag nicht geschrieben, wenn ich nicht der Meinung wäre, dass Alyne über die Fähigkeit zum Anbietermanagement verfügt, um die oben beschriebenen Herausforderungen des IT-Outsourcings anzugehen und zu lösen.
Alyne erleichtert die Entscheidung, ausgelagerte IT-Dienstleistungen zu "kaufen", indem es eine Lösung zur effektiven Verwaltung von Daten und potenziellen Risiken des IT-Dienstleisters bereitstellt:

• Gemeinsame Erstellung und Pflege eines zentralen IT-Dienstleistungsverzeichnisses und zugehöriger Dienstleister, mit der Möglichkeit zur Integration in die bestehende Systemlandschaft
• Modellierung und Visualisierung von Lieferantenbeziehungen und Abhängigkeiten
• Risikoklassifizierung für ein besseres Risikoverständnis, -segmentierung und -kontrolle
• Die Möglichkeit, Compliance- und Risikobewertungen in großem Umfang für alle Ihre Anbieter durchzuführen, wobei die Ergebnisse intuitiv angezeigt werden, und das alles innerhalb einer geschlossenen Plattform
• Identifizierung von Risiken, die auf Schlüsselbereiche hinweisen, auf die man sich konzentrieren muss, mit gemeinsamen Plänen zur Risikominderung in der Anwendung
• Eine einzige Quelle der Wahrheit für die Managementberichterstattung, bei der die Daten aus einer Quelle stammen und in einer Plattform gespeichert werden einer Plattform

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