Während andere Personalvermittler ihre Daten bereinigen und funktionale CRMs erstellen, arbeiten Sie immer noch in Excel, versuchen, durchsuchbare Felder zu erstellen und Informationen aufzuspüren, die andere gesammelt, aber nicht zu den Profilen hinzugefügt haben? Es gibt wirklich eine einfachere Möglichkeit, Aufzeichnungen zu führen.
Wenn die Personalabteilung eines Unternehmens nicht gut organisiert ist, wie soll dann der Rest der Organisation funktionieren? ATS-Unternehmen wie Trakstar bieten benutzerfreundliche Systeme zur Organisation der Personalabteilung anhand von Stellenangeboten, Bewerbern oder sogar Kontaktinformationen. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu unserem System, mit der wir Ihnen zeigen möchten, wie einfach die Datenverwaltung mit kostenlosen und kostengünstigen ATS-Lösungen sein kann .
Auf dem Dashboard wird dem Personalvermittler eine Liste aller von ihm verwalteten offenen Stellen angezeigt . Anstatt einen Ordner zu öffnen und zu versuchen, all die unübersichtlichen kleinen Registerkarten mit den Handschriften mehrerer Personen zu durchsuchen, können Sie ganz einfach archivierte, aktuelle und in Bearbeitung befindliche Stellen anzeigen.
Was Ihnen das sagt: Ihre Lösungen, egal ob ATS, HRIS oder CRM, sollten Ihnen eine Dashboard-Option bieten, die genauso einfach zu bedienen ist wie viele Verbraucherlösungen. Die Datenerfassung kann mit dem Wachstum Ihres Unternehmens exponentiell schwieriger werden. Achten Sie daher darauf, dass Ihre Anbieter diese Funktion unbedingt anbieten.
Das einfache Layout ermöglicht es Personalvermittlern, eine neue Stellenausschreibung mit einem Klick auf die Schaltfläche „Neue Stellenausschreibung“ zu erstellen. Sobald der Prozess „Neue Stellenausschreibung“ gestartet wurde, kann der Personalvermittler entweder eine komplett neue Ausschreibung erstellen oder auf der Vorlage einer zuvor erstellten Ausschreibung aufbauen. Stellenausschreibungen können über das System in sozialen Netzwerken geteilt werden.
Was Ihnen das sagt: Suchen Sie nach Angeboten, die mit weniger Klicks auskommen, um Dinge zu erledigen. Wenn Sie mit einem veralteten Verschachtelungssystem arbeiten, sind Sie möglicherweise nicht so motiviert, Daten einzugeben und zu bereinigen. Zu Beginn Ihrer HR-Karriere mag dies noch keine Rolle spielen, aber mit dem Wachstum Ihres Unternehmens und Ihres HR-Teams wird es immer wichtiger werden. Weniger Klicks = besser.
Im Bereich „Kandidaten“ geschieht das Wunder. Jedes Detail der Daten, die Sie über diese Kandidaten gesammelt haben, ist nur einen Klick entfernt und in einer übersichtlichen, leicht zugänglichen Aufzeichnung verfügbar. Viele Systeme (einschließlich unseres) extrahieren sogar die E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Kandidaten und fügen sie in durchsuchbare Felder ein. Sollten sich diese Angaben zu einem Kandidaten ändern, lassen sie sich ganz einfach korrigieren. Sie können dem Kandidaten auch eine E-Mail senden und interne Notizen hinterlegen – alles innerhalb des Systems.
Was Ihnen das sagt: Achten Sie auf die Kollaborationsfunktionen im Backend. Demos enthalten selten Hunderte von Datensätzen, in denen gesucht werden kann, sodass sie optimiert und funktional erscheinen, obwohl nach der Implementierung eigentlich kein Spielraum für Anpassungen bleibt. Fragen Sie in Ihren Demos nach den Notizfunktionen und wenn Ihnen die Aufbewahrung wichtiger Datensätze am Herzen liegt, fragen Sie, ob diese Notizen, E-Mails und Listen über das Dashboard durchsuchbar sind.
Während das Profil erstellt wird, kann der Personalvermittler die erforderlichen Angaben in die Felder eingeben, und es gibt viel Platz für Notizen. Das Schöne daran ist, dass durch die Eingabeaufforderungen sichergestellt wird, dass nichts übersehen oder vergessen wird, und dass der Notizbereich Platz für individuelle Informationen bietet, die nicht unbedingt in ein Standardfeld gehören. Schließlich kann man keine Informationen suchen, die nicht vorhanden sind.
Was Ihnen das sagt: Kein Dokumentationssystem kann die Zukunft vorhersagen, aber kluge Unternehmen finden Wege, sich darauf vorzubereiten, indem sie anpassbare Felder erstellen und benutzerdefinierte Arbeitsabläufe innerhalb einer Organisation ermöglichen. Denken Sie daran, dass scheinbar alle zwei Monate ein neues Netzwerk für Social Recruiting entsteht. Erlaubt Ihnen Ihr System, Informationen einzugeben, die derzeit vielleicht noch gar nicht auf dem Radar sind? Wenn nicht, suchen Sie sich eines, das dies tut. (Wir können Ihnen einen Tipp geben, wenn Sie einen brauchen.)
Anstatt eine Datei herumzureichen und zu hoffen, dass alles intakt und auf dem neuesten Stand bleibt, können Personalvermittler einfach Kollegen einladen, um Stellen innerhalb des Systems zu besetzen. Diese Funktion kann zum einfachen Austausch von Informationen und Aufgaben genutzt werden. Der Personalvermittler muss nicht die gesamte Einstellung an jemanden übertragen, sondern kann jedem Mitarbeiter bestimmte Mikroaufgaben zuweisen.
Damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, gibt es Standardvorgaben für die Reihenfolge der Schritte bei jeder Einstellung. Sie können diese Schritte jedoch anpassen, um den Einstellungsprozess individueller zu gestalten. Dies wird allen Beteiligten im Einstellungsprozess für jeden Kandidaten angezeigt.
Was Ihnen das sagt: Heute sind Sie vielleicht noch der einzige Mitarbeiter, aber morgen haben Sie vielleicht schon ein ganzes Team, das mit Ihnen zusammenarbeitet. Ein System, das gängige Arbeitsabläufe in anpassbare oder einfach praktische Aufgaben unterteilt, sorgt dafür, dass jeder seiner Verantwortung nachkommt, sogar der Personalverantwortliche, sodass Sie Probleme und mangelhafte Dokumentationsfähigkeiten klar erkennen und schnell beheben können. Achten Sie beim Kauf von HR-Technologie in Zukunft auf diese Sicherheitsvorkehrung zur Gewährleistung der Verantwortlichkeit in Ihren Dokumentationssystemen.
Auch Bewerbungsformulare lassen sich ganz einfach erstellen. Wenn Trakstar Hire ein Bewerbungsformular erstellt, kann der Personalverantwortliche mithilfe von Kontrollkästchen genau auswählen, was als optionale und als Pflichtfelder enthalten sein soll. Personalverantwortliche können dem Formular auch eigene, maßgeschneiderte Fragen hinzufügen. Mit Hire können Personalverantwortliche Bewerbungen aus vielen Quellen annehmen und sie mit dem Team teilen. Diese Bewerbungen können dann an die individuelle Hire-E-Mail-Adresse jedes Kollegen weitergeleitet werden, um dort geprüft und kommentiert zu werden.
Was Ihnen das sagt: Ein System, das Daten speichert, aber die Erfahrungen der Bewerber ignoriert, wird nicht lange Teil Ihres Arsenals sein. Wenn es im Hintergrund einwandfrei funktioniert, aber für Ihre Bewerber schwer zu bedienen ist, ist es praktisch nutzlos. Wählen Sie daher ein System, das es Arbeitssuchenden leicht macht, ihre Daten einzugeben (oder einen Lebenslauf, der automatisch analysiert und durchsuchbar ist).
Über die Registerkarte „Aufgaben“ können Sie Vorstellungsgespräche vereinbaren oder Aufgaben für sich selbst oder Ihre Kollegen erstellen. Und (Trommelwirbel bitte) diese Aufgaben können mit Ihrem Online-Kalender synchronisiert werden. Da diese Informationen nach Ihrem Ermessen von Kollegen geteilt und ergänzt werden können, werden Sie benachrichtigt, wenn sich Informationen oder der Status eines Bewerbers geändert haben oder aktualisiert wurden.
Was Ihnen das sagt: Ihre Systeme zur Datenerfassung müssen skalierbar und für das gesamte Unternehmen nutzbar sein. Vorbei sind die Zeiten, in denen nur die Personalabteilung bei der Einstellung von Mitarbeitern mitreden konnte. In kleinen und mittleren Unternehmen muss jeder mehrere Aufgaben übernehmen. Wenn Ihre Mitarbeiter Ihr System als schwer zu bedienen oder unübersichtlich empfinden, werden sie auf keinen Fall die Daten eingeben, die SIE für eine gute Datenerfassung benötigen.
Heutzutage stehen Personalvermittlern zu viele Daten zur Verfügung, als dass sie diese alle in einem Ordner, in Tabellenkalkulationen oder in einem System speichern könnten, das nicht für die Anforderungen moderner Personalvermittler entwickelt wurde. Wenn Sie wissen, was Sie heute und morgen von diesen Systemen erwarten, können Sie eines finden, das den Zielen Ihres wachsenden Unternehmens entspricht.
