Mientras otros reclutadores limpian sus datos y crean CRM funcionales, ¿tú sigues trabajando en Excel, intentando crear campos de búsqueda, rastreando información que otros han recopilado pero no han añadido a los perfiles? Realmente hay una forma más fácil de mantener registros.
Si el departamento de RR. HH. de una empresa no está organizado, ¿qué esperanza le queda al resto de la organización? Las empresas de ATS como Trakstar ofrecen sistemas fáciles de usar para organizar el departamento de RR. HH. a través de vacantes, candidatos o incluso información de contacto. A continuación, le ofrecemos una guía paso a paso de nuestro sistema, con el fin de mostrarle lo sencillo que PUEDE ser el mantenimiento de registros con soluciones ATS gratuitas y de bajo coste.
Desde el panel de control, el reclutador puede ver una lista de todas las vacantes que gestiona. En lugar de abrir una carpeta de archivos e intentar leer todas esas pequeñas pestañas con la letra de varias personas, puede ver fácilmente los puestos archivados, actuales y en proceso.
Lo que esto significa: tus soluciones, ya sean ATS, HRIS o CRM, deben ofrecerte una opción de panel de control que sea tan fácil de navegar como muchas soluciones para consumidores. El mantenimiento de registros puede volverse exponencialmente más difícil a medida que tu organización crece, así que asegúrate de que esta sea una característica que exijas a tus proveedores.
El sencillo diseño permite a los reclutadores iniciar una nueva oferta con solo hacer clic en el botón «nueva oferta» (lo has adivinado). Una vez iniciado el proceso de «nueva oferta», el reclutador puede crear una oferta completamente nueva o trabajar a partir de la plantilla de una oferta creada anteriormente. Además, las ofertas de empleo se pueden compartir en las redes sociales desde el sistema.
Lo que esto significa: Busque ofertas que requieran menos clics para hacer las cosas. Si trabaja con un sistema de anidamiento anticuado, es posible que no se sienta tan obligado a introducir y limpiar datos. Aunque esto puede no tener importancia al principio de su carrera en RR. HH., se convertirá en algo fundamental a medida que su empresa y su equipo de RR. HH. crezcan. Menos clics = mejor.
La sección «candidatos» es donde ocurre la magia. Todos los datos que ha recopilado sobre estos candidatos están a solo un clic de distancia, en un registro fácil de leer y accesible. Muchos sistemas (incluido el nuestro) incluso seleccionan el correo electrónico y el número de teléfono del candidato y los colocan en campos de búsqueda. Si alguno de estos datos del candidato cambia, es muy fácil corregirlos. También puede enviar un correo electrónico al candidato y guardar notas internas, todo dentro del sistema.
Lo que esto te dice: presta atención a la funcionalidad de colaboración en el back-end. Las demostraciones rara vez contienen cientos de registros en los que realizar búsquedas, por lo que pueden parecer optimizadas y funcionales, cuando en realidad no hay margen para la personalización tras la implementación. Pregunta sobre la toma de notas en las demostraciones y, si una de tus preocupaciones es mantener buenos registros, pregunta si esas notas, correos electrónicos y listas se pueden buscar desde el panel de control.
A medida que se crea el perfil, el reclutador puede introducir los datos en los campos que se le solicitan, y hay mucho espacio para notas. Lo bueno es que, cuando se le pide al reclutador que introduzca información, se garantiza que no se pase por alto ni se olvide nada, y la sección de notas permite añadir información personalizada que no tiene por qué pertenecer a un campo predeterminado. Al fin y al cabo, no se puede buscar información que no está ahí.
Lo que esto significa: ningún sistema de registro puede predecir el futuro, pero las empresas inteligentes están encontrando formas de prepararse para él, creando campos personalizables y permitiendo flujos de trabajo personalizados dentro de una organización. Tenga en cuenta que parece que cada dos meses surge una nueva red para la contratación social. ¿Su sistema le permite introducir información que quizá ni siquiera esté en el radar en este momento? Si no es así, busque uno que lo haga. (Podemos darle una pista si la necesita).
En lugar de pasar un archivo, esperando que todo permanezca intacto y actualizado, los reclutadores pueden simplemente invitar a sus colegas a ayudar a cubrir puestos dentro del sistema. Esta función se puede utilizar para compartir fácilmente información y tareas. El reclutador no tiene que asignar toda la contratación a una sola persona, sino que puede enviar microtareas específicas a cada compañero de trabajo.
Además, para que todos estén en sintonía, hay valores predeterminados establecidos para el orden de las operaciones de cada contratación, pero puedes personalizar estos pasos para una experiencia de contratación más personalizada. Esto se refleja en todas las personas involucradas en el proceso de contratación de cada candidato.
Lo que esto significa: puede que hoy seas el único que contrata personal, pero mañana quizá tengas un equipo trabajando contigo. Un sistema que divide los flujos de trabajo habituales en tareas personalizables o simplemente prácticas garantiza que todos rindan cuentas, incluso el responsable de contratación, para que puedas identificar claramente los problemas y las deficiencias en el mantenimiento de registros y solucionarlos rápidamente. Busca este mecanismo de seguridad para la rendición de cuentas en tus sistemas de mantenimiento de registros cuando adquieras tecnología de RR. HH. en el futuro.
Los formularios de solicitud también son muy fáciles de crear. Cuando Trakstar Hire crea un formulario de solicitud, el reclutador puede elegir, mediante casillas de verificación, exactamente lo que desea incluir como campos opcionales y obligatorios. Los reclutadores también pueden añadir sus propias preguntas personalizadas al formulario. Hire permite a los reclutadores aceptar solicitudes de muchas fuentes y compartirlas con el equipo. A continuación, estas solicitudes pueden enviarse al correo electrónico único de Hire de cada compañero para que las revise y comente.
Lo que esto significa: un sistema que guarda registros pero ignora la experiencia del candidato no formará parte de tu arsenal por mucho tiempo. Si es impecable en el back-end pero difícil de usar para tus solicitantes, es como si no sirviera para nada. Por lo tanto, elige un sistema que facilite a los solicitantes de empleo introducir su información (o un currículum que se analice automáticamente y se pueda buscar).
La pestaña «Tareas pendientes» te permite concertar entrevistas o crear tareas para ti o tus compañeros. Y (redoble de tambores, por favor) estas tareas pendientes se pueden sincronizar con tu calendario online. Dado que esta información se puede compartir y añadir por parte de tus compañeros a tu discreción, se te avisará cuando la información o el estado de un candidato haya cambiado o se haya actualizado.
Lo que esto le indica: sus sistemas de mantenimiento de registros deben ser escalables y utilizables por toda la empresa. Atrás quedaron los días en que solo RR. HH. tenía voz y voto en la contratación y, en las pequeñas y medianas empresas, todo el mundo tiene que desempeñar múltiples funciones. Si a sus compañeros de trabajo les resulta difícil utilizar su sistema o imposible navegar por él, no hay forma de que introduzcan los datos que USTED necesita para mantener unos registros excelentes.
Hoy en día, los reclutadores disponen de demasiados datos como para guardarlos todos en una carpeta, en hojas de cálculo o en un sistema que no ha sido diseñado para satisfacer sus necesidades actuales. Saber qué necesitarás que hagan estos sistemas hoy y mañana te ayudará a encontrar uno que se adapte a los objetivos de tu empresa en crecimiento.
