Rechtsabteilungen erstellen und ändern ständig fachspezifische Dokumente, wobei sie häufig mit einem ähnlichen Dokument aus einer anderen Mandantenakte beginnen und in einem Kopier-/Bearbeitungsprozess die relevanten Details an den jeweiligen Fall anpassen. Dieser Ansatz wird nach wie vor von vielen Kanzleien verwendet.
Wenn Sie die einzigartig schmerzhafte Erfahrung der Kopier-/Einfüge-/Bearbeitungsmethode zum Erstellen von Vereinbarungen, Verträgen und Dokumenten genießen, lesen Sie nicht weiter. Vielleicht finden Sie Trost in unserem Blogbeitrag „Ich liebe es, juristische Dokumente zu entwerfen“ (sagte noch nie jemand).
Wenn Sie hingegen diese Zeit zurückgewinnen möchten, um sie für Kundenbeziehungen und interessantere juristische Arbeit zu nutzen, sollten Sie den Einsatz der Dokumentenautomatisierungssoftware HotDocs in Betracht ziehen.
Die Dokumentenautomatisierung von HotDocs ist eine bewährte Technologie, die täglich von Tausenden von Anwaltskanzleien genutzt wird. Die Vorteile sind vielfältig:
- Verbessern Sie die Compliance mit versionskontrollierten Vorlagen, die standardisierte, genaue Dokumente erstellen, die den internen Richtlinien entsprechen.
- Steigern Sie die Produktivität, indem Sie den Prozess der Dokumentenerstellung durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben beschleunigen.
- Verbessern Sie die Effizienz, indem Sie den Zeitaufwand für die manuelle Erstellung von ersten Entwürfen für Standard-Rechtsdokumente reduzieren.
- Sparen Sie Zeit. Ein Dokument, dessen manuelle Erstellung 10 Minuten dauert, wäre mit HotDocs in nur einer Minute fertig.
HotDocs ist einfach zu implementieren und zu verwenden. Oft können Anwälte oder Rechtsassistenten Dokumentvorlagen erstellen. Wir sind uns jedoch bewusst, dass nicht jede Kanzlei über die Ressourcen oder die Zeit verfügt, um eigene Vorlagen zu entwickeln. In diesem Fall können Sie sich für die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Berater entscheiden, der ein Dokumentenautomatisierungssystem entwickelt, Vorlagen erstellt und Schulungen für Ihre Kanzlei anbietet.
Wir haben mit Barron Henley von Affinity Consulting gesprochen, einem angesehenen Experten für Rechtstechnologie und Partner von HotDocs by CARET. Henley gibt eine Reihe von Tipps und Kriterien, die Sie bei der Bewertung einer Lösung zur Dokumentenautomatisierung berücksichtigen sollten.
Statischer oder dynamischer Fragebogen
Eine der Überlegungen bei der Bewertung eines DA-Programms ist, ob es einen statischen oder dynamischen Fragebogen verwendet. Ein statischer Fragebogen enthält einen festen Satz von Fragen, die nicht geändert oder ausgeblendet werden können, selbst wenn eine Frage aufgrund der Antworten auf vorherige Fragen irrelevant ist. Dies kann bei komplexen Dokumenten mit einem komplizierten Entscheidungsbaum problematisch sein. Ein dynamischer Fragebogen aktualisiert sich automatisch auf der Grundlage der Antworten auf vorherige Fragen.
Möglichkeit, Antworten auf Fragebögen zu speichern und wiederzuverwenden
Während eines Falles oder Auftrags müssen möglicherweise mehrere Dokumente aus vielen verschiedenen Vorlagen erstellt werden. Es ist nicht akzeptabel, dass jedes Mal dieselben Informationen erneut eingegeben werden müssen. Daher ist es wichtig, dass ein DA-Programm Ihnen ermöglicht, Ihre Antworten auf die Fragen im Fragebogen für die zukünftige Verwendung zu speichern.
Möglichkeit, Informationen aus Datenbanken in den Fragebogen oder das Dokument zu übernehmen
Einige DA-Programme bieten möglicherweise die Möglichkeit, eine Verbindung zu einer externen Datenbank herzustellen und zuvor eingegebene Informationen in Ihren Fragebogen zu übernehmen. Dabei kann es sich um ein Fallverwaltungssystem, Outlook, eine Access- oder SQL-Datenbank oder etwas anderes handeln.
Möglichkeit, Hilfetext im Fragebogen hinzuzufügen
Wenn Sie Ihr DA-System als Lehrmittel einsetzen möchten oder einfach nur die Möglichkeit haben möchten, Benutzern zusätzliche Details oder Faktoren zu präsentieren, die bei der Beantwortung einer Frage zu berücksichtigen sind, dann benötigen Sie die Möglichkeit, fragenspezifische Hilfetexte bereitzustellen. Diese Funktion ist besonders für DA-Neulinge sehr zu empfehlen.
Möglichkeit, mehrere Dokumente aus einem Fragebogen zu generieren
Es kommt häufig vor, dass eine Reihe von Dokumenten erstellt werden muss, die dieselben Informationen auf unterschiedliche Weise verwenden. Möglicherweise möchten Sie, dass das Ergebnis eine einzige Textverarbeitungsdatei ist, die alle einzelnen Dokumente nacheinander enthält, oder dass jedes einzelne Dokument als separate Textverarbeitungsdatei erstellt und gespeichert wird. Ein gutes DA-Programm sollte in der Lage sein, mehrere Dokumente gleichzeitig zu erstellen, und das Ergebnis sollte Ihrer bevorzugten Anordnung entsprechen.
Flexibilität hinsichtlich der Arten von Fragen (Datentypen), die gestellt werden
Bei der Erfassung der für die Erstellung eines Dokuments erforderlichen Informationen sollte ein System Optionen für die folgenden Eingabetypen bieten: Richtig/Falsch, Multiple Choice, Text, Datum und Zahl. Richtig/Falsch-Fragen bieten die Optionen Ja oder Nein. Multiple-Choice-Fragen sollten Optionen zur Auswahl nur einer Option oder aller zutreffenden Optionen bieten.
Fähigkeit, Ergebnisse zu berechnen
Die Fähigkeit, Ergebnisse zu berechnen, ist eine entscheidende Funktion einer DA-Plattform, da sie die Automatisierung komplexer Dokumente mit einer minimalen Fehlerquote ermöglicht. Mit dieser Funktion kann die Plattform Texte, Daten oder Zahlen auf der Grundlage früherer Eingaben berechnen. Wenn beispielsweise in einem Fragebogen eine Person als männlich identifiziert wird, kann die Plattform automatisch die Pronomen „er/sein/ihm“ berechnen und einfügen, ohne diese Fragen separat zu stellen.
Ausgereifte DA-Plattformen können anhand von Eingaben nahezu alles berechnen, wodurch die Erstellung komplexer Dokumente schneller und effizienter wird.
Fähigkeit, bedingte Logik zu verarbeiten
Eine weitere wichtige Funktion von DA-Plattformen ist die Fähigkeit, bedingte Logik zu verarbeiten, wodurch Text basierend auf Geschäftsregeln ein- oder ausgeschlossen werden kann. Diese Funktion ist für die Automatisierung komplexer Dokumente erforderlich.
Darüber hinaus ist die Fähigkeit, verschachtelte Logik zu verarbeiten, insbesondere für komplexe Dokumente unerlässlich. Verschachtelte Logik bezieht sich auf Unterlogik, die in größeren, optionalen Segmenten des Dokuments enthalten ist. Beispielsweise kann eine bedingte Logik eine Vormundschaftsklausel in einem Testament umgeben. Wenn diese enthalten ist, gibt es möglicherweise Versionen der Formulierung für alleinige Vormunde oder Mitvormunde, die je nach der Anzahl der ursprünglich eingegebenen Vormunde bedingt eingefügt werden müssen.
Fähigkeit zum Sammeln und Verarbeiten von Listen/Wiederholungen
Alle rechtlichen Dokumente haben Parteien, in den meisten Fällen sogar mehr als eine. Listen oder Wiederholungen bieten der Plattform die Möglichkeit, einem Benutzer die Eingabe einer unbegrenzten Anzahl von Datensätzen zu ermöglichen. Darüber hinaus sollte die Plattform in der Lage sein, Berechnungen auf der Grundlage der Anzahl der eingegebenen Datensätze durchzuführen. Bei der Automatisierung eines Nachlassplanungsdokuments sollte die Plattform beispielsweise in der Lage sein, Listen mit Kindern, Testamentsvollstreckern/PRs, Begünstigten, Vormündern und Treuhändern zu verarbeiten.
Anwaltskanzleien, die ihre Produktivität steigern und mit weniger Ressourcen mehr erreichen möchten, sollten den Einsatz der Dokumentenautomatisierung HotDocs in Betracht ziehen. Die oben genannten Kriterien können Ihnen bei der Planung und Auswahl eines Tools zur Dokumentenautomatisierung als Entscheidungshilfe dienen – und Sie werden wahrscheinlich zu dem Schluss kommen, dass HotDocs all diese Funktionen und noch mehr bietet.
Möchten Sie mehr erfahren? Lesen Sie die Rezension zu HotDocs in Legaltech News: HotDocs Advance, genau wie HotDocs, nur besser.
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Haben Sie Fragen? Das HotDocs-Team hilft Ihnen gerne weiter. Kontaktieren Sie das HotDocs-Team.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
