Los equipos jurídicos redactan y modifican constantemente documentos específicos para cada asunto, a menudo partiendo de un documento similar de otro expediente de un cliente y utilizando un proceso de copia/edición para modificar los detalles pertinentes y adaptarlos al caso en cuestión. Este enfoque sigue siendo utilizado por muchos bufetes.
Si disfrutas de la experiencia única y dolorosa del método de copiar/pegar/editar para crear acuerdos, contratos y documentos, no sigas leyendo. Quizás te consuele nuestra entrada del blog «Me encanta redactar documentos legales» (dijo nadie, nunca).
Si, por el contrario, desea recuperar esas horas para dedicarlas a las relaciones con los clientes y a tareas jurídicas más interesantes, considere la posibilidad de utilizar el software de automatización de documentos HotDocs.
La automatización de documentos HotDocs es una tecnología probada que miles de bufetes de abogados utilizan a diario. Las ventajas son muchas:
- Mejora el cumplimiento normativo con plantillas controladas por versiones que generan documentos estandarizados y precisos que cumplen con las políticas internas.
- Aumente la productividad acelerando el proceso de creación de documentos mediante la automatización de las tareas repetitivas.
- Mejora la eficiencia reduciendo el tiempo que dedica el personal a crear manualmente los primeros borradores de los documentos legales estándar.
- Ahorre tiempo. Un documento elaborado manualmente que lleva 10 minutos, con HotDocs solo tardaría un minuto.
HotDocs es fácil de implementar y utilizar. A menudo, un abogado o asistente legal puede crear plantillas de documentos. Sin embargo, entendemos que no todas las empresas tienen los recursos o el tiempo para desarrollar sus propias plantillas. En ese caso, puede optar por trabajar con un consultor experto que pueda desarrollar un sistema de automatización de documentos, crear plantillas y ofrecer formación para su empresa.
Hablamos con Barron Henley, de Affinity Consulting, un respetado experto en tecnología jurídica y socio de HotDocs by CARET. Henley ofrece una lista de consejos y criterios que hay que tener en cuenta a la hora de evaluar una solución de automatización de documentos.
Cuestionario estático o dinámico
Una de las consideraciones a la hora de evaluar un programa DA es si utiliza un cuestionario estático o dinámico. Un cuestionario estático presenta un conjunto fijo de preguntas que no se pueden cambiar ni ocultar, incluso si una pregunta es irrelevante en función de cómo se hayan respondido las preguntas anteriores. Esto puede ser problemático para documentos complejos en los que el árbol de decisión es intrincado. Un cuestionario dinámico se actualiza automáticamente en función de cómo se hayan respondido las preguntas anteriores.
Capacidad para almacenar y reutilizar las respuestas de los cuestionarios
Durante un caso o un encargo, es posible que sea necesario generar múltiples documentos a partir de muchas plantillas diferentes. No es aceptable tener que volver a introducir la misma información cada vez. Por lo tanto, es importante que un programa DA le permita guardar sus respuestas a las preguntas del cuestionario para su uso futuro.
Capacidad para extraer información de bases de datos y añadirla al cuestionario o documento.
Algunos programas DA pueden ofrecer la posibilidad de conectarse a una base de datos externa y extraer información introducida previamente en su cuestionario. Puede tratarse de un sistema de gestión de asuntos, Outlook, una base de datos Access o SQL, o cualquier otro.
Posibilidad de añadir texto de ayuda en el cuestionario
Si tiene intención de utilizar su sistema DA como herramienta didáctica o simplemente desea poder ofrecer a los usuarios detalles adicionales o factores a tener en cuenta a la hora de responder a una pregunta, entonces necesita poder proporcionar un texto de ayuda específico para cada pregunta. Esta función es muy recomendable, especialmente para aquellos que se inician en DA.
Capacidad para generar múltiples documentos a partir de un solo cuestionario.
Es habitual necesitar generar un conjunto de documentos que utilicen la misma información de diversas maneras. Es posible que desee que el resultado sea un archivo de procesador de texto compuesto por cada documento componente en sucesión, o que cada documento componente se genere y se guarde como un archivo de procesador de texto independiente. Un buen programa DA debería ser capaz de generar varios documentos a la vez, y el resultado debería ser la disposición que usted prefiera.
Flexibilidad en cuanto a los tipos de preguntas (tipos de datos) presentadas
Al recopilar la información necesaria para generar un documento, un sistema debe ofrecer opciones para los siguientes tipos de entradas: verdadero/falso, opción múltiple, texto, fecha y número. Las preguntas verdadero/falso presentan opciones de sí o no. Las preguntas de opción múltiple deben permitir opciones para seleccionar solo una opción o todas las que correspondan.
Capacidad para calcular resultados
La capacidad de calcular resultados es una característica crucial en una plataforma DA, ya que permite la automatización de documentos complejos con un margen de error mínimo. Con esta característica, la plataforma puede calcular texto, fechas o números basándose en entradas anteriores. Por ejemplo, si un cuestionario identifica a una parte como masculina, puede calcular e insertar automáticamente los pronombres él/su/le sin hacer esas preguntas por separado.
Las sofisticadas plataformas DA pueden calcular casi cualquier cosa basándose en los datos introducidos, lo que agiliza y hace más eficiente la elaboración de documentos complejos.
Capacidad para manejar lógica condicional
Otra característica esencial de las plataformas DA es la capacidad de manejar lógica condicional, lo que permite incluir o excluir texto en función de reglas de negocio. Esta característica es necesaria para automatizar documentos complejos.
Además, la capacidad de manejar lógica anidada es esencial, especialmente para documentos complejos. La lógica anidada se refiere a la sublógica contenida dentro de segmentos opcionales más grandes del documento. Por ejemplo, puede haber lógica condicional en torno a una disposición de tutela en un testamento. Si se incluye, es posible que haya versiones del lenguaje para tutores únicos o cotutores que deban incluirse de forma condicional en función del número de tutores iniciales introducidos.
Capacidad para recopilar y procesar listas/repeticiones
Todos los documentos legales tienen partes y, en la mayoría de los casos, más de una parte. Las listas o repeticiones proporcionan a la plataforma la capacidad de permitir al usuario introducir un número ilimitado de registros. Además, la plataforma debe ser capaz de realizar cálculos basados en el número de registros introducidos. Por ejemplo, al automatizar un documento de planificación patrimonial, la plataforma debe ser capaz de gestionar listas de hijos, albaceas/representantes personales, beneficiarios, tutores y fideicomisarios.
Los bufetes de abogados que deseen mejorar su productividad y hacer más con menos recursos deberían considerar el uso de la automatización de documentos HotDocs. Los criterios anteriores pueden ayudarle a tomar una decisión informada a la hora de planificar y seleccionar una herramienta de automatización de documentos, y es probable que llegue a la conclusión de que HotDocs ofrece todas estas características y muchas más.
¿Quieres saber más? Lee la reseña sobre HotDocs en Legaltech News: HotDocs Advance, igual que HotDocs, pero mejor.
Echa un vistazo más de cerca aquí: Regístrate para una demostración de HotDocs.
¿Preguntas? El equipo de HotDocs está aquí para ayudarle. Póngase en contacto con el equipo de HotDocs.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
