Nun wissen wir, dass HR-Software schon seit langem existiert und die Vorstellung einer „HR-Cloud“ manchen Menschen vielleicht beängstigend erscheint. Jeder, der im Personalwesen oder Talentmanagement tätig ist, sollte jedoch wissen, dass der Einsatz von Software und die Umstellung Ihres HR-Systems auf die Cloud Ihre Personalmanagement-Bemühungen grundlegend verändern kann.
Durch den Einsatz von Cloud-Technologie können HR-Teams mühsame Aufgaben automatisieren, jederzeit und überall auf Mitarbeiterdaten zugreifen und effizienter mit Kollegen zusammenarbeiten. Dies kann Zeit sparen, das Engagement der Mitarbeiter verbessern, eine offene Kommunikation fördern und die Arbeitsweise Ihres HR-Teams verändern.
In diesem Blogbeitrag untersuchen wir die Vorteile der Verwendung cloudbasierter Lösungen für HR-Prozesse und diskutieren, wie diese Unternehmen dabei helfen können, ihre Personalmanagementpraktiken effizienter zu gestalten. Wenn Sie bereit sind, mit dem cloudbasierten Talentmanagement für HR zu beginnen, vereinbaren Sie noch heute einen Termin für eine Demo von Trakstar!
Einführung in cloudbasierte Lösungen für das Personalwesen
In den letzten Jahren hat sich die Arbeitsweise von Unternehmen verändert, und deshalb musste sich auch die Personalabteilung umstellen. Unternehmen setzen zunehmend auf Cloud-basierte Lösungen, um ihre Effizienz zu steigern und ihre Abläufe zu optimieren.
Aber wann werden Personalverantwortliche auf die Cloud umsteigen? Anekdotisch hören wir, dass selbst die technisch versiertesten Personalverantwortlichen sich Gedanken darüber machen, was der Umstieg auf die Cloud bedeuten könnte. Es gibt mehrere cloudbasierte Lösungen, die Personalverantwortlichen dabei helfen können, ihre täglichen Aufgaben effektiver zu bewältigen. Trakstar bietet Talent- und Workforce-Management-Software für die Bewerberverfolgung und -einstellung, Weiterbildung und Schulung sowie das Leistungsmanagement.
Ein kurzer Überblick:
Bewerberverwaltungssysteme
Ein Bewerberverwaltungssystem (ATS) wie Trakstar Hire kann Ihnen dabei helfen , Bewerber während des gesamten Einstellungsprozesses zu verfolgen und zu verwalten. Dies kann Ihnen viel Zeit und Mühe sparen, da Sie den Fortschritt jedes Bewerbers nicht manuell verfolgen müssen.
Mit Trakstar Hire können Sie Ihr Einstellungsteam verwalten, automatisch Vorstellungsgespräche planen, Stellenanzeigen auf Ihren bevorzugten Jobbörsen veröffentlichen und Angebotsschreiben versenden. Diese HR-Lösung beschleunigt den Prozess und sorgt dafür, dass Sie die gewünschten Talente finden.
Leistungsmanagement-System
Eine weitere nützliche Cloud-basierte Lösung ist ein Leistungsmanagementsystem wie Trakstar Perform. Dieses System kann Ihnen dabei helfen, die Leistungsdaten Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Perform optimiert den HR-Prozess für Leistungsbeurteilungen, verbessert das Engagement der Führungskräfte und die Mitarbeitererfahrung und nutzt dabei die bewährte Leistungsbeurteilung. Diese Cloud-basierte Software übernimmt die manuelle Arbeit, die sonst eine Person erledigen würde. Sie automatisiert sie – indem sie Führungskräften und Mitarbeitern Erinnerungen an bevorstehende Beurteilungen sendet, 360-Grad-Beurteilungen einholt, Beurteilungen bewertet und HR-Analysen bereitstellt, um Leistungsträger, Problembereiche und Erfolge zu identifizieren.
Diese Informationen können verwendet werden, um gezielte Entwicklungspläne für einzelne Mitarbeiter oder Ihr Team zu erstellen.
Onboarding- und Lernmanagementsysteme
Es gibt auch Lösungen, die bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter helfen können. Diese Lösungen können viele Aufgaben im Rahmen der Einarbeitung automatisieren, beispielsweise das Versenden von Willkommens-E-Mails und das Anlegen von Mitarbeiterprofilen in Ihrem HRIS. Dadurch kann der Einarbeitungsprozess wesentlich reibungsloser und effizienter gestaltet werden.
Trakstar Learn entlastet die Personalabteilung bei der Einstellung neuer Mitarbeiter von einigen manuellen Aufgaben. Melden Sie Ihre Talente automatisch für Kurse an, die sie benötigen, um ihre Arbeit aufzunehmen, Vorschriften einzuhalten und sich weiterzuentwickeln.
Learn geht jedoch über das Onboarding hinaus. Es unterstützt Ihre Personalabteilung bei Compliance-Schulungen, Weiterbildungen, PIPs und Schulungsanalysen für die Berichterstattung.
Wenn Sie Ihre Personalabläufe optimieren möchten, sollten Sie die Implementierung einiger cloudbasierter Lösungen in Betracht ziehen. Diese Lösungen können Ihnen Zeit und Geld sparen und Ihnen gleichzeitig dabei helfen, Ihre Belegschaft besser zu verwalten.
Vereinbaren Sie noch heute eine Demo einer der cloudbasierten HR-Lösungen von Trakstar.
Wie Cloud-basierte Lösungen die Effizienz im Talentmanagement verbessern können
Die Cloud hat unsere Geschäftsabläufe und unseren Ansatz in den Bereichen Personalwesen, professionelle Dienstleistungen und Personalmanagement verändert. Sie hat die Personalaufgaben und den Self-Service für Mitarbeiter komfortabler und effizienter gemacht.
So können Cloud-basierte Lösungen dazu beitragen, dass die Personalverwaltung in Ihrem Unternehmen reibungsloser abläuft:
1. Automatisierung
Einer der wichtigsten Vorteile der Verwendung cloudbasierter Lösungen ist die Möglichkeit, Aufgaben zu automatisieren. Dadurch kann Ihr HR-Team viel Zeit sparen und sich auf wichtigere Dinge konzentrieren.
Cloud-basierte HR-Lösungen erleichtern die Automatisierung verschiedener HR-Aufgaben, von der Einarbeitung und Mitarbeiterkommunikation bis hin zu Leistungsbeurteilungen und der Verwaltung von Sozialleistungen. Durch die Automatisierung dieser Prozesse gewinnt die Personalabteilung Zeit, um sich auf strategischere Initiativen wie Talentmanagement und Nachfolgeplanung zu konzentrieren. Darüber hinaus kann die Automatisierung von Arbeitsabläufen dazu beitragen, die Genauigkeit und Konsistenz von HR-Daten zu verbessern und das Risiko menschlicher Fehler zu verringern.
Die Automatisierung trägt auch zur Mitarbeiterzufriedenheit bei. Personalverantwortliche wissen, dass niemand darauf wartet, dass sie Erinnerungen verschicken oder etwas organisieren. Manager und Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen aus den HR-Anwendungen, um beispielsweise mit dem Ausfüllen einer Leistungsbeurteilung zu beginnen, an einer Schulung teilzunehmen oder eine Umfrage zum Engagement zu beantworten.
2. Skalierbarkeit
Ein weiterer großer Vorteil von Cloud-basierten Lösungen ist ihre hohe Skalierbarkeit. Das bedeutet, dass Sie ganz einfach Benutzer hinzufügen oder entfernen können, wenn sich Ihre geschäftlichen Anforderungen ändern.
Die HR-Software von Trakstar wird sowohl von Start-ups als auch von einigen der größten und bekanntesten Unternehmen der Welt eingesetzt. Wenn ein Cloud-System so konzipiert ist, dass es mit Ihnen zusammenarbeitet und mit Ihnen wächst (was schließlich das Ziel ist), lässt es sich mühelos skalieren.
3. Flexibilität
Cloud-basierte Lösungen sind außerdem sehr flexibel, sodass Sie sie an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen können. So lassen sich Änderungen leicht vornehmen, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich weiterentwickelt.
Verfügt Ihr Unternehmen über spezifische KPIs, die Sie für Leistungsbeurteilungen messen? Möchten Sie als Personalmanager etwas Neues ausprobieren? Die Grundidee von Software wie Trakstar besteht darin, sich nahtlos in Ihre bestehenden zentralen HR-Workflows zu integrieren. Anschließend können Sie kleine Änderungen vornehmen, um zu sehen, wie sich diese auf Ihre Personalanalysen auswirken.
4. Verstärkte Zusammenarbeit und Kommunikation
Die Cloud hat die Art und Weise, wie wir kommunizieren und zusammenarbeiten, drastisch verändert. Wir sind nicht mehr an Orte oder Zeitzonen gebunden. Die Cloud ermöglicht es uns, jederzeit und überall mit jedem in Kontakt zu treten.
Diese verbesserte Vernetzung hat zu einer effizienteren und effektiveren Zusammenarbeit geführt. Mit cloudbasierten Lösungen kann die Personalabteilung problemlos mit Mitarbeitern und Führungskräften in Kontakt treten, um Themen zu besprechen, Informationen auszutauschen und Probleme zu lösen. Diese verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit kann dazu beitragen, Abläufe zu optimieren und die Produktivität aller zu steigern.
5. Reduzierung kostspieliger Fehler
Die Reduzierung kostspieliger Fehler ist eines der Hauptziele der Personalabteilung. Durch die Automatisierung von HR-Prozessen und den Einsatz cloudbasierter Lösungen kann die Personalabteilung den Zeitaufwand für administrative Aufgaben reduzieren und so mehr Zeit für strategische Initiativen gewinnen. Beispielsweise kann Ihnen eine I-9-Compliance-Software dabei helfen, bei der Einstellung neuer Mitarbeiter auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Darüber hinaus kann die Automatisierung von HR-Prozessen dazu beitragen, Fehler bei der Dateneingabe und Berechnung zu reduzieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu verbessern.
6. Verbesserte Mitarbeitererfahrung
Um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern, muss die Personalabteilung ihre Abläufe mit cloudbasierten Lösungen optimieren. Durch die Verwendung eines cloudbasierten HR-Systems können Mitarbeiter jederzeit und von überall auf ihre Informationen zugreifen. Darüber hinaus ermöglicht ein cloudbasiertes System der Personalabteilung eine sicherere und effizientere Verwaltung von Mitarbeiterdaten.
Sicherheitsaspekte bei Cloud-Lösungen
Bei der Verwendung von Cloud-basierten Lösungen für HR-Prozesse sind viele Sicherheitsaspekte zu berücksichtigen. Einer der wichtigsten Aspekte ist die Datensicherheit. Bei Cloud-basierten Lösungen werden Daten extern gespeichert und unterliegen möglicherweise anderen Sicherheitsprotokollen als bei der lokalen Datenspeicherung. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle in der Cloud gespeicherten Daten verschlüsselt sind und der Zugriff auf die Daten kontrolliert wird.
Ein weiterer Aspekt ist die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften. Bei der Speicherung von Personaldaten in der Cloud muss sichergestellt werden, dass die Daten gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften geschützt sind. Dazu gehört, dass nur befugte Mitarbeiter Zugriff auf die Daten haben und dass die Daten für den Fall eines Verlusts oder einer Beschädigung ordnungsgemäß gesichert sind.
Es ist wichtig, die Reputation des Cloud-Anbieters zu berücksichtigen. Informieren Sie sich gründlich über potenzielle Anbieter, bevor Sie ihnen sensible HR-Daten anvertrauen. Wählen Sie einen Anbieter mit einem guten Ruf in Bezug auf Sicherheit und Zuverlässigkeit und lesen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sorgfältig durch, bevor Sie einen Vertrag abschließen.
Trakstar ist SOC-2, Typ 2 zertifiziert. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiterdaten bei uns sicher sind.
Welche Arten von Cloud-Lösungen gibt es?
Es gibt eine Vielzahl von Cloud-basierten Lösungen, die zur Optimierung der Personalverwaltung beitragen können. Dazu gehören:
1. Bewerberverwaltungssysteme: Ein Bewerberverwaltungssystem (ATS) ist eine Softwareanwendung, mit der Personalverantwortliche den Einstellungsprozess verwalten können, von der Veröffentlichung von Stellenangeboten über die Verfolgung von Bewerbern bis hin zur Überwachung des Einstellungsfortschritts. ATS-Lösungen können zur Effizienzsteigerung beitragen, indem sie viele mit der Personalbeschaffung verbundene Aufgaben automatisieren, wie z. B. die Veröffentlichung von Stellenanzeigen und den Versand automatisierter E-Mails an Bewerber.
2. Employee Self-Service: Employee Self-Service (ESS) bezeichnet die Möglichkeit für Mitarbeiter, auf ihre eigenen HR-Daten wie Kontaktdaten, Informationen zu Sozialleistungen und Urlaubsguthaben zuzugreifen und diese zu aktualisieren. ESS-Lösungen können HR-Mitarbeitern Zeit sparen, da sie die manuelle Aktualisierung von Mitarbeiterdaten reduzieren. Darüber hinaus kann ESS die Mitarbeiter stärken, indem es ihnen mehr Kontrolle über ihre HR-Daten gibt.
3. Lernmanagementsysteme: Ein Lernmanagementsystem (LMS) ist eine Softwareanwendung, die Unternehmen dabei unterstützt, Schulungs- und Weiterbildungsprogramme für ihre Mitarbeiter anzubieten. Mit LMS-Lösungen lassen sich Online-Kurse erstellen und verwalten, die Fortschritte der Mitarbeiter verfolgen und die Wirkung von Schulungsprogrammen messen. Durch den Einsatz eines LMS können Personalverantwortliche bei der Durchführung von Schulungsprogrammen Zeit und Ressourcen sparen.
4. Leistungsmanagementsysteme: Ein Leistungsmanagementsystem (PMS) ist eine Softwareanwendung, mit deren Hilfe Unternehmen die Leistungsdaten ihrer Mitarbeiter verfolgen und verwalten können. PMS-Lösungen können zum Festlegen von Zielen, zum Dokumentieren von Leistungsbeurteilungen und zum Ermitteln von Verbesserungsmöglichkeiten verwendet werden.
Implementierung einer Cloud-Lösung in Ihrem Unternehmen
Die Cloud hat die Arbeitsweise von Unternehmen revolutioniert. Durch die externe Speicherung von Daten und Anwendungen können Unternehmen mehr Flexibilität, Skalierbarkeit und Kosteneinsparungen erzielen. Für Personalabteilungen bietet die Cloud eine einzigartige Möglichkeit, Abläufe zu optimieren und die Effizienz zu maximieren.
Bei der Implementierung einer Cloud-Lösung in Ihrem Unternehmen sind einige Dinge zu beachten:
1. Definieren Sie Ihre Ziele. Was möchten Sie mit der Umstellung auf die Cloud erreichen? Stellen Sie sicher, dass Ihr gesamtes Team hinter dieser Entscheidung steht und die Ziele versteht.
2. Recherchieren Sie gründlich. Nicht alle Cloud-Anbieter sind gleich. Nehmen Sie sich Zeit, um Funktionen und Preise zu vergleichen, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden.
3. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter. Sobald Sie sich für eine Lösung entschieden haben, ist es wichtig, Ihr Team zu schulen, damit es weiß, wie man sie effektiv nutzt.
4. Überwachen Sie die Nutzung. Beobachten Sie, wie Ihre Mitarbeiter das System nutzen, und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor. Regelmäßige Kontrollen tragen dazu bei, dass alle mit der Umstellung auf die Cloud zufrieden sind.
Bereit für den Einstieg?
Cloud-basierte Lösungen bieten Personalabteilungen eine leistungsstarke und effiziente Möglichkeit, ihre Abläufe zu optimieren. Durch den Einsatz dieser Tools können Unternehmen Zeit und Geld sparen und gleichzeitig das Engagement und die Zusammenarbeit ihrer Mitarbeiter verbessern. Mit der richtigen Cloud-basierten Lösung können Personalverantwortliche produktiver denn je arbeiten. Wenn Sie also nach Möglichkeiten suchen, Ihre Abteilung effizienter zu gestalten, sollten Sie noch heute in eine Cloud-basierte Lösung investieren – es könnte den entscheidenden Unterschied ausmachen!
Um loszulegen, vereinbaren Sie noch heute eine Demo von Trakstar!
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Trakstar.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Trakstar, einen führenden Anbieter von Lösungen für Leistungsmanagement, Talentakquise und Personalanalyse. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um das umfassendere Engagement von Mitratech bei der Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern - von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Lernen und zur Entwicklung - sowie die Integration von Best Practices zur Einhaltung von HR-Richtlinien in unser wachsendes Personalportfolio widerzuspiegeln.
