Viele Jahre lang war ich als Anwalt tätig, die meiste Zeit davon als Partner, der für das Technologiemanagement verantwortlich war. Dort bin ich zum ersten Mal mit HotDocs in Berührung gekommen. Jetzt helfe ich Leuten (darunter vielen Anwälten) bei der Implementierung der Dokumentenautomatisierung. Aber ein Teil von mir sieht die Welt immer noch mit den Augen eines praktizierenden Anwalts. Vielleicht bin ich deshalb immer skeptisch, wenn ich von einer neuen Technologie höre, die angeblich das Heilmittel für alle Probleme der Welt sein soll. Ich will immer wissen: "Welchen praktischen Nutzen bringt sie?" Im Falle von HotDocs ist diese Frage aus Erfahrung leicht zu beantworten.
Ganz oben auf der Liste der praktischen Vorteile steht die Produktivität. Der Zeichner verbringt viel weniger Zeit mit der Erstellung von Dokumenten. Das spart Arbeitskosten und steigert so die Rentabilität. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie im Preiswettbewerb stehen oder in einem Umfeld tätig sind, in dem die Einnahmen auf andere Weise unter Druck geraten.
Ein weiterer großer Vorteil ist die Reaktionsschnelligkeit. Ganz gleich, ob Sie als Anwalt ein Dokument für einen Klienten verfassen oder als Geschäftsmann einen Vertrag für einen Kunden vorbereiten, Sie können in einem Bruchteil der Zeit liefern, die Sie mit nicht automatisierten Methoden benötigen würden. Eine schnellere Reaktion sorgt für einen zufriedenen Kunden und eine schnellere Umsatzrealisierung.
HotDocs verbessert die Qualität und Genauigkeit von Dokumenten. Das bedeutet, dass die mit Fehlern verbundenen Peinlichkeiten und Kosten vermieden werden. Das Ausschneiden und Einfügen (die übliche Alternative) führt oft zu Problemen, die selbst der sorgfältigste Korrekturleser übersehen würde. Der Prozess der Umwandlung von Formulardokumenten in HotDocs-Vorlagen kann die Dokumente selbst verbessern. Der Verfasser der Vorlage wird häufig lange übersehene Anomalien in den Formularen aufdecken.
HotDocs unterstützt Sie auch bei der Standardisierung von Dokumenteninhalten. Logische und geschäftliche Regeln sowie die genehmigte Sprache können in einem zentralen Repository gespeichert werden. So sind alle Beteiligten auf dem gleichen Stand und es wird sichergestellt, dass alle mit der neuesten Sprache und den neuesten Regeln arbeiten.
Die Automatisierung ermöglicht es außerdem, das Fachwissen und die Erfahrung erfahrener Mitarbeiter zu nutzen. Dies hat mehrere Vorteile, darunter eine bessere Delegation von Aufgaben an Mitarbeiter auf niedrigerer Ebene und die Erhaltung des intellektuellen Kapitals, wenn erfahrenere Mitarbeiter die Firma verlassen. Das Wissen eines Seniorpartners im Ruhestand oder einer erfahrenen Anwaltsgehilfin lebt in einem System zur Dokumentenerstellung weiter.
Durch die automatisierte Erstellung von Entwürfen bleibt den Fachleuten mehr Zeit für Aufgaben, bei denen ihr Fachwissen wertvoller ist, z. B. für die Entwicklung von Strategien oder die Beratung. Indem die Technologie einige der eintönigen Aspekte der Arbeit eliminiert, öffnet sie die Tür zu größerer Arbeitszufriedenheit. Dies kann einem Unternehmen helfen, hochqualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen.
Für Anwaltskanzleien kann die Entwicklung automatisierter Schriftsatzsysteme ein Marketinginstrument sein. Die Mandanten wollen sehen, dass ihre Anwaltskanzlei auf dem neuesten Stand der Technik ist und die Arbeit für sie auf die effizienteste Weise erledigt. Sie möchten sehen, wie die Kanzlei ein Qualitätsprodukt in der versprochenen Geschwindigkeit liefert.
Wenn es um praktische Vorteile geht, ist HotDocs die Lösung. Lassen Sie sich das von einem Skeptiker sagen.
Bart Earle ist Vizepräsident von Legal Systematics und Capstone Practice Systems, der über 20 Jahre lang als Anwalt tätig war, bevor er Technologieberater wurde.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
