Pendant de nombreuses années, j'ai pratiqué le droit, la plupart du temps en tant qu'associé responsable de la gestion de la technologie. C'est là que j'ai rencontré HotDocs pour la première fois. Aujourd'hui, j'aide les gens (y compris de nombreux avocats) à mettre en œuvre l'automatisation des documents. Mais une partie de moi voit toujours le monde à travers les yeux d'un avocat en exercice. C'est peut-être la raison pour laquelle, lorsque j'entends parler d'une nouvelle technologie réputée être le remède aux maux du monde, je suis toujours sceptique. Ce que je veux toujours savoir, c'est "Quels sont les avantages pratiques qu'elle apporte ?". En ce qui concerne HotDocs, l'expérience permet de répondre facilement à cette question.
La productivité figure en tête de liste des avantages concrets. Le rédacteur passe beaucoup moins de temps à préparer les documents. Cela permet de réduire les coûts de main-d'œuvre et donc d'améliorer la rentabilité. Cet aspect est particulièrement important si vous êtes confronté à une concurrence sur les prix ou si vous opérez dans un environnement où d'autres pressions à la baisse s'exercent sur les revenus.
Un autre avantage majeur est la réactivité. Que vous soyez un juriste rédigeant un document pour un client ou un homme d'affaires préparant un contrat pour un client, vous pouvez livrer en une fraction du temps qu'il vous faudrait en utilisant des méthodes non automatisées. Une réponse plus rapide se traduit par un client satisfait et une reconnaissance plus rapide des revenus.
HotDocs améliore la qualité et la précision des documents. Cela signifie qu'il faut éviter l'embarras et les coûts associés aux erreurs. Le copier-coller (l'alternative habituelle) entraîne souvent des problèmes qui échappent même au correcteur le plus attentif. Le processus de transformation des documents formulaires en modèles HotDocs peut lui-même améliorer les documents. L'auteur du modèle découvrira souvent des anomalies longtemps ignorées dans les formulaires.
HotDocs vous aide également à normaliser le contenu des documents. Les règles logiques et commerciales, ainsi que le langage approuvé, peuvent être stockés dans un référentiel central, ce qui permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde et de s'assurer que tout le monde travaille avec le langage et les règles les plus récents.
L'automatisation permet en outre de tirer parti de l'expertise et de l'expérience des personnes compétentes. Cela présente de nombreux avantages secondaires, notamment une meilleure délégation des tâches aux travailleurs de niveau inférieur et la préservation du capital intellectuel lorsque des personnes plus expérimentées quittent l'entreprise. Les connaissances d'un associé principal ou d'un parajuriste expérimenté qui prend sa retraite seront conservées dans un système de rédaction de documents.
La rédaction automatisée libère le temps des professionnels pour des tâches où leur expertise est plus précieuse, comme l'élaboration d'une stratégie ou la fourniture de conseils. En éliminant certains aspects ennuyeux du travail, la technologie ouvre la voie à une plus grande satisfaction professionnelle. Cela peut aider une organisation à recruter des employés de haut niveau.
Pour les cabinets juridiques, la mise au point de systèmes de rédaction automatisés peut être un outil de marketing. Les clients veulent voir que leur cabinet juridique est à la pointe de la technologie et qu'il travaille pour eux de la manière la plus efficace possible. Ils veulent savoir comment le cabinet va livrer un produit de qualité avec la rapidité promise.
Lorsqu'il s'agit d'avantages pratiques, HotDocs est à la hauteur. Prenons l'exemple d'un sceptique.
Bart Earle est vice-président de Legal Systematics et Capstone Practice Systems, qui a pratiqué le droit pendant plus de 20 ans avant de devenir consultant en technologie.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
