COVID-19 hat unsere Arbeitsweise für immer verändert. Als Unternehmen schnell auf Remote-Arbeitsmodelle umstellten, führten sie nach und nach Systeme ein, um Mitarbeiter zu binden und ihren Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Personalverantwortliche stehen nun vor der Aufgabe, eine kontinuierliche Kommunikation zwischen verstreuten Mitarbeitern aufrechtzuerhalten, was eine sorgfältige Planung und Vorbereitung erfordert.
Personalverantwortliche (HR) waren gezwungen, ihre Büroumgebungen für eine Welt nach COVID-19 zu überdenken und neu zu organisieren. Am wichtigsten ist die Strategie zur Neubewertung der Arbeitsweise, einschließlich der Entwicklung der Belegschaft. Unternehmen, die sorgfältig auf Vertrauen und Transparenz basierende Strategien für die Remote-Arbeit planen und entwickeln, können das Engagement und die Loyalität ihrer Mitarbeiter steigern, was wiederum ihrem Geschäft zugutekommt.
Dieser Artikel befasst sich mit wichtigen Trends im Bereich Geschäftskontinuität und gibt Tipps für Personalverantwortliche in einer Remote-Arbeitsumgebung.
Trends zur Geschäftskontinuität für HR-Führungskräfte im Jahr 2021 und darüber hinaus
Die Pandemie hat ein neues Geschäftsklima geschaffen, in dem Remote-Arbeit im Mittelpunkt steht. Infolgedessen mussten Unternehmen ihre Geschäftsprogramme überprüfen und aktualisieren. Um die Geschäftskontinuität sicherzustellen, müssen Personalverantwortliche darauf vorbereitet sein, mehrere kritische Phasen einer Krise gleichzeitig zu bewältigen: Vorbereitung, Reaktion, Wiederherstellung und Resilienz – und dies nahtlos, obwohl ein Großteil ihrer Belegschaft nicht vor Ort ist.
Trend Nr. 1: Flexible und anpassungsfähige Planung
Der anhaltende Trend zu flexibler und anpassungsfähiger Planung hat sich weiter verstärkt. Mit dem Übergang der traditionellen Bürobelegschaft zu einem stärker verteilten Arbeitsmodell haben sich auch die Personalmanagementprozesse weiterentwickelt, um sich an die Anpassungen im Bereich der Telearbeit anzupassen.
HR-Führungskräfte mussten sich schnell anpassen, um den Herausforderungen einer Remote-Belegschaft gerecht zu werden. So führte beispielsweise der plötzliche Wechsel von der traditionellen Büroumgebung zum Homeoffice zu Problemen hinsichtlich der Arbeitsmoral und des Engagements der Mitarbeiter. Darüber hinaus schuf eine verteilte Belegschaft ohne angemessene Sicherheitsprotokolle neue Schwachstellen für Arbeitgeber und erhöhte das Risiko von Cyberangriffen.
Trend Nr. 2: Erneute Betonung des Wohlbefindens der Mitarbeiter
Die Auswirkungen der aktuellen Pandemie stellen sowohl Unternehmensleiter als auch Personalverantwortliche vor viele Herausforderungen. Mitarbeiter, die sich Sorgen um ihre Gesundheit oder ihren Arbeitsplatz machen, sind weniger produktiv. Personalverantwortliche können jedoch dazu beitragen, die Ängste der Mitarbeiter lindern. Solche Herausforderungen bieten Unternehmen die Gelegenheit, darüber nachzudenken, wie sie effektiv mit ihren Teams kommunizieren mit ihren Teams kommunizieren, die Sicherheit und Nachhaltigkeit des Remote-Betriebs gewährleisten und ihren Unternehmensfokus auf Gesundheit und Wohlbefinden schärfen können.
Trend Nr. 3: Tests zur Vorbereitung auf Störungen
Gleichzeitige Geschäftsunterbrechungen nehmen zu – darunter die Pandemie und zahlreiche andere externe Faktoren. Ein verstärkter Fokus auf Risikomanagement, Regulierung und Compliance hat Unternehmen in regulierten Branchen dazu veranlasst, ihre Geschäftspläne zu überarbeiten, um Strafen und Bußgelder zu vermeiden. Um eine unternehmensweite Kultur der Vorsorge und Widerstandsfähigkeit gegenüber Bedrohungen zu schaffen, müssen Unternehmen eine einheitliche Strategie für die Prüfung der Geschäftskontinuität festlegen, die die Personalverantwortlichen allen Mitarbeitern vermitteln.
Die Durchführung von Tests auf der Grundlage simultaner Bedrohungsszenarien ist eine definitive Möglichkeit, Ihre Belegschaft und Ihre Geschäftsabläufe auf das Unerwartete vorzubereiten. Darüber hinaus geben solche Tests Ihren Mitarbeitern die Gewissheit, dass Sie für jede Herausforderung gerüstet sind.
Trend Nr. 4: Zeitnahes und effektives Incident Management und Krisenkommunikation
Die COVID-19-Pandemie hat deutlich gemacht, wie wichtig ein effektives Krisenmanagement und eine gute Kommunikationsstrategie sind. Selbst ein guter Plan kann scheitern, wenn die Kommunikation während des Prozesses nicht funktioniert. Personalverantwortliche in Unternehmen jeder Größe müssen verschiedene Methoden evaluieren, planen und umsetzen, um mit ihren Mitarbeitern über Katastrophensituationen zu kommunizieren. Wenn herkömmliche Sprach- und Telekommunikationssysteme ausfallen, sollten alternative Systeme wie Notfallbenachrichtigungssoftware in Betracht gezogen werden, damit alle Zugang zu den neuesten Informationen haben.
Tipps für die Führung und Motivation einer verteilten Belegschaft
Die meisten Unternehmen haben zumindest teilweise auf Remote-Arbeit umgestellt. Während viele Menschen glauben, dass Mitarbeiter lieber remote arbeiten, könnten einige Mitglieder Ihres Teams damit zu kämpfen haben. Tatsächlich haben mehr als sieben von zehn Arbeitgeber hatten Schwierigkeiten mit dieser Umstellung. Und als Forscher untersuchten, was Mitarbeiter motiviert, stellten sie fest, dass diejenigen, die gezwungen waren, von zu Hause aus zu arbeiten am wenigsten motiviert waren.
Menschen mit Homeoffice verbringen mehr Stunden als beabsichtigt in ihrem Arbeitszimmer, aber die Umgebung des Homeoffice kann sich auf die Qualität ihrer Arbeit auswirken. Wenn Ihr Unternehmen plant, eine Homeoffice-Struktur beizubehalten, sei es auch nur in Teilzeit, sollte die Personalabteilung eng mit den Remote-Mitarbeitern zusammenarbeiten, um deren Erfolg sicherzustellen.
Um die Motivation und Produktivität der Mitarbeiter zu fördern, müssen Personalverantwortliche das allgemeine Wohlbefinden der Mitarbeiter berücksichtigen, sowohl in körperlicher als auch in psychischer Hinsicht:
1. Seien Sie einfühlsam.
Wenn Sie sich den Herausforderungen der Führung von Remote-Mitarbeitern stellen, sollten Sie Geduld bewahren. Jeder arbeitet in einem anderen Umfeld und steht vor seinen eigenen Herausforderungen. Online-Kommunikation vermittelt möglicherweise nicht immer den beabsichtigten Tonfall einer Person. Seien Sie sich bewusst, wie ein Empfänger eine elektronische Nachricht interpretieren könnte. Vertrauen Sie Ihren Teams und helfen Sie der Unternehmensleitung, ihren Fokus von der bloßen Einhaltung von Fristen auf die Lieferung qualitativ hochwertiger Arbeit zu verlagern.
2. Einen Zeitplan erstellen und Erwartungen festlegen
Um die Dynamik aufrechtzuerhalten, ist es wichtig, Grenzen zu setzen, beispielsweise für Arbeitszeiten und Pausen, und die Erwartungen des Teams zu kommunizieren. Legen Sie fest, wie oft Sie mit verschiedenen Teams und einzelnen Mitarbeitern kommunizieren müssen. Fördern Sie die Verwendung von Software, die den Fortschritt verfolgt und Projektaktualisierungen versendet, wodurch die Transparenz abteilungsübergreifender Prozesse erhöht wird. Erinnern Sie die Mitarbeiter daran, sich Zeit zum Auftanken und Entspannen zu nehmen, damit sie nicht ausbrennen.
3. Bleiben Sie in Verbindung
Remote-Arbeit kann zu Gefühlen der Isolation oder mangelnder Verbundenheit zwischen Teammitgliedern führen. Wie Gallup-Studie, kann Isolation unter normalen Umständen die Arbeitseffizienz um 21 % verringern. Die Pandemie hat diesen Prozentsatz zweifellos erhöht. Personalverantwortliche sollten Manager dazu ermutigen, sich bei ihren Teammitgliedern zu melden, virtuelle Meetings abzuhalten und die Bemühungen der Mitarbeiter bei der Umsetzung von Projekten öffentlich anzuerkennen.
Ein weiterer Aspekt der Aufrechterhaltung der Verbindung ist es, sicherzustellen, dass Ihr Team tatsächlich über eine Internetverbindung und Stromversorgung verfügt. Haben Sie darüber nachgedacht, wie sich ein schweres Unwetter auf Mitarbeiter im Homeoffice auswirken könnte? Erwägen Sie die Anschaffung von Hotspots und Generatoren, damit wichtige Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort online bleiben und mit Strom versorgt werden können.
4. Mit gutem Beispiel vorangehen
Das HR-Team sollte sich für den Erfolg der Remote-Arbeit engagieren. Nutzen Sie dieselben Tools für die Interaktion und den Austausch über den Arbeitsfortschritt innerhalb des HR-Teams und zögern Sie nicht, Ihre Videokamera einzuschalten, wenn Sie mit Mitarbeitern chatten.
5. Rollen und Verantwortlichkeiten aktualisieren
Ob aufgrund von Entlassungen oder Herausforderungen durch die Arbeit im Homeoffice – einige Teammitglieder haben möglicherweise mehr Verantwortung übernommen. Personalfachleute können Teamleitern dabei helfen, die Verantwortlichkeiten jeder Rolle im Team sowie die Ziele des Teams zu überprüfen, zu aktualisieren und zu klären.
6. Bitten Sie um Feedback und feiern Sie Erfolge
Seien Sie offen für die Perspektiven verschiedener Teams, um neue und verbesserte Wege zur Erreichung der Geschäftsziele zu finden. Besprechen Sie während der Check-ins, welche Prozesse gut funktionieren, und bitten Sie um Vorschläge, was verbessert werden kann, während die Teams remote arbeiten.
7. Seien Sie agil und flexibel
Neue Remote-Mitarbeiter werden mit Sicherheit auf Herausforderungen stoßen, mit denen Ihr HR-Team bisher noch nicht konfrontiert war. Seien Sie bereit, sich auf ständig wechselnde Umstände und das Unvermeidliche des Unerwarteten einzustellen, ohne dabei die Geschäftskontinuität aus den Augen zu verlieren.
Kommunikation mit einer verteilten Belegschaft
Viele Unternehmensleiter haben mit dem Konzept zu kämpfen, mit ihren Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben, wenn diese nicht im Büro sind. Angesichts der Tatsache, dass so viele Mitarbeiter heute aus der Ferne arbeiten, ist es wichtiger denn je, mit ihnen auf jedem Gerät problemlos kommunizieren zu können - unabhängig davon, wo sie sich befinden. Die Einführung und Umsetzung eines umfassenden Kommunikationsplans stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter und erhöht ihre Motivation und Produktivität.
Beispielsweise gehört die Überwachung und Kommunikation von Aktualisierungen und Richtlinien auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene im Zuge der Entwicklung der COVID-19-Pandemie zu einem solchen Plan. Die Information der Mitarbeiter über die neuesten Unternehmensrichtlinien und -protokolle kann dazu beitragen, Verwirrung und Ängste unter den Mitarbeitern abzubauen.
Mit den richtigen Ressourcen können Personalverantwortliche die Belegschaft über alle Änderungen im Geschäftsbetrieb des Unternehmens und über Notfallschulungen auf dem Laufenden halten. Plattformen wie Preparis bieten einen zentralen Zugriff auf eine gemeinsame Bibliothek mit verschiedenen Ressourcen und Schulungsmaterialien für alle Teammitglieder. Notfallbenachrichtigungstools wie Preparis Alerts können eine Check-in-Nachricht als Textnachricht oder E-Mail an eine bestimmte Gruppe von Personen senden, basierend auf ihrer Abteilung oder ihrem Standort. Diese Tools ermöglichen es Unternehmen, ihre Kommunikation durch Geofencing gezielt auszurichten und so sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter die notwendigen Informationen erhalten.
Eine zeitnahe und transparente Kommunikation mit den Mitarbeitern ist für eine erfolgreiche Remote-Arbeitsumgebung unerlässlich.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass
Die COVID-19-Pandemie ist nur einer von vielen Störfaktoren. Geschäftsrisiken und Bedrohungen nehmen ständig zu und entwickeln sich weiter, sodass die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs für Unternehmen oberste Priorität hat. Personalmanagementprozesse müssen sich schnell anpassen, insbesondere um den allgegenwärtigen Herausforderungen einer Remote-Belegschaft gerecht zu werden. Führungskräfte und insbesondere Personalverantwortliche müssen eine kontinuierliche Kommunikation innerhalb des gesamten Unternehmens aufbauen und aufrechterhalten, um die Widerstandsfähigkeit sicherzustellen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
