La COVID-19 ha cambiado para siempre nuestra forma de trabajar. A medida que las organizaciones han ido adoptando rápidamente modelos de trabajo a distancia, han ido incorporando sistemas para retener a los empleados y mantener sus negocios en funcionamiento. Los profesionales de RR. HH. tienen ahora la tarea de mantener una comunicación continua entre una plantilla dispersa, lo que exige una planificación y preparación minuciosas.
Los responsables de recursos humanos (RR. HH.) se han visto obligados a replantearse y reorganizar sus entornos de oficina para un mundo post-COVID-19. Lo más importante es la estrategia que implica reevaluar cómo se realiza el trabajo, incluida la evolución de la plantilla. Las organizaciones que planifican y desarrollan cuidadosamente estrategias de trabajo a distancia basadas en la confianza y la transparencia pueden aumentar el compromiso y la lealtad de sus empleados, lo que, a su vez, beneficiará a su negocio.
Este artículo analiza las tendencias críticas en materia de continuidad empresarial y ofrece consejos para los responsables de RR. HH. en un entorno de trabajo remoto.
Tendencias en materia de continuidad empresarial para los responsables de RR. HH. en 2021 y más allá
La pandemia ha creado un nuevo clima empresarial centrado en el trabajo a distancia. Como resultado, las organizaciones han tenido que revisar y actualizar sus programas empresariales. Para garantizar la continuidad del negocio, los responsables de RR. HH. deben estar preparados para gestionar simultáneamente varias fases críticas de cualquier crisis: preparación, respuesta, recuperación y resiliencia, y hacerlo de forma fluida a pesar de que gran parte de su plantilla no se encuentre en las instalaciones.
Tendencia n.º 1: Planificación flexible y adaptable
La tendencia hacia una planificación flexible y adaptable ha seguido aumentando. A medida que la plantilla tradicional de las oficinas pasó a un modelo de trabajo más distribuido, los procesos de gestión de recursos humanos evolucionaron para adaptarse a los ajustes del trabajo a distancia.
Los responsables de RR. HH. han tenido que adaptarse rápidamente para hacer frente a los retos que plantea una plantilla que teletrabaja. Por ejemplo, el cambio repentino del entorno tradicional de la oficina al trabajo desde casa generó problemas de moral y compromiso entre los empleados. Además, la distribución de la plantilla sin los protocolos de seguridad adecuados creó nuevas vulnerabilidades para los empleadores y aumentó las oportunidades de ciberataques.
Tendencia n.º 2: renovado énfasis en el bienestar de los empleados
El impacto de la reciente pandemia plantea muchos retos tanto para los directivos empresariales como para los profesionales de recursos humanos. Los empleados que están preocupados por su salud o la estabilidad de su empleo son menos productivos. Pero los responsables de recursos humanos pueden ayudar a aliviar la ansiedad de los empleados. Estos retos ofrecen a las empresas la oportunidad de reflexionar sobre cómo comunicarse eficazmente con sus equipos, mantener la seguridad y la sostenibilidad de las operaciones a distancia y reforzar el enfoque de la empresa en la salud y el bienestar.
Tendencia n.º 3: Realizar pruebas para prepararse ante cualquier interrupción
Las interrupciones simultáneas de la actividad empresarial están aumentando, incluyendo la pandemia y otros numerosos factores externos. El mayor énfasis en la gestión de riesgos, la regulación y el cumplimiento normativo ha llevado a las organizaciones de sectores regulados a revisar sus planes de negocio para evitar sanciones y multas. Para crear una cultura de preparación y resiliencia ante las amenazas en toda la empresa, las organizaciones deben establecer una estrategia unificada de pruebas de continuidad del negocio que los responsables de RR. HH. comuniquen a todos los empleados.
Realizar pruebas basadas en escenarios de amenazas simultáneas es una forma definitiva de preparar a su personal y sus operaciones comerciales para lo inesperado. Además, estas pruebas tranquilizan a sus empleados, ya que les demuestran que está preparado para cualquier desafío.
Tendencia n.º 4: Gestión eficaz y oportuna de incidentes y comunicación de crisis
La pandemia de COVID-19 ha ayudado a ilustrar la importancia de una estrategia eficaz de gestión de incidentes y comunicación. Un buen plan seguirá fracasando si no se puede comunicar a lo largo del proceso. Los responsables de RR. HH. de organizaciones de todos los tamaños deben evaluar, planificar y ejecutar múltiples métodos para comunicarse con los empleados sobre una situación de desastre. Cuando las comunicaciones de voz y las telecomunicaciones tradicionales se vean afectadas, considere sistemas alternativos, como el software de notificación de emergencias, para que todos tengan acceso a la información más reciente.
Consejos para gestionar y motivar a una plantilla distribuida
La mayoría de las organizaciones han adoptado al menos algún tipo de trabajo a distancia. Aunque mucha gente cree que los empleados prefieren trabajar a distancia, es posible que algunos miembros de su equipo estén teniendo dificultades. De hecho, más de siete de cada diez empleadores han tenido dificultades con esta transición. Y cuando los investigadores evaluaron qué motiva a los empleados, descubrieron que aquellos que se vieron obligados a trabajar desde casa eran los menos motivados.
Las personas con oficinas en casa pasan más horas trabajando de lo previsto, pero el entorno de la oficina en casa puede afectar a la calidad de su trabajo. Si su organización tiene previsto mantener una estructura de trabajo desde casa, aunque sea a tiempo parcial, el equipo de RR.HH. debe colaborar estrechamente con los empleados remotos para garantizar su éxito.
Para ayudar a los empleados a mantenerse comprometidos y productivos, los responsables de RR. HH. deben tener en cuenta el bienestar general de los empleados, tanto físico como psicológico:
1. Sé empático.
Mientras afronta los retos que plantea la gestión de una plantilla remota, recuerde ser paciente. Cada persona trabaja en un entorno diferente y se enfrenta a sus propios retos. La comunicación online no siempre transmite el tono que la persona desea. Sea consciente de cómo puede interpretar el destinatario un mensaje electrónico. Confíe en sus equipos y ayude a los directivos de la empresa a cambiar su enfoque, pasando de limitarse a cumplir plazos a ofrecer un trabajo de calidad.
2. Establecer un calendario y fijar expectativas.
Para mantener el impulso, es importante establecer límites, como horarios de trabajo y descansos, así como comunicar las expectativas del equipo. Decida con qué frecuencia necesita comunicarse con los distintos equipos y empleados individuales. Fomente el uso de software que realice un seguimiento del progreso y envíe actualizaciones del proyecto, lo que puede añadir transparencia a los procesos interdepartamentales. Recuerde a los empleados que se tomen tiempo libre para recargar energías y relajarse, de modo que no se agoten.
3. Manténgase conectado
El teletrabajo puede provocar sentimientos de aislamiento o falta de conexión entre los miembros del equipo. Según señala una investigación de Gallup, el aislamiento en circunstancias normales puede reducir la eficiencia en el trabajo en un 21 %. Sin duda, la pandemia ha aumentado este porcentaje. Los responsables de RR. HH. deben animar a los directivos a que se mantengan en contacto con los miembros del equipo, celebren reuniones virtuales y reconozcan públicamente los esfuerzos de los empleados para llevar a cabo los proyectos.
Otro aspecto importante para mantener la conexión es asegurarse de que su equipo pueda disponer de conexión a Internet y suministro eléctrico. ¿Ha pensado en cómo un fenómeno meteorológico grave podría afectar a los empleados que teletrabajan? Considere la posibilidad de invertir en puntos de acceso y generadores para que los empleados esenciales puedan mantenerse conectados y disponer de suministro eléctrico, independientemente de dónde se encuentren.
4. Predicar con el ejemplo
El equipo de RR. HH. debe demostrar su compromiso con el éxito del teletrabajo. Utiliza las mismas herramientas para interactuar y compartir el progreso del trabajo dentro del equipo de RR. HH., y no dudes en activar el vídeo cuando chatees con los empleados.
5. Actualizar funciones y responsabilidades
Ya sea debido a despidos o a los retos que plantea el teletrabajo, es posible que algunos miembros del equipo hayan asumido más responsabilidades. Los especialistas en recursos humanos pueden ayudar a los jefes de equipo a revisar, actualizar y aclarar las responsabilidades de cada función dentro del equipo, junto con los objetivos del mismo.
6. Pide opiniones y celebra los éxitos.
Esté disponible para escuchar las opiniones de los distintos equipos con el fin de encontrar formas nuevas y mejoradas de alcanzar los objetivos empresariales. Durante las reuniones, comente qué procesos funcionan bien y pida sugerencias sobre qué se puede mejorar mientras los equipos trabajan a distancia.
7. Sé ágil y flexible.
Los nuevos trabajadores remotos seguramente se enfrentarán a retos con los que tu equipo de RR. HH. no ha lidiado antes. Prepárate para adaptarte a circunstancias siempre cambiantes y a lo inevitable de lo inesperado, sin perder de vista la continuidad del negocio.
Comunicación con una plantilla distribuida
Muchos líderes empresariales han tenido dificultades con el concepto de mantenerse en contacto cuando sus empleados no están físicamente en la oficina. Ahora que tantos empleados trabajan a distancia, es más importante que nunca poder comunicarse fácilmente con ellos desde cualquier dispositivo, independientemente de dónde se encuentren. Establecer y poner en marcha un plan de comunicaciones integral fomenta la confianza de los empleados y aumenta su motivación y productividad.
Por ejemplo, supervisar y comunicar las actualizaciones y directrices federales, estatales y locales a medida que evoluciona la pandemia de COVID-19 forma parte de dicho plan. Mantener a los trabajadores al día sobre las últimas directrices y protocolos de la empresa puede ayudar a aliviar la confusión y la ansiedad de los empleados.
Con los recursos adecuados, los responsables de RR. HH. pueden mantener a la plantilla al día sobre cualquier cambio que se produzca en la empresa y sobre la formación en materia de preparación para emergencias. Plataformas como Preparis ofrecen acceso centralizado a una biblioteca compartida con diversos recursos y formación educativa para todos los miembros del equipo. Herramientas de notificación de emergencias como Preparis Alerts pueden enviar una nota de control en forma de mensaje de texto o correo electrónico a un grupo específico de personas en función de su departamento o ubicación. Estas herramientas permiten a las empresas dirigir sus comunicaciones mediante geolocalización, lo que garantiza que los empleados adecuados reciban la información necesaria.
Mantener una comunicación oportuna y transparente con los empleados es fundamental para lograr un entorno de trabajo remoto satisfactorio.
En conclusión
La pandemia de COVID-19 es solo uno de los muchos factores disruptivos. Los riesgos y amenazas empresariales aumentan y evolucionan continuamente, lo que convierte la continuidad del negocio en una prioridad máxima para las organizaciones. Los procesos de gestión de RR. HH. deben adaptarse rápidamente, especialmente para hacer frente a los retos siempre presentes de una plantilla que trabaja a distancia. Los líderes empresariales y, en especial, los profesionales de RR. HH. deben establecer y mantener una comunicación continua en toda la organización para garantizar la resiliencia.
Nota del editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocios y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
