Übersicht
Anwaltskanzleien sind personalintensive Unternehmen. Mit rund 1.100 Mitarbeitern, verteilt auf neun Büros in neun verschiedenen Städten und vier Ländern, legt die in Washington, DC, ansässige Kanzlei Steptoe & Johnson LLP besonderen Wert auf die Sicherheit ihrer Belegschaft und die Vorbereitung auf Notfälle. Steptoe & Johnson LLP ist eine hoch angesehene Anwaltskanzlei, die in den letzten zehn Jahren ein bedeutendes Wachstum verzeichnet hat. Mit mehr als 1.100 Mitarbeitern ist Steptoe eine zuverlässige Ressource und ein lautstarker Fürsprecher für seine Kunden weltweit.
Angesichts der von Jahr zu Jahr wachsenden Gefahr von Unterbrechungen der Geschäftskontinuität war sich die Geschäftsleitung bewusst, dass ein Prozess zum Schutz ihres wichtigsten und strategischsten Vorteils – ihrer Belegschaft – erforderlich war. Der Gedanke, dass eine Krise oder ein Notfall den hervorragenden Service von Steptoe beeinträchtigen könnte, war undenkbar. Steptoe entschied sich für Preparis Alerts und vertraut nun auf das webbasierte Portal für Einblicke, Schulungen und Tools zur Vorbereitung. Das Unternehmen ist nun mit praktischen Strategien ausgestattet und hat das Vertrauen innerhalb der gesamten Organisation gestärkt – insbesondere unter den mehr als 100 geschulten Mitgliedern des Krisenteams.
Die Herausforderung
Eine scheinbare Eskalation globaler Bedrohungen durch Naturkatastrophen, Terrorismus, Pandemien und Gewalt am Arbeitsplatz veranlasste Steptoe dazu, sicherzustellen, dass alles getan wurde, um seine Mitarbeiter auf Notfälle vorzubereiten. Die Planung für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs wurde seit Jahren vorangetrieben, und die Betriebsteams und Berater hatten fleißig an der Aktualisierung der Pläne für die Geschäftskontinuität und die Notfallwiederherstellung gearbeitet. Als Steptoe von Papier auf digitale Systeme umstellte, erkannte das Unternehmen, dass es einen besseren Weg geben musste. Margaret Cameron Loukas, Senior Director of Human Resources bei Steptoe & Johnson LLP, ist ständig um die Sicherheit der Mitarbeiter von Steptoe besorgt.
Seit dem Jahr 2000 erleben wir ein rasantes Wachstum. Jede unserer Niederlassungen benötigte einen Notfallplan, der auf ihre besonderen Sicherheitsanforderungen zugeschnitten war. So befinden sich beispielsweise unsere Büros in Los Angeles in einer Erdbebenzone, während unsere Niederlassung in New York in einem großen Wolkenkratzer untergebracht ist, der mit zahlreichen internen und externen Sicherheitsrisiken verbunden ist. Angesichts der zunehmenden Bedrohungen war das Timing entscheidend.
Margaret Cameron Loukas, Senior Director of Human Resources, Steptoe & Johnson LLP
Das Team wollte frühere Bemühungen konsolidieren und dabei bereits gewonnene Erkenntnisse nutzen, während es gleichzeitig neue Technologien einsetzte. „Wir wollten unbedingt auf eine ausgefeiltere Plattform umsteigen, die unseren über 100 Krisenteammitgliedern eine gründliche Schulung bot.“
Frau Cameron Loukas und der Chief Operating Officer des Unternehmens identifizierten mehrere gewünschte Funktionen:
- Ein umfassendes, benutzerfreundliches System
- Eine gehostete Lösung für globalen Zugriff
- Aktuelle Informationen zu einer Vielzahl von Bedrohungen, von Gewalt am Arbeitsplatz bis hin zu Naturkatastrophen und Pandemien
- Zugang zu Experten für Antworten auf standortspezifische Fragen
- Kommunikationsmittel per SMS und E-Mail
- Einfache Verwaltung
Die Lösung
Cameron Loukas fand eine neue portalbasierte Lösung namens Preparis Alerts. Preparis Alerts erforderte keine Softwarewartung, da es sich um eine gehostete Software-as-a-Service-Lösung handelt. Damit konnte Steptoe ein einziges, maßgeschneidertes Portal einrichten, auf das alle über 1.100 Mitarbeiter zugreifen konnten, um sich über Schulungen und Informationen zu angemessenen Reaktionen im Notfall zu informieren.
Indem wir unseren Mitarbeitern die besten Tools und Schulungen von einer vertrauenswürdigen Quelle wie Agility Alerts (Preparis) zur Verfügung stellen, hoffen wir, ihre Fähigkeit, virtuell mit jeder Bedrohung oder Katastrophe umzugehen, erheblich zu verbessern.
Cameron Loukas, Chief Operating Officer, Steptoe & Johnson
„Preparis war genau das Richtige“, fuhr Cameron Loukas fort, „insbesondere die SMS-Funktion … Wir haben gelernt, dass man sich nicht immer darauf verlassen kann, alle Mitarbeiter über das Mobiltelefon zu erreichen.“
Die Einführung von Alerts erfolgte schrittweise unter der Leitung von Katie Santoro aus der Personalabteilung. Katie ist überzeugt, dass ein gut ausgebildetes Krisenteam einen großen Unterschied darin machen kann, wie gut man auf eine Bedrohung vorbereitet ist. „Preparis hat uns dazu ermutigt, einen umfassenden Plan zu erstellen, der sicherstellt, dass alle unsere Mitarbeiter gut informiert und auf Notfälle vorbereitet sind.“
Die Ergebnisse
Das Ziel dieser fortlaufenden Schulungen und Informationsverbreitung ist es, dass die Mitarbeiter von Steptoe das Selbstvertrauen und Verständnis entwickeln, um im Notfall angemessen reagieren zu können. Sie sind bereits der Meinung, dass sie dieses Ziel erreichen.
„Wir haben tatsächlich Lob für unsere Vorbereitung erhalten“, sagte Cameron Loukas. „Wenn man vom Gebäudemanagement des höchsten Gebäudes in LA eine Auszeichnung für herausragende Brandevakuierungsmaßnahmen erhält, weiß man, dass man etwas richtig macht.“ Steptoe schätzt die E-Mail-Updates vom Expertenteam von Preparis sehr.
Preparis Alerts berichtete über eine Pandemie inmitten der Angst, gab Einblicke in Vorsichtsmaßnahmen für Reisen während eines Terroranschlags, vermittelte Verständnis während schwerer Erdbeben und schuf insgesamt Vertrauen in das Programm bei allen Mitarbeitern von Steptoe.
„Sicherheit kann niemals zu 100 % garantiert werden“, erklärte Cameron Loukas. „Aber indem wir unseren Mitarbeitern die besten Tools und Schulungen von einer vertrauenswürdigen Quelle wie Preparis Alerts zur Verfügung stellen, hoffen wir, ihre Fähigkeit, mit praktisch jeder Bedrohung oder Katastrophe umzugehen, erheblich zu verbessern. Unsere Mitarbeiter bedeuten uns alles – und eine globale Belegschaft bringt Herausforderungen mit sich, bei deren Bewältigung uns Preparis hilft.“
Wichtige Erkenntnisse aus dieser Erfolgsgeschichte
- Verfügen Sie über ein Business-Continuity-Programm, das Ihre verschiedenen Büros/Standorte berücksichtigt und wie diese zusammenarbeiten, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.
- Anstatt Ihre Pläne in einem Ordner auf einem Regal zu verstauen, wo sie nur Staub ansammeln, sollten Sie sie für alle verfügbar und rund um die Uhr zugänglich machen.
- Der Zugriff auf eine Wissensdatenbank zu einer Vielzahl möglicher Bedrohungen reduziert den Zeitaufwand für die Recherche im Krisenfall.
- Ein bidirektionales Notfall-Nachrichtensystem, das E-Mails, SMS und Sprachnachrichten versenden und die von den ursprünglichen Empfängern zurückgesendeten Nachrichten empfangen und protokollieren kann, ist ideal für umsetzbare Notfallmeldungen.
- Sie sollten über eine einfache Möglichkeit zur Verwaltung Ihres Business-Continuity-Programms verfügen, mit der Sie nachverfolgen können, welche Ihrer Mitarbeiter bestimmte Schulungen absolviert haben und welche nicht, Berichte zu vergangenen Vorfällen analysieren können und vieles mehr.
- Trainieren und testen Sie regelmäßig Ihre Pläne und Notfallmeldungen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
